Mục Lục
Bạn có biết WIP là gì? WIP là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng công trình hoặc các ngành sản xuất có đặc điểm đặc thù là tốn nhiều thời gian trước khi tung ra sản phẩm. Tuy nhiên, chính vì thuật ngũ này chỉ được sử dụng trong một số ngành nhất định nên đối với một số người, WIP còn khá là xa lạ hay họ chỉ đơn giản hiểu được một phần nào đó ý nghĩa của WIP. Vậy khái niệm cụ thể của WIP là gì?. Trong bài viết này, Vidcogroup sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin đầy đủ nhất về WIP cũng như nhấn mạnh vai trò của WIP trong sản xuất của doanh nghiệp.
1. WIP là gì? Work in process là gì?
Thuật ngữ WIP (Work-in-progress hay công việc đang thực hiện) đây là một thuật ngữ ám chỉ những công việc đang trong tiến độ thực hiện hoặc chưa được hoàn thành. Nó thường được sử dụng ở trong lĩnh vực thiết kế, thi công xây dựng, sản xuất các loại mặt hàng cần có thời gian lâu dài để có thể hoàn thành, không thể nhanh chóng đạt được hiệu quả trong thời gian ngắn được.
Work-in-process là một thuật ngữ thường được dùng trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng để mô tả những hàng hóa hoặc thành phẩm nào đó mới được hoàn thiện một phần và đang chờ được hoàn thành, thường được chuyển từ nguyên liệu thô thành sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định. Những chi phí này bao gồm nguyên vật liệu, nhân công và chi phí phát sinh cho các sản phẩm đang ở các giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất. Work-in-process là một thành phần của tài khoản tài sản tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Những chi phí này sau đó được chuyển vào tài khoản hàng hóa thành phẩm và cuối cùng là chi phí bán hàng.
Chỉ số WIP chỉ có thể phản ánh được giá trị của các sản phẩm đó trong một số giai đoạn sản xuất trung gian. Điều này không bao gồm giá trị của những nguyên liệu thô chưa được tích hợp vào mặt hàng bán. Chỉ số WIP cũng loại trừ giá trị của các sản phẩm hoàn chỉnh đang được giữ làm hàng tồn kho để dự đoán doanh số trong tương lai.
Một số thuật ngữ khác được viết tắt là WIP
- Work in place: được coi là địa điểm làm việc
- Workcentre information package: được hiểu là gói thông tin về người lao động. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lĩnh vực hành chính nhân sự và kinh doanh.
- Work in Process: Là công việc đang trong tiến độ thực hiện và chưa hoàn thành, thuật ngữ này sử dụng trong xây dựng
- Wartime Intelligence Plan: Nghĩa kế hoạch tình báo trong thời chiến, đây là việc lập phương án tình báo như tình báo chiến lược, tính báo chiến thuật, chiến dịch hay tình báo kinh tến hằm đem lại hiệu quả tốt nhất.
2. Vai trò của WIP là gì? Tầm quan trọng của việc quản lý WIP
Mặc dù hầu hết mọi người đều thích tin rằng họ rất giỏi làm nhiều việc cùng một lúc và hay có xu hướng tự nhủ là: “Ồ, mình sẽ tạm thời dừng công việc này để làm việc khác cần thiết hơn”. Nhưng trên thực tế, tạm dừng xử lý một công việc để bắt đầu làm một việc khác hoặc chuyển đổi sang một công việc khác giữa các thành viên không hề dễ dàng như thế. Việc tập trung giải quyết những vấn đề ban đầu luôn tốt hơn so với việc lại bắt đầu một công việc khác (và tiếp tục không hoàn thành nó). Nói cách khác, hiểu được WIP là gì, đặt giới hạn WIP có thể giúp chúng ta ngắn chặn giảm hiệu suất công việc đó. Hơn nữa, giới hạn của WIP cũng chỉ ra các khu vực đang bị quá tải hoặc quá nhãn rỗi. Nó sẽ giúp nhóm của bạn nhìn thấy sự thiếu hiệu quả trong toàn bộ quá trình và thay đổi nó khu vực cụ thể mà họ làm việc.
Đặt giới hạn cho một nhân viên hoặc một team phải có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ nào đó trong một khoảng thời gian nhất định sẽ giúp họ có thể đảm bảo được tiến độ hợp lý hơn, không còn tình trạng tự ý chuyển sang một nhiệm vụ hoàn toàn mới khi công việc vẫn còn đang dang dở nữa. Thay vì bắt mọi người phải chuyển sang một nhiệm vụ mới khi họ gặp khó khăn trong công việc hiện tại, thì giới hạn WIP sẽ buộc họ phải kiểm tra lý do tại sao nhiệm vụ hiện tại của họ không thể tiếp tục được. Sau khi đã nghiên cứu và tìm ra các nguyên nhân sâu xa dẫn đến việc không hoạt động được, các nhân viên và trưởng bộ phận có thể tập trung vào tìm kiếm các giải pháp hợp lý nhất và hoàn thành nhiệm vụ một cách kịp thời, cho phép dòng chảy của công việc được liên tục diễn ra trơn tru.
Ngoài ra, ban lãnh đạo và trưởng các bộ phận cũng phải liên tục đánh giá các lịch trình WIP này để hiểu được công ty của mình đang đứng ở đâu trên thị trường, từ góc độ sản xuất và cả về mặt tài chính. Bạn có thể lên lịch cho việc sử dụng tài nguyên của công ty cũng như theo dõi các chi phí có liên quan đến việc sử dụng tài nguyên cho một dự án cụ thể nào đó. Nó liên quan đến chi tiêu cho hoạt động của máy móc, nhân viên, hàng tồn kho và các công dụng hoàn toàn khác được theo dõi cho 1 WIP. Nếu một công việc đã chạy trong một khoảng thời gian dài, bạn có thể chuyển đổi các chi phí ở trên đó bằng cách cân đối kế toán thành một công việc đang trong WIP. Bằng cách làm như vậy, bạn có thể phân tích chi phí và đưa chúng vào báo cáo thu nhập bất cứ khi nào cần thiết.
WIP đóng một vai trò quan trọng trong việc đo lường được tỷ lệ phần trăm công việc đã được hoàn thành so với tổng giá trị của hợp đồng, từ đó biết được doanh thu mà công ty kiếm được kể từ đầu dự án đến nay. Số dư trong tài khoản WIP là tổng giá trị hàng tồn kho bán thành phẩm vào ngày kết thúc của kỳ báo cáo. Các công ty lớn nhận thức được tầm quan trọng của việc tính toán WIP để duy trì tình trạng hàng tồn kho của họ luôn ở mức thấp nhất có thể.
Nhìn chung, vai trò của WIP là rất quan trọng, có thể tóm gọn trong 4 ý sau:
- Đảm bảo sản phẩm sẽ tạo ra lợi nhuận tối đa
- Hiểu biết về cấu trúc chi phí được nâng cao
- Quản lý hiệu quả nhân viên và dự án để tạo ra lợi nhuận cao
- Giúp công ty đưa ra quyết định sáng suốt có liên quan đến doanh nghiệp
Trong lĩnh vực quản lý, WIP cung cấp thêm một phần thông tin cho các nhà quản lý dự án để từ đó đánh giá được đúng tiến độ của các dự án. Để quản lý hiệu quả ngân sách/ dự toán của dự án, người quản lý dự án phải biết những khoản nào đã được lên hóa đơn hay đang trong quá trình thực hiện (WIP). WIP giúp các nhà quản lý chủ động trong việc quản lý ngân sách của dự án, đưa ra dấu hiệu ngay khi có nhiệm vụ nào đang bị tụt lại phía sau hoặc dự án có nguy cơ bị bội chi ngân sách. WIP cũng dự đoán chi phí có thể xảy ra trong giai đoạn cuối dự án trước khi thanh toán hóa đơn.
3. Các lỗi trong WIP thường gặp
Khi bạn biết WIP là gì, nếu các thông số trong WIP không chính xác, nó sẽ trở nên thừa thãi. Các con số ước tính, sổ viết tay, các bản báo cáo về WIP sẽ chỉ là “mớ giấy lộn” nếu không thể khiến người khác hiểu được. Nó sẽ làm giảm lợi ích của công cụ quan trọng này, nghiêm trọng hơn, nó có thể gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài. Thiệt hại này có thể xuất phát dưới dạng đánh giá quá cao lợi nhuận mà mình nhận được hoặc làm suy yếu niềm tin mà bạn đã xây dựng với các ngân hàng cũng như các công ty bảo lãnh.
Một lỗi phổ biến khác của lịch trình WIP là thời gian kết toán chi phí nội bộ. Nếu như bạn thường xuyên cập nhật các thông số WIP hàng quý, nhưng kế toán của bạn chỉ thêm các chi phí gián tiếp cho các dự án hàng năm, thì dường như lợi nhuận của dự kiến ban đầu sẽ giảm mạnh vào cuối năm. Chắc chắn, bạn sẽ vẫn đạt được số tiền lãi như mình mong muốn nhưng nó có thể gây ảnh hưởng đến vị thế của công ty và làm giảm kỳ vọng của các nhà đầu tư về lợi nhuận kinh doanh của công ty bạn.
Thành công của báo cáo WIP phụ thuộc vào việc lưu giữ hồ sơ chi phí chính xác và tài liệu nhất quán. Nếu hồ sơ chính xác, nó có khả năng đưa kế toán lên một cấp độ hoàn toàn mới, giúp dự đoán chi phí chính xác cần bỏ ra cho đến khi kết thúc dự án. Tầm nhìn xa này sẽ giúp các công ty xây dựng có thể tiến hành những thay đổi kịp thời để tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời tiết kiệm hàng ngàn đô la cho mỗi dự án.
Mỗi công ty tạo một tài khoản WIP duy nhất lưu giữ hồ sơ của tất cả các sản phẩm đang được thực hiện. Điều này phần nào làm khó cho công tác mà người Kế toán trưởng phải đối mặt khi đánh giá WIP, vì dù sản xuất diễn ra ổn định nhưng hiệu quả đem lại trong mỗi chu kỳ không thể giống nhau.
Để hợp lý hóa quy trình, đối chiếu ở cấp độ đơn hàng là một trong những phương pháp mà các nhà quản lý kế toán thường sử dụng. Việc đạt được giá trị WIP trở nên dễ dàng hơn khi đơn hàng sản xuất hoàn tất.
Có một số yếu tố dẫn đến phương sai WIP nhưng hầu hết là do lỗi của con người. Do đó, xem xét phương sai WIP là một điểm tốt để bắt đầu thu hẹp khoảng cách giữa các con số giữa thực tế và báo cáo. Hơn nữa, những sai lầm văn thư nhỏ cũng có thể dẫn đến sự khác biệt lớn, và do đó, chúng ta không được bỏ qua chúng.
4. Work in process (WIP) và các cách hiểu theo từng ngành nghề đặc thù
Mặc dù WIP được sử dụng rất nhiều trong thi công, thiết kế sản phẩm nhưng nhìn chung nếu như bạn hiểu được bản chất của thuật ngữ WIP là gì thì sẽ thấy thuật ngữ này ngày càng phổ biến trong nhiều ngành nghề khác nhau, và với mỗi ngành nghề, nó cũng sẽ được hiểu theo một cách đặc thù.
4.1. Work in process (WIP) và hàng tồn kho
Trong quá trình sản xuất, hàng hóa phải trải qua nhiều giai đoạn sản xuất và tiếp thị khác nhau trước khi được chính thức tung ra thị trường. Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng hóa cũng được bán ra trong cùng một thời điểm, mà luôn luôn có một lượng hàng tồn kho nhất định. Lượng hàng này có thể là do lỗi của nhà sản xuất, cũng có thể là do chiến lược nằm trong kế hoạch tung ra sản phẩm sau này để nâng cao doanh thu cho công ty. Dù là gì đi chăng nữa, thì các bộ phận phải có trách nhiệm kiểm kê lại số lượng hàng tồn kho để công ty có thể tìm ra giải pháp phân phối ra thị trường. Quá trình này cũng được hiểu là WIP, giai đoạn tồn đọng hàng hóa tại kho lưu trữ.
4.2. Đối với thành phẩm thì WIP là gì?
Theo một cách hiểu khác, WIP còn được hiểu là quá trình sản xuất ra một sản phẩm hoàn thiện. Các sản phẩm này thông thường sẽ không mất quá nhiều thời gian trước khi tung ra thị trường, có thể là việc sản xuất một sản phẩm đồ ăn mới, thì quy trình đóng gói, tìm kiếm nguyên liệu,… cũng có thể coi là WIP. Nhờ các chỉ số WIP mà các nhà quản lý có thể giám sát được tiến độ thực hiện sản phẩm, từ đó thúc đẩy quy trình nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
4.3. Work in process (WIP) với cách hiểu là nguyên liệu sản xuất
Cách hiểu này khá phổ biến và đặc biệt được ứng dụng nhiều nhất trong ngành xây dựng. Nguyên liệu ở đây có thể là nguyên liệu thô hoặc đã được chế tác để hỗ trợ cho quá trình sản xuất, cùng công cụ, máy móc và nhân công để tạo thành phẩm.
Trong ngành xây dựng, một công trình thi công bao gồm nhiều giai đoạn được tiến hành khác nhau. Trong đó, có các yếu tố cấu thành một công trình như: bảng vẽ, nguyên vật liệu (xi – măng, sắt, đá, cát…), các loại máy móc… đều được con người vận hành để thực hiện trong từng giai đoạn cho đến khi hoàn thành.
Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết trên của VIDCOGROUP mọi ý kiến và thắc mắc vui lòng để lại dưới phần Comment.
Bài viết liên quan:
