Mục Lục
POS là một thuật ngữ khá phổ biến trong giới kinh doanh đặc biệt là đối với các cửa hàng bán lẻ và dịch vụ. Việc khéo léo sử dụng ứng dụng POS trong bán hàng sẽ mang đến những trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn tại cửa hàng của bạn đồng thời cũng góp phần mang lại doanh thu lớn từ sự tiện lợi của POS và việc áp dụng POS trong xúc tiến bán. Cùng Vidcogroup tìm hiểu POS là gì và những lợi ích của POS trong bài viết dưới đây.
POS nghĩa là gì?
POS là thuật ngữ viết tắt của Point Of Sales, dùng để chỉ các điểm phân phối hàng hoá (điểm bán lẻ) như cửa hàng tạp hoá, chuỗi cửa hàng thời trang, nhà hàng,… Mỗi POS luôn có cho mình một hệ thống hoặc công cụ ghi nhận lại các giao dịch nhằm phản ánh lượng tiền mặt và hàng hoá ra vào trong một khoảng thời gian nhất định như sổ tay, tập tin Excel hoặc cao cấp hơn là các loại máy tính tiền, phần mềm theo dõi bán hàng (phần mềm POS).
Hiện nay thuật ngữ POS là gì không còn quá xa lạ và nó không chỉ dừng lại ở nghĩa “điểm bán lẻ” mà còn được nhắc đến là một hệ thống hỗ trợ bán hàng tại các điểm bán lẻ. Việc trang bị và áp dụng hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm POS sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hoá và tiền mặt; hạn chế thất thoát hàng hóa, đáp ứng nhu cầu mua sắm và thanh toán của khách hàng một cách nhanh gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Nguồn gốc ra đời của POS
Xuất hiện vào đầu thế kỉ 20 và được phát triển nhanh chóng trong những năm sau đó. Khi mà các chủ cửa hàng nhận ra rằng phương pháp ghi chép truyền thống bằng giấy bút tốn nhiều thời gian mà lại thiếu chính xác và tạo ra nhiều lỗ hổng trong quy trình quản lý khiến cho việc quản lý các cơ sở kinh doanh trở nên cực kì khó khăn, từ đầu những năm 90, các chủ cửa hàng đã bắt đầu chuyển sang sử dụng các máy tính tiền để giúp cho việc buôn bán và quản lý của họ trở nên dễ dàng hơn.
Qua một quãng thời gian dài phát triển, từ những máy POS chỉ phục vụ cho việc tính tiền đơn giản, cho đến cả một hệ thống POS có thể quản lý và giúp tối ưu các quy trình bán hàng hằng ngày, với khả năng quản lý quản lý kho và nguyên vật liệu thậm chí còn giúp đào sâu vào marketing và insight khách hàng, hệ thống POS mà chúng ta thường gọi ngày nay đã tạo nên một bề dày lịch sử riêng cho chính nó và chiếm lấy một chỗ đứng không thể thiếu cho sự phát triển của các thương hiệu lớn trong ngành F&B.
Lợi ích khi sử dụng máy POS là gì
Đối với đơn vị chấp nhận thẻ
- Nâng cao chất lượng kinh doanh nhờ việc thu hút thêm lượng lớn khách hàng tiềm năng sử dụng thẻ, đa dạng hình thức thanh toán cho người tiêu dùng.
- Giảm chi phí quản lý tiền mặt, hạn chế được những rủi ro về tiền giả, tiền rách không lưu thông được trên thị trường, giảm chi phí về nhân sự quản lý tiền mặt, kiểm kê tiền mặt, thời gian giao dịch.
- Dễ dàng quản lý doanh thu bán hàng thông qua hệ thống báo cáo giao dịch của ngân hàng. Dễ dàng kiểm soát hoạt động bán hàng và doanh thu để có những chương trình tiếp thị kịp thời.
- Tăng thu lãi từ dòng tiền gửi qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu năng động, chuyển đổi kỹ thuật số, bắt kịp công nghệ hiện đại, phù hợp với xu hướng thanh toán không tiền mặt của Việt Nam và thế giới.
- Nhiều ngân hàng còn cung cấp miễn phí trang thiết bị cả loại không dây và có dây, miễn phí đào tạo hướng dẫn sử dụng ban đầu cho bộ phận bán hàng, thu ngân.
- Dịch vụ bảo trì, hỗ trợ nhanh chóng từ ngân hàng
- Thời gian xử lý giao dịch thanh toán thẻ trên POS nhanh chóng: Thao tác thực hiện giao dịch thanh toán qua thiết bị là 4 giây/giao dịch. Hơn nữa, số tiền khách hàng thanh toán qua thẻ sẽ được chuyển thẳng vào tài khoản của đơn vị mở tại ngân hàng.
Đối với khách hàng
POS chấp nhận thanh toán mọi loại thẻ nội địa và quốc tế trong liên minh Napas, tạo điều kiện cho người dùng giao dịch mua bán mà không cần mang theo tiền mặt, tránh hạn chế được những mất mát, rủi ro. Giao dịch qua thẻ nhanh chóng, tiện lợi, độ bảo mật cao, phù hợp với xu thế thanh toán không dùng tiền mặt.
Phần mềm tính tiền là gì
Phần mềm tính tiền đơn giản là một phần mềm được dùng để có thể tính tiền khi khách mua hàng. Nếu như phần mềm POS có cho mình nhiều chức năng thì phần mềm tính tiền chỉ có cho mình một mục đích duy nhất chính là tính tiền mà thôi. Phần mềm tính tiền chính là sự thay thế cho hình thức tính tiền truyền thống (việc tính tiền bằng giấy hoặc tính nhẩm), sau thời gian đó là sự phổ biến của máy tính bỏ túi casio.
Ngày nay, do sự đổi mới về quản lý và số lượng giao dịch mỗi ngày đường tăng lên thì người dùng cần có một phần mềm có các chức năng như tồn kho, công nợ, nhập xuất hàng. Dù cho phần mềm tính tiền là tên gọi quen thuộc nhưng nó chỉ nói lên một chức năng trong nhiều chắc năng của phần mềm POS mà thôi.
Các hệ thống POS phổ biến hiện nay
Máy tính tiền (Máy POS là gì)
Máy POS là 1 thiết bị dùng để tính tiền, lưu trữ số liệu bán hàng, có thể kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng… Máy POS ngày càng được nhiều công ty, cửa hàng bán lẻ sử dụng bởi lẽ:
Ưu điểm:
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Không bị virus
- Tiện lợi, phổ biến trong siêu thị, shop, nhà hàng, khách sạn, karaoke…
- Dùng cho nhu cầu đơn giản: in hóa đơn, thanh toán tiền…
Nhược điểm:
- Nặng, khó di chuyển
- Không cung cấp các báo cáo bán hàng tồn kho, công nợ
- Không thể quản lý kinh doanh trực tuyến
- Giá thành tương đối cao.
Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Offline)
Ưu điểm phần mềm pos là gì? Hệ thống dạng này rất phát triển trong những năm gần đây, để cài đặt phần mềm POS trên máy tính, bạn sẽ phải mua 1 gói phần mềm và tiến hành cài đặt trên thiết bị của bạn.
Ưu điểm:
- Chỉ cần cài đặt vào máy tính là có thể sử dụng
- Thiết kế đa dạng phù hợp với từng ngành nghề khác nhau
- Xây dựng nhiều tính năng hấp dẫn: phân loại thành viên, báo cáo chi tiết…
- Phân quyền quản trị cho từng nhóm người dùng
- Cung cấp báo cáo đa dạng và chi tiết hơn so với Máy tính tiền
- Giá thành không quá cao.
Nhược điểm:
- Dữ liệu lưu trữ trực tiếp trên máy tính nên có thể bị mất dữ liệu khi máy tính bị nhiễm virus hoặc cháy nổ
- Hoạt động trong thời gian dài sẽ khiến hệ thống xử lý chậm lại
- Đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ vi tính nhất định
- Cài đặt cố định trên máy nên không thể đáp ứng ngay nhu cầu xem thông tin tức thời
- Nhiều tính năng dư thừa đối với người dùng.
Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web (Web-based POS)
Là một dạng dịch vụ mới xuất hiện gần đây, có thể được coi là cải tiến và bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ nở rộ trong giai đoạn hiện nay và sắp tới. Tại thị trường nước ngoài, web-based POS đã trở nên phổ biến để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến.
Chi phí khi triển khai từng loại máy POS và các thiết bị kèm theo
Electronic Cash Register (Máy tính tiền)
Để sử dụng triển khai hệ thống này cần trung bình khoảng 30 triệu đồng trong đó máy tính tiền từ 10 – 15 triệu, máy đọc mã vạch 2 – triệu, máy in hóa đơn 5 triệu, két tiền 2 triệu và các thiết bị khác.
Phần mềm POS cài đặt trên máy tính
Chi phí cho 1 máy chủ đã mua phần mềm cài đặt là khoảng 4 triệu đồng. Ngoài ra còn chi phí để lắp đặt máy in hóa đơn, máy quét mã vạch,… Và tổng số tiền doanh nghiệp phải chi sẽ rơi vào khoảng 15 triệu.
Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web
Có rất nhiều gói khác nhau và giá sẽ thay đổi linh hoạt theo nhu cầu người dùng nhưng chỉ rơi vào khoảng dưới 1 triệu đồng. Ngoài ra thì doanh nghiệp cần chi thêm chi phí internet, chi phí mua máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn để hỗ trợ bán hàng.
Lưu ý khi sử dụng POS
Mặc dù nguy cơ bị lộ thông tin thẻ thanh toán khi giao dịch qua POS thấp, nhưng bạn vẫn cần phải cẩn thận chú ý những điểm sau khi thanh toán qua POS:
- Tuyệt đối không được cho người khác mượn thẻ kể cả người thân, không tiết lộ mã PIN
- Che tay khi nhập PIN thanh toán
- Không đưa thẻ cho người khác mà không quan sát, vì có thể họ sẽ chụp lại thông tin trên thẻ rất nguy hiểm sau này
- Khi nhân viên giữ thẻ cần quan sát theo, nếu phát hiện những hành vi bất thường cần lấy lại thẻ ngay
- Nếu bạn dùng thẻ chip EMV, khi thanh toán chỉ cần ký tên (không cần nhập PIN), do đó hãy ký tên vào mặt sau thẻ và nên xóa số CVV trên thẻ.
Xin lưu ý khi đi thanh toán tại các cửa hàng dịch vụ, nếu họ thu phí khi bạn thanh toán qua POS thì đó là hoàn toàn sai phạm, vì nguyên tắc là không được phép thu của khách hàng. Nếu có sai phạm, hãy báo lại với ngân hàng phát hành thẻ ATM của bạn kèm theo hóa đơn làm chứng cứ để xử lý.
Thanh toán bằng thẻ ATM qua máy POS rất an toàn và được khuyến khích sử dụng, tránh được những rủi ro về mất tiền hay tiền giả khi thanh toán tiền mặt, hướng đến tương lai thanh toán bằng thẻ.
POS có thể nâng cao khả năng quản lý bán hàng như thế nào?
Hiện nay bạn có thể thấy hệ thống POS ở bất cứ cửa hàng nào thậm chí một cửa hàng có thể có nhiều POS khác nhau. Nhìn vào cấu trúc của một hệ thống POS ta có thể hiểu được vì sao POS có thể nâng cao khả năng quản lý bán hàng như vậy:
Phần mềm bán hàng
Phần mềm cho phép cập nhật về số lượng hàng hoá xuất, nhập, hàng tồn kho mọi thời điểm, cũng như theo dõi tình hình doanh thu, công nợ đối với từng khách hàng. Thay vì phải tiến hành cộng trừ các con số thì hệ thống tự động cập nhật với từng nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho phát sinh theo thời gian thực trên phần mềm.
Thậm chí nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh của chuỗi nhiều cửa hàng cùng lúc và có thể quản lý từ xa qua máy tính bảng hay smartphone. Nhờ đó mà các nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động đầu tư khác.
Các thiết bị bán hàng
Các thiết bị bao gồm: Máy đọc mã vạch phục vụ việc quét mã hàng bán; máy in hoá đơn được kết nối với phần mềm, máy tính bảng bán hàng mang lại tính chuyên nghiệp cao cho cửa hàng. Thông qua đó, tính minh bạch về giá cả hàng hoá cũng như dịch vụ đối với khách hàng cũng được thể hiện rõ ràng.
Hiện nay, thông qua hệ thống quét mã vạch kết hợp với phần mềm bán hàng của POS, vô vàn những mã code giảm giá, tích điểm tại cửa hàng đã được các ngành hàng áp dụng trong chiến dịch Marketing của mình với mục tiêu khuyến khích mua. Vì vậy lợi ích của POS không chỉ dừng lại ở quản lý bán hàng mà còn góp phần vào thành công của các chiến dịch Marketing.
Xu thế của POS hiện nay
Thực chất, xu thế của pos không cố định vì nó còn phụ thuộc vào nhu cầu của từng cửa hàng, doanh nghiệp. Nếu bạn quan tâm tới bảo mật và có nhu cầu tự quản lý cũng như bảo mật thông tin của mình cũng như tạo nên sự chuyên nghiệp thì có thể trang bị cho mình một máy POS offline.
Kết
Khái niệm POS là gì hiện nay đã không còn quá xa lạ đối với những chủ doanh nghiệp đặc biệt là đối với các chủ nhà hàng, thời trang. Việc áp dụng công nghệ hiện đại vào các cửa hàng dịch vụ đã đem lại một bước tiến mới về việc trải nghiệm dịch vụ trong các nhà hàng trên khắp thế giới, đồng thời POS cũng hỗ trợ rất nhiều trong các chiến dịch Marketing xúc tiến bán của nhãn hàng.
Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết trên của VIDCOGROUP mọi ý kiến và thắc mắc vui lòng để lại dưới phần Comment.
Bài viết cùng chủ đề:
