Mục Lục
Xây dựng kế hoạch truyền thông là điều mà mỗi doanh nghiệp nếu muốn thành công đều bắt buộc phải làm. Việc đo lường được mức độ phủ của thương hiệu đối với khách hàng đặt ra thách thức doanh nghiệp phải có cho mình một chiến lược truyền thông hoàn hảo. Các bước lập kế hoạch truyền thông dưới đây sẽ giúp ích đắc lực cho các marketer.
Những điều cơ bản nhất bạn cần phải biết về một kế hoạch truyền thông
Xây dựng kế hoạch truyền thông (Communication Strategy) không chỉ là một môn khoa học, mà đó là cả một nghệ thuật. Bởi lẽ nó rất đa dạng và biến hóa khôn lường cũng như bạn rất khó tìm ra một mẫu số chung, một quy chuẩn mẫu, “hoàn hảo” cho một kế hoạch truyền thông. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, môi trường mà mỗi kế hoạch truyền thông sẽ đem lại cho doanh nghiệp những hiệu quả và lợi ích khác nhau. Vì vậy để có thể lập kế hoạch truyền thông bằng một chiến lược cụ thể, ta cần hiểu được mô hình dưới đây:
Đây được gọi là mô hình SMCRFN – Đối chiếu với một quan hệ tình cảm. Đây là mô hình kinh điển đối với dân PR – Marketer, nó là nền tảng để xây dựng bản kế hoạch truyền thông thành công.
1. Chữ S (Source/Sender – Nguồn): Đây là nhân tố đầu tiên, có thể là một cá nhân hay tổ chức phát đi đến công chúng.
2. Chữ M (Message – Thông điệp): Thông điệp chính là nội dung gửi gắm trực tiếp đến khách hàng. Vì vậy cần lựa như thế nào để tấn công tốt nhất.
3. Chữ C (Channel – Kênh): Các kênh để tiếp cận người dùng rất quan trọng, các kênh online hay offline… Các kênh là phương tiện tốt nhất để nhãn hàng truyền tải thông điệp của mình.
4. Chữ R (Receiver – Người nhận): Người nhận chính là mục tiêu cuối cùng bạn đang cần phải nhắm đến chứ không phải ai khác. Hãy tìm hiểu kỹ đối tượng mà bạn nhắm đến, đề ra chiến lược cụ thể để có thể đánh vào tim người nhận một cách dễ dàng nhất.
5. Chữ F (Feedback – Phản hồi): Đừng nghĩ những gì bạn đang làm ra là đúng mà phải đặt những ưu tiên hàng đầu vào khách hàng. Hãy học cách lắng nghe cảm nhận của khách hàng, ghi nhận những cảm nhận riêng của khách hàng. Phản hồi giúp bạn chỉnh lại được khuyết điểm của thông điệp và các kênh sao cho hợp lý với thực tiễn.
6. Chữ N (Noise – Nhiễu): Độ nhiễu chính là cái mà doanh nghiệp hết sức phải quan tâm. Nhiều khi bạn làm ra một thông điệp một đằng, nhưng vì nhiều yếu tố cạnh tranh hay môi trường thì thông điệp có thể bị sai lệch và phá hỏng toàn bộ kế hoạch truyền thông của bạn
Tóm lại mô hình trên là những điều căn bản nhất mà một người lập nên biết khi bắt tay vào làm một mẫu kế hoạch truyền thông dự án. Mỗi khi lập thì cần phải biết bản chất để có được một nền móng tốt nhất. Thế nhưng để thực sự tạo nên một kế hoạch hoàn chỉnh thì sẽ phải cần lập những bước như thế nào cho phù hợp?
Các bước lập kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp
Bước 1: Phân tích tổng quan môi trường bên ngoài
Bước đầu tiên này sẽ giúp chúng ta định vị được vị trí hiện tại của mình đang ở đâu và đang phải đối mặt với những điều gì. Các cụ đã có câu “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, vì vậy cần xác định rõ đối thủ trên thị trường của bạn. Quan trọng hơn là bạn nên biết được mình có những điểm mạnh, điểm yếu nào để có thể chống chọi lại với đối thủ của mình.
Phân tích theo mô hình SWOT cũng là mô hình khá hiệu quả. Strengths và Weaknesses sẽ cho bạn cái nhìn tập trung vào nội lực của bạn. Phần Opportunities và Threats sẽ cho bạn cái nhìn về môi trường bên ngoài. Bạn cần tập trung vào những điểm dưới đây:
- Đối thủ của bạn gần đây đã làm gì?
- Đối thủ của bạn đã làm những gì đối với những vấn đề tương tự với vấn đề của bạn?
- Bối cảnh pháp luật (về vấn đề của bạn) như thế nào?
- Báo chí chính thống nói gì về đề tài này?
- Sự kiện/ngày tháng đặc biệt nào (nếu có) có thể liên quan tới chương trình của bạn?
Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông
Mục tiêu truyền thông ở các dự án, các hoạt động xã hội có đặc điểm là bạn phải đo lường cụ thể và mục tiêu đó phải đạt được trong một khoảng thời gian hữu hạn. Bạn đã có cho mình một cái nhìn tổng quan hơn về bối cảnh. Vì vậy bây giờ chính là lúc để bạn xác định rõ ràng mục tiêu của mình. Có lẽ bạn sẽ phải sử dụng đến “thần chú” của các trường kinh tế, đó chính là vận dụng mô hình SMART:
- Specific – Cụ thể
- Measurable – Có thể đo lường được
- Achievable – Có thể đo đạt được
- Realistic – Thực tế
- Time – focused – Tập trung vào yếu tố thời gian
Lợi ích của bước này là xác định được “ấn tượng mãi mãi”, giúp đo lường được thị trường và nhu cầu của khách hàng. Giúp bạn học được cách diễn tả ý tưởng chính của toàn bộ chương trình, mục tiêu của kế hoạch.
Bước 3: Xác định khách hàng mục tiêu
Từ bước này trở đi, các bước sau đó đều cần dựa vào những phần trước để có thể xác định được chính xác. Công chúng mục tiêu chính là đối tượng trực tiếp mà bạn muốn truyền thông tiếp cận tới họ. Trong mô hình ở phần đầu, đây chính là Receiver – Người nhận.
Hãy xác định thật kỹ đối tượng mà bạn đang muốn nhắm đến khi đưa vào nhóm công chúng tiềm năng. Đây là bước để bạn nắm được mình sẽ gửi điệp cho ai và nhắm vào những đối tượng như thế nào cho phù hợp nhất. Nếu để chung công chúng mục tiêu thì rất khó thực hiện kế hoạch truyền thông bởi mối quan tâm của từng nhóm khách hàng là khác nhau. Sau khi bạn đã chia ra các nhóm công chúng mục tiêu, nhóm nào bạn cảm thấy dễ tác động hơn chúng ta sẽ thực hiện truyền thông trước. Bằng những cách đo lường và sử dụng những thông tin phân tích trên thị trường, bạn có thể tìm cho mình đối tượng phù hợp để tiếp cận trực tiếp đến họ.
Bước 4: Xác định thông điệp cần truyền tải
Có thể nói nếu như bạn muốn bán được hàng thì bạn cần phải có cho mình những content siêu đỉnh, đặc biệt đối với kế hoạch truyền thông fanpage, vì thông điệp sẽ giúp bạn có thể dễ dàng triển khai hiệu quả kế hoạch truyền thông của mình. Các thông điệp sẽ ngắm toàn bộ quá trình truyền thông của bạn, nó sẽ chiếm được sự quan tâm của người dùng không kém sản phẩm. Thông điệp của nhãn hàng là những gì mà bạn đang muốn nói với mọi người, một thông điệp hay sẽ giúp thương hiệu của bạn được ghi nhớ rất lâu trong tâm trí của khách hàng. Để tạo nên một thông điệp hay cần nên chú ý:
- Truyền tải những gì bạn làm và tại sao bạn lại làm việc đó
- Truyền tải những gì sẽ tạo nên sự thay đổi, mới mẻ
- Phù hợp với mục tiêu mà bạn đề ra
- Trình diễn ra hết những gì bạn muốn với công chúng
Bước 5: Xác định kênh truyền thông thích hợp
Việc bạn có thể lựa chọn được kênh truyền thông hợp lý sẽ giúp bạn nhanh chóng tiếp cận được với khách hàng của mình, có rất nhiều kênh để bạn truyền thông những bạn hãy lựa chọn kênh mà khách hàng của bạn hay sử dụng nhất. Đối với việc thiết kế vật phẩm (hay còn gọi là phương tiện truyền thông) tùy thuộc vào kênh mà bạn đã lựa chọn, ví dụ báo chí có các bài báo, những kênh ảnh có những bức ảnh, mạng xã hội có thể đưa những clip, radio… Ở Việt Nam có hơn 300 kênh phát thanh và truyền hình, 7 đài truyền hình, hơn 800 tờ báo, tạp chí, đó là chưa kể tới quảng cáo ngoài trời OOH, quảng cáo tại điểm bán, … cùng hàng trăm phương tiện truyền thông mới trên nền tảng mạng xã hội.
Tùy vào ngân sách, mục tiêu và tính chất của chiến dịch, bạn có thể tích hợp lựa chọn nhiều kênh. Tuy nhiên luôn chú ý đến tính hiệu quả vì chỉ cần chọn lựa sai kênh thì cho dù thông điệp hay sản phẩm tốt thì tất yếu chiến lược của bạn cũng sẽ không đạt được hiệu quả như mong đợi.
Bước 6: Lên chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách
Với bước này, những hoạt động chi tiết sẽ được miêu tả và tính đến. Bạn cần phải mô tả được rõ sản phẩm của mình sẽ được ra mắt vào thời điểm nào là hợp lý và tính chi tiết ngân sách cho việc ra mắt sản phẩm là bao nhiêu. Lập kế hoạch truyền thông chi tiết sẽ kèm theo đó là một khoản ngân sách chi ra hợp lý với từng giai đoạn. Marketer cần lưu ý về điều này làm sao cho kế hoạch và chi phí bỏ ra phải hợp lý và hiệu quả. Dựa vào những bước trên để suy tính xem môi trường và cách làm chuẩn nhất để giảm thiểu rủi ro về mức tối thiểu.
Nếu bạn đề xuất một chi phí lớn, hãy cố gắng làm một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể từng hạng mục. Bạn sẽ nhận thấy rằng bản đề xuất chi phí càng chi tiết sẽ càng được thông qua.
Bước 7: Đo lường và báo cáo
Đây là bước cuối của kế hoạch truyền thông nhằm đo lường độ hiệu quả mà doanh nghiệp đã đề ra ngay lúc bắt đầu. Tổng hợp lại và đúc kết ra kinh nghiệm để tránh gặp phải ở những chiến dịch tiếp theo. Hãy xem xét lại hiệu quả quá trình thực hiện của bạn, những thước đo đánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là:
- Tần suất xuất hiện trên báo
- Tương tác với công chúng hậu chiến dịch
- Phản hồi của công chúng về chiến dịch của bạn
- Đo lường số liệu tương tác với thương hiệu
Kết luận
Trên đây là các bước để bạn có thể xây dựng và lập kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình. Làm kế hoạch truyền thông cũng như một kỹ năng hết sức quan trọng nó đòi hỏi sự miệt mài, kiên trì, trầy trật. Nhưng nếu bạn cho ra một kế hoạch chuẩn chỉnh thì bạn sẽ “hái được rất nhiều trái ngọt” một cách đầy vinh quang. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn.
Chúc bạn thành công!
Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết trên của VIDCOGROUP mọi ý kiến và thắc mắc vui lòng để lại dưới phần Comment.
Tài Liệu Tham Khảo:
