Vai trò của email trong thời đại công nghệ thông tin
Với sự lớn mạnh của thời đại công nghệ số, các phương tiện để con người có thể giao tiếp với nhau ngày càng đa dạng. Chúng ta không còn phải tốn nhiều thời gian để gửi những bức thư tay như thời xa xưa và trông ngóng phản hồi từ người nhận. Giờ đây thư điện tử hay còn được gọi là email ra đời và trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Người dùng khi sử dụng email sẽ được hưởng trọn các lợi ích như sau:
Thứ nhất, email giúp gửi đi nội dung trong tích tắc cho nhiều người trong cùng một lúc. Dù bạn gửi nội dung cho bất kỳ ai, với số lượng bao nhiêu chỉ cần bấm vào nút “Gửi”, email ngay lập tức nằm trong hộp thư của người nhận. Khi đó, người nhận được email cũng có thể phản hồi nhanh chóng. Tốc độ gửi thư hoàn hoàn không bị phụ thuộc vào các yếu tố như địa lý hay thời gian gửi.
Thứ hai, bạn sẽ không phải tốn kém quá nhiều chi phí cho các hoạt động gửi mail thông thường. Nếu như bạn chỉ sử dụng email dưới hình thức cá nhân và gửi một số lượng không quá lớn mỗi ngày thì bạn hoàn toàn được sử dụng miễn phí. Bạn chỉ cần chuẩn bị đầy đủ mạng cho máy tính hoặc điện thoại của mình để tiến hành tạo email và gửi thư.
Thứ ba, nội dung gửi đa dạng. Không chỉ đơn thuần là dạng văn bản, các hệ thống email ngày nay cho phép bạn gửi đính kèm tệp, hình ảnh, âm thanh, video, … vô cùng tiện lợi. Bạn chỉ cần lưu ý về mức dung lượng cho phép để tuân thủ đúng quy định.
Những lưu ý trong quá trình sử dụng email
Khi đã tạo email thành công, bạn đã có thể bắt đầu gửi những email để phục vụ cho các mục đích của mình. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, bạn nên có một số lưu ý sau để sử dụng email hiệu quả.
– Nếu bạn muốn gửi kèm một tệp tin, đừng quên kiểm tra file đính kèm trước khi gửi. Có không ít người dùng mail đã rơi vào các trường hợp trớ trêu khi quên gửi tập đính kèm mà đã bấm gửi. Trường hợp này không nên xảy ra nếu bạn đang gửi một email quan trọng. Chẳng hạn, khi bạn gửi mail xin việc nhưng lại quên đính kèm CV.
– Bạn cần phân biệt được khi nào sử dụng chức năng CC và khi nào nên dùng BCC. CC khi gửi mail là vô cùng quen thuộc khi bạn có thể gửi mail đến nhiều người trong cùng một lúc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp tính năng BCC sẽ tốt hơn. Dù BCC cũng là tính năng gửi mail cho nhiều người nhưng người nhận mail sẽ không nhìn thấy được địa chỉ email nhận khác. Trước khi gửi, bạn cần cân nhắc mình sẽ sử dụng BCC hay CC.
– Bạn hãy lưu ý về cách trình bày một email nhất là đối với email công việc. Bạn nên lựa chọn một chủ đề mail ngắn gọn thể hiện vấn đề chính. Đồng thời chọn lọc thông tin trong phần nội dung. Bên cạnh đó, bạn cũng phải tìm hiểu về các nguyên tắc trình bày mail chuyên nghiệp. Chẳng hạn, bạn không nên viết in hoa toàn bộ tiêu đề hay toàn bộ nội dung.
Tạo email không quá khó và kể cả những người mới sử dụng cũng có thể thực hiện một cách dễ dàng. Hãy nhanh chóng tạo cho mình các tài khoản email để có được sự hỗ trợ đắc lực nhất trong học tập hay công việc.
