Mục Lục
Bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải đăng bài lên các trang mạng xã hội hoặc hệ thống blog 2.0 của mình? Bạn cho rằng việc gửi email đến tất cả người dùng trong danh sách mục tiêu là nhiệm vụ bất khả thi?
Luôn có cách hoàn thành công việc nhanh chóng và tối ưu hơn. Với Zapier, bạn có thể tự động hóa nhiều bước trong chiến dịch digital marketing, từ đó tiết kiệm được thời gian và nhân lực.
Zapier là gì?
Để tìm hiểu Zapier là gì, bạn cần phải biết về Giao diện lập trình ứng dụng (API). API cho phép các chương trình máy tính có thể trao đổi dữ liệu qua lại với nhau. Hãy để tôi giải thích cho bạn dễ hiểu hơn nhé.
Ví dụ bạn có một ứng dụng chỉ dùng Tiếng Anh tên là Facebook và một ứng dụng chỉ dùng Tiếng Đức là Gmail. Trên nguyên tắc thì Facebook và Gmail không thể trao đổi với nhau do rào cản ngôn ngữ.
Lúc này API sẽ đóng vai trò trung gian nhờ vào khả năng nói được tất cả ngôn ngữ của mình. Facebook và Gmail có thể giao tiếp được với nhau, thậm chí là chia sẻ hình ảnh và liên lạc.
Nghe có vẻ rất ấn tượng đúng không nào? Nhưng chưa đủ đâu. Với sự hỗ trợ của Zapier, thậm chí bạn có thể dùng API với rất nhiều mục đích khác nhau!
Chắc hẳn chúng ta đều biết mối quan hệ nguyên nhân – kết quả. Zapier hoạt động dựa trên nguyên tắc này và cho phép bạn chọn nguyên nhân – kết quả trong quá trình đơn gọi là “zap”.
Ví dụ gia đình gửi cho bạn hình du lịch qua email nhưng bạn lại muốn lưu hình trong tài khoản Dropbox. Với Zapier, bạn sẽ thiết lập một zap để nhận diện email có đính kèm tài liệu (trong trường hợp này là hình ảnh gia đình) và tự động lưu trữ vào Dropbox của bạn.
Từ đây, có hàng trăm cách sử dụng Zapier, được chia sẻ lên mạng xã hội đến quản lý tài khoản và gửi email marketing tự động.
Cốt lõi của Zapier
Cốt lõi của Zapier là một mối tương quan giữa trigger and action (khởi phát và hành động). Mặt khác, nếu như bạn xem zap là cơ chế nguyên nhân – kết quả thì nguyên nhân sẽ là khởi phát còn kết quả sẽ là hành động.
Lấy lại ví dụ lưu hình gia đình thì sự kiện gửi email kèm hình sẽ là khởi phát còn lưu trữ hình Dropbox sẽ là hành động.
Đối với những người lần đầu tiên nghe đến khái niệm về Zapier hay API thì quá trình cài đặt khá là vất vả. Nhưng chỉ cần bạn làm chủ được ứng dụng này thì bạn có thể tiết kiệm cho mình được rất nhiều thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán.
Cùng tạo Zap đầu tiên
Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách làm thế nào để bạn có thể tạo zap cũng như cách dùng zapier . Ví dụ xuyên suốt quá trình vẫn là tình huống lưu hình du lịch nhé.
Tạo Zap mới
Sau khi đăng nhập Zapier hoặc tạo tài khoản mới, đầu tiên bạn nhấn vào “Tạo Zap mới”
Chọn Trigger
Trigger sẽ là sự kiện báo hiệu cho Zapier bắt đầu quá trình mà bạn đang muốn thực hiện. Đầu tiên bạn cần phải chọn ứng dụng sẽ làm chủ hành động khởi phát này. Bạn có thể kéo xuống danh sách tìm kiếm ứng dụng mong muốn hoặc dùng thanh tìm kiếm cho nhanh.
Sau khi bạn đã chọn xong chương trình trigger, bạn sẽ bắt đầu khai báo sự kiện cần xảy ra để khởi động zap bằng cách chọn từ menu ở phía dưới. Nếu không có sự kiện theo ý mình muốn, bạn có thể dùng công cụ tìm kiếm (chẳng hạn gõ “đính kèm”) hoặc nhấn vào mục “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến” để có thêm nhiều lựa chọn.
Thiết lập trigger
Đến bước này thì bạn đã chọn xong ứng dụng và hành động cho trigger. Giờ bạn cần phải chia sẻ với Zapier quyền truy cập vào tài khoản trên nền tảng. Trong ví dụ này thì tôi sẽ điền tài khoản Gmail vào. Nhấn nút “Kết nối tài khoản mới”, sau đó mới bắt đầu đăng nhập hoặc điền thông tin của mình vào.
Sau khi đã liên kết tài khoản xong, bạn có thể nhấn vào phần “Kiểm tra tài khoản” để xem tài khoản của mình có đang hoạt động bình thường hay không.
Tiếp đến là cài đặt sao cho Zap chỉ tập trung vào một biến thể trigger duy nhất, bởi nếu bạn không làm như vậy, ứng dụng sẽ tự động lưu trữ tất cả những email có đính kèm tài liệu (bất kể email nào) vào phần thư mục Ảnh của gia đình bạn trên Dropbox. Và bạn không muốn vậy phải không nào?
Vì vậy, bạn cần phải chọn chế độ chỉ nhận diện email từ một tài khoản cụ thể, ở đây sẽ là địa chỉ email gia đình của bạn, để đảm bảo chỉ những tệp tin có đính kèm từ email này được chọn và lưu trữ. Trong ví dụ này, bạn sẽ gõ vào “from”*tài khoản của thành viên gia đình*”.
Kiểm tra trigger
Cuối cùng, Zap sẽ yêu cầu bạn kiểm tra xem trigger có đang hoạt động bình thường hay không. Ứng dụng phía trigger cần một chút thời gian để chuẩn bị dữ liệu. Trong trường hợp này, Zapier sẽ cần phải kiểm tra lại file đính kèm được gửi đến email của bạn và xem xét file nào có thể đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí mà bạn đã cài đặt trước đó. Nhấn “Lấy và tiếp tục” để khởi động trigger và chờ xem kết quả.
Chọn Action
Tiếp theo, bạn chọn Action sẽ xảy ra khi Trigger khởi động. Bước này khá giống với thiết lập Trigger. Đầu tiên bạn hãy chọn ứng dụng để thực hiện hành động mà mình mong muốn, tương tự như Trigger.
Kế tiếp bạn cũng chọn hành động sẽ làm từ menu dropdown, thanh tìm kiếm hoặc nhấn vào phần “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến”.
Trong trường hợp này, bạn chọn “Copy file từ Trigger” để zap copy file đính kèm đến email khai báo trong trigger.
Thêm chi tiết Action
Tại đây, bạn cũng cần cung cấp cho Zapier quyền truy cập vào tài khoản tương ứng. Nhấn vào phần “Kết nối tài khoản mới”, popup hiện ra yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản Action (theo ví dụ là Dropbox) và cho phép Zapier truy cập.
Tiếp theo, bạn phải hướng dẫn zap chính xác bạn muốn ứng dụng làm gì với tài khoản này. Đối với ví dụ ảnh gia đình, bạn cần chọn Dropbox folder lưu trữ hình ảnh và tên file hình.
Kiểm tra Action
Tương tự bên Trigger thì bước cuối cùng trong thiết lập Action là test thử.
Đặt tên và kích hoạt zap
Sau khi cài đặt xong mọi thứ, bạn có thể yên tâm là Zap sẽ hoạt động theo đúng mục đích bạn muốn.
Cách quan sát Zap hoạt động
Lúc này zap sẽ âm thầm thực hiện các task mà đã được bạn giao và giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn trước rất nhiều. Tuy nhiên bạn cũng cần phải kiểm tra định kỳ để đảm bảo tất cả mọi thứ đều hoạt động suôn sẻ.
Có nhiều cách để bạn kiểm tra hoạt động của zap, trực tiếp nhất là theo dõi kết quả, cụ thể sẽ là xem Action đã được thực hiện đúng hay chưa. Ví dụ tôi sẽ kiểm tra Zapier có nhận diện được email đính kèm hình gia đình của tôi hay khong và lưu chúng vào đúng folder Dropbox hay không.
Ngoài ra, bạn cũng có thể vào dashboard và chọn Lịch sử từ menu dropdown. Trên giao diện Lịch sử, bạn có thể quan sát tất cả các zap đã và đang thực hiện, thành công hay không, được phân loại theo nhiều thư mục và ngày tạo …
Bạn còn có thể download file CSV để theo dõi lịch sử zap. Nhấn vào zap bất kỳ sẽ hiển thị các thông tin như trigger, action cùng với tóm tắt ngắn zap thành công hay thất bại.
Bonus: Filter của Zapier
Nhằm làm rõ hơn Zapier là gì, tôi sẽ tiếp tục đào sâu hơn chút nữa để bạn thấy được sức mạnh của ứng dụng này. Đôi lúc bạn sẽ không thể thực hiện được quá trình mình muốn chỉ với một trigger và action đơn lẻ. Bộ lọc (filter) sẽ giải quyết được vấn đề này.
Nhấn vào biểu tượng dấu cộng trong timeline khi tạo zap, bạn sẽ có thể thêm action khác hay nói cách khác là một filter vào. Càng nhiều action thì bạn càng có thể thực hiện nhiều được nhiều task khác nhau từ một trigger chung. Nhưng filter giúp bạn giới hạn hành động chỉ xảy ra với một số điều kiện nhất định.
Ví dụ, nếu chỉ dừng ở cài đặt một action như trên thì zap sẽ lưu trữ hết tất cả những file đính kèm từ thành viên gia đình gửi đến bạn trong cùng một thư mục. Nhưng nếu bạn tạo thêm một filter, bạn có thể bắt buộc zap chạy trong trường hợp cụ thể hơn.
Chẳng hạn bạn có thể nói người thân thêm chữ “Gia đình yêu” vào email trước khi gửi đính kèm hình gia đình. Sau đó, bạn thiết lập thêm bộ lọc yêu cầu zap chỉ chạy khi chủ đề hoặc nội dung email có chứa cụm từ trên.
Bằng cách kết hợp filter “và”, “hoặc” (nghĩa là đáp ứng hết cả hai hoặc chỉ một trong hai là đủ), bạn có thể biến zap cơ bản thành công cụ tự động hóa lợi hại và tiện ích nhất có thể.
Kết Luận
Vậy nếu bạn hỏi tôi Zapier là gì thì xin trả lời đây chính là công cụ giúp bạn tiết kiệm được thời gian của mình trong hoạt động thương mại và marketing. Nếu bạn yêu thích bài viết, thắc mắc về Zapier là gì? hay thông tin thú vị muốn chia sẻ thì hãy gửi email cho tôi nhé!
Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết trên của VIDCOGROUP mọi ý kiến và thắc mắc vui lòng để lại dưới phần Comment.
Tài Liệu Tham Khảo:
