Marketing Ý Tưởng

Truyền thông nội bộ là gì? Hướng dẫn cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ từ A-Z

Truyền thông là một trong những công cụ quan trọng nhất để doanh nghiệp của bạn có thể làm quen, tiếp cận và giữ được một mối quan hệ tốt với khách hàng của mình. Một doanh nghiệp làm truyền thông tốt sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy vui vẻ và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn. Truyền thông nội bộ là gì cũng vậy, khi gắn kết được những nhân viên trong công ty lại một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong. Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty lại với nhau mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp có thể lan tỏa nhanh đến khách hàng. Vậy bạn đã thực sự hiểu truyền thông nội bộ là gì? Thông điệp truyền thông nội bộ quan trọng như thế nào.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ hay còn được biết đến với tên gọi khác bằng tiếng anh chính là Internal communications là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty với nhau. Truyền thông nội bộ giúp bạn truyền tải được thông điệp và tầm nhìn của một nhà lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

truyen-thong-noi-bo

Trong giai đoạn xáo trộn, biến cố đặc biệt ở những doanh nghiệp đang phát triển, việc thiếu gắn kết giữa các nhân viên với nhau sẽ dẫn đến những hậu quả vô cùng khó lường. Vì vậy, việc bạn công khai các mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp trên mọi phương diện nội bộ là điều hoàn toàn cần thiết. Doanh nghiệp của bạn có những sản phẩm nội bộ như thế nào? Tạp chí, bản tin, email….?  Hãy đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp được xuất hiện trên mọi công cụ này. Khi đó, mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp đều ý thức được nhiệm vụ của bản thân trong tiến trình chèo lái doanh nghiệp tiến về phía trước. Từ đó, gia tăng sự gắn kết, cải thiện hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.

Vai trò của truyền thông nội bộ

Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ giữ vai trò chính trong việc củng cố tầm nhìn cùng như các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên của mình, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tải được nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài.

Truyền thông nội bộ thường bám sát vào những hoạt động sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp và triển khai chúng trên các kênh thông tin để nhân viên nắm được tình hình nơi làm việc của mình, đồng thời cũng kết nối thông tin giữa nhân viên và các cán bộ quản lý.

Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng

Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi một cách minh bạch, rõ ràng và đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình.

Đồng thời, hoạt động này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp được thống nhất hơn, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ.

Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Tính đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong nhất một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh cho chính doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sợi dây gắn kết giữa các nhân viên, phòng ban lại với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mục tiêu chung.

vai-tro-truyen-thong-noi-bo

Tinh thần đoàn kết còn tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết hỗ trợ và cùng nhau đi lên.

Thu hút và giữ chân nhân viên

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên thêm yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, họ sẽ cảm thấy mình được tôn trọng và quan tâm đến nhiều hơn. Do đó sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu dài với công ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm.

Ngoài ra, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp thu hút nhân tài.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?

Công việc truyền thông nội bộ trong suy nghĩ của nhiều người thường thuộc bộ phận hành chính nhân sự hoặc phòng PR.

trach-nhiem-truyen-thong-noi-bo-thuoc-ve-ai

Trên thực tế, phòng PR có chuyên môn để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả. Còn phòng hành chính nhân sự lại là người trực tiếp quản lý các nhân viên nên có thể nhắm được nhu cầu, cảm xúc của nhân viên.

Truyền thông nội bộ là gì và liệu nó và nhân sự có mối liên hệ chặt chẽ với nhau hay không mà những hoạt động truyền thông nội bộ là một phần công việc của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, bộ phận hành chính nhân sự thôi chưa đủ, các doanh nghiệp vẫn nên có nhân viên truyền thông nội bộ để tập trung phát triển các kế hoạch của mình.

Nhân viên truyền thông nội bộ sẽ phải hiểu về rõ tình hình nhân sự trong doanh nghiệp, phối hợp với bộ phận nhân sự để tổ chức hoạt động và quản lý, điều hành nhân viên theo mục đích, hướng đi của doanh nghiệp.

Các phương tiện truyền thông nội bộ bao gồm những gì

phuong-tien-truyen-thong-noi-bo

Bảng tin nội bộ: Phương tiện truyền thông nội bộ này đã xuất hiện sớm trong các doanh nghiệp, cho đến nay vẫn là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị, có hiệu quả cao.

Các ấn phẩm nội bộ như: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thông tin nội bộ.

Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Những công cụ truyền tải bằng hình ảnh này thường dễ dàng thu hút sự chú ý của các nhân viên.

Bản tin qua Email: Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thông báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…

Radio: Sản xuất các chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong doanh nghiệp có thể gửi gắm tâm sự, khích lệ lẫn nhau hoặc phát các bài hát được yêu cầu để nâng cao tinh thần làm việc.

Các chương trình tổng kết tuần/tháng: Trong những chương trình này, hoạt động tổng kết, thông báo tin mới, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban xuất sắc sẽ được triển khai. Đây là động lực để các nhân viên, phòng ban nỗ lực phấn đấu hơn.

Giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ: Những hoạt động ngoài lề công việc như một công cụ giải tỏa căng thẳng cho nhân viên, đồng thời những phần thưởng nhỏ kèm theo cũng góp phần khích lệ tinh thần mọi người.

Tham gia các sự kiện cộng đồng: Với phương pháp này, doanh nghiệp không tốn công tổ chức chương trình mà sẽ trực tiếp đăng ký cho mọi người tham gia những sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,…

Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện theo 6 bước sau đây:

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Việc đánh giá được thực trạng chi tiết, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được mục tiêu và các chiến lược tiếp theo.

Trong trường hợp doanh nghiệp lần đầu triển khai hoạt động truyền thông nội bộ, người phụ trách cũng cần phải đánh giá được tình hình chung của công ty và thực trạng khi không có hoạt động truyền thông nội bộ. 

Bước 2: Xác định đối tượng – Truyền thông gì? Nhắm tới ai?

Công đoạn này nhằm xác định những thông tin mà bạn cần phải đưa ra và đưa chúng tới ai.

Thông thường, truyền thông nội bộ sẽ được tiến hành rộng rãi trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên ở những thời điểm then chốt như sắp có sự thay đổi về mặt nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm hơn đến những đối tượng sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi này.

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông

Đây là bước quan trọng và cốt lõi của các chiến lược truyền thông nội bộ. Để lên mục tiêu hiệu quả, người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc SMART.

Nguyên tắc SMART:

  • S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
  • M – Measurable: Đo lường được
  • A – Attainable: Có thể đạt được
  • R – Relevant: Thực tế
  • T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
nguyen-tac-smart-trong-truyen-thong-noi-bo

Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ

Bạn cần phải xác định rõ được chiến lược truyền thông nội bộ là gì và hiểu rõ chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm các phương pháp nào, cách tiếp cận ra sao nhằm đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, lên chiến lược sẽ giúp hạn chế những sai sót không đáng có.

Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể

Sau khi xác định phương pháp ở bước 4, việc tiếp theo cần làm là lập kế hoạch hành động gồm những việc làm cụ thể mà doanh nghiệp sẽ phải triển khai.

Bước 6: Đo lường hiệu quả chiến dịch truyền thông nội bộ

Để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ hay chưa, cần có khâu đo lường và đánh giá hoạt động, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý hơn cho các hoạt động tiếp theo.

Chìa khóa để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả

Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu

Truyền thông nội bộ là gì mà được cho là một trong những diễn đàn nội bộ hữu ích nhất cho phép nhân viên của bạn gửi các đề xuất, ý kiến của họ theo cách giấu tên. Để rồi những vấn đề đó sẽ được truyền tải đến cấp trên một cách khéo léo và phù hợp nhất. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến của mình với ban lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm của mình, ý kiến cá nhân của mình, góp phần vào sự phát triển chung của cả công ty. Để nắm bắt hiện trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thông phù hợp.

Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơn giản và hiệu quả với chi phí thời gian thấp, thì một mạng xã hội nội bộ danh nghiệp luôn là cách chọn hiệu quả nhất.

Xác định đúng kênh truyền thông

Để có thể làm được điều này không cách nào khác là bạn phải thấu hiểu được nhân viên của chính mình. Nếu nhân viên của bạn là những người sẽ phải chủ động trong công việc, luôn tự giác tìm kiếm cho mình thông tin và nắm bắt tin tức, thì kênh truyền thông tốt nhất chính là website nội bộ, là những trang tin trên cổng tin tức doanh nghiệp. Vì đó là nơi mà họ hay truy cập để tìm kiếm công việc nhất. Nếu nhân viên của bạn là những người năng động, vui vẻ, hãy tổ chức cho họ những buổi team building hay thậm chí là những buổi tiệc, qua những câu chuyện, trò chơi lồng ghép vào thông điệp bạn muốn xây dựng. Điều đó sẽ khiến nhân viên cảm nhận được rõ ràng nhất.

xac-dinh-dung-kenh-truyen-thong

Công khai các mục tiêu chung, giúp nhân viên hiểu được vai trò quan trọng của họ

“48% các doanh nghiệp không hiệu quả trong việc giúp nhân viên của mình hiểu rõ được mục tiêu và chiến lược kinh doanh, Internal communications trên xuống không hiệu quả, không làm cho nhân viên hiểu và “sống” với các chiến lược ấy trong hoạt động hàng ngày”.

Bởi vậy, việc công khai các mục tiêu của công ty, nhóm và cá nhân trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có thể nhìn thấy được mối quan hệ tương hỗ giữa các mục tiêu của cá nhân, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được mục tiêu chung, tăng tính tương tác. Chúng chính là chìa khóa giúp cải tiến sự gắn bó, yêu thích công việc và làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên.

cac-cong-cu-truyen-thong-noi-bo

Gia tăng tương tác hai chiều

Chính sách truyền thông nội bộ không chỉ giúp gắn kết các nhân viên lại với nhau, mà đó còn chính là công cụ giúp các nhà lãnh đạo và nhân viên có thể lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả là phải có cho mình sự giao tiếp, tương tác hai chiều, khuyến khích nhân viên và các lãnh đạo có cho mình những trao đổi cởi mở, rút ngắn được khoảng cách. Đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm ra công cụ phù hợp để tạo ra không gian cho lãnh đạo và nhân viên trao đổi cởi mở thì một mạng xã hội nội bộ là một ý tưởng không tồi. Mạng xã hội cũng là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời gian tương tác theo cách truyền thống trong doanh nghiệp. Qua đó các nhà lãnh đạo cần nắm được kỹ năng truyền thông nội bộ để qua đó hiểu rõ hơn mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mình để có những điều chỉnh phù hợp cho sự phát triển chung.

Kết luận

Như vậy trên đây là những chia sẻ của Vidcogroup về khái niệm truyền thông nội bộ là gì cũng như các cách để có thể truyền thông nội bộ thành công. Việc truyền thông nội bộ tốt không những có thể thúc đẩy được động lực tinh thần làm việc trong mỗi nhân viên mà nó còn giúp văn hoá doanh nghiệp được phát triển, thương hiệu vững mạnh. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cho mình một câu chuyện riêng và cần sử dụng linh hoạt truyền thông nội bộ cho mỗi trường hợp. Doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ thế mạnh của công ty cũng như đặc điểm của nội bộ để có chiến lược truyền thông nội bộ đúng đắn và hợp lý nhất.

Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết trên của VIDCOGROUP mọi ý kiến và thắc mắc vui lòng để lại dưới phần Comment.

Tài liệu tham khảo

Author

nguyendaihai

Leave a comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

vi