Bạn vừa nhớ ra đã lâu chưa đăng nhập vào bảng quản trị website, không rõ bản sao lưu gần nhất chạy lúc nào, và không biết plugin có đang chờ cập nhật hay không. Đây là tình huống rất thường gặp khi không có một checklist cố định — việc bảo trì chỉ diễn ra khi nhớ ra, hoặc tệ hơn, khi sự cố đã xảy ra. Bài này đưa ra checklist bảo trì website theo bốn tần suất — tuần, tháng, quý, năm — kèm mẫu Excel tải về dùng ngay.
Vì sao cần một checklist bảo trì cố định
Không có checklist, việc bảo trì phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của một người. Khi người đó bận, đổi việc, hoặc nghỉ, các hạng mục quan trọng như sao lưu hay cập nhật bảo mật dễ bị bỏ quên trong thời gian dài mà không ai nhận ra. Một checklist viết sẵn giúp bất kỳ ai tiếp nhận công việc cũng biết chính xác cần làm gì, theo tần suất nào.
Checklist hằng tuần
Việc hằng tuần thường nhẹ, chỉ cần vài phút kiểm tra nhanh để phát hiện sớm vấn đề:
| Hạng mục | Cách kiểm tra | Công cụ |
|---|---|---|
| Trang chủ và các trang quan trọng mở được, hiển thị đúng trên điện thoại | Mở thử bằng trình duyệt ẩn danh và điện thoại | Trình duyệt |
| Gửi thử biểu mẫu liên hệ/đặt hàng, xem email thông báo về đúng hộp thư | Điền form thử, ghi chú rõ là thử nghiệm | Form trên site, hộp thư nhận |
| Bản sao lưu gần nhất đã chạy thành công | Đối chiếu ngày giờ bản backup mới nhất | Plugin/hosting backup |
| Danh sách bản cập nhật WordPress, giao diện, plugin đang chờ | Chỉ ghi nhận — cập nhật theo lịch hằng tháng, hoặc ngay nếu là bản vá bảo mật | Bảng quản trị WordPress |
| Duyệt hoặc xoá bình luận rác, tài khoản đăng ký lạ | Lọc theo trạng thái chờ duyệt/spam | Bảng quản trị |
| Cảnh báo bảo mật, lần đăng nhập lạ | Đọc nhật ký plugin bảo mật hoặc log hosting | Plugin bảo mật/hosting |
Checklist hằng tháng
Việc hằng tháng tốn nhiều thời gian hơn, thường cần người hiểu cách dùng bảng quản trị:
| Hạng mục | Cách kiểm tra | Công cụ |
|---|---|---|
| Cập nhật WordPress, giao diện, plugin (thử trên bản staging trước nếu có) | Sao lưu trước khi cập nhật, cập nhật từng nhóm, kiểm tra lại trang chính sau đó | Bảng quản trị, staging |
| Thử khôi phục một bản backup trên môi trường thử | Đảm bảo backup dùng được thật, không chỉ “có file” | Staging hoặc máy cục bộ |
| Quét link hỏng và trang lỗi | Chạy công cụ quét, sửa hoặc chuyển hướng URL cũ | Search Console, công cụ quét link |
| Xem báo cáo lập chỉ mục, trang lỗi, cảnh báo bảo mật | Mục Trang, Trải nghiệm, Vấn đề bảo mật | Google Search Console |
| Đo tốc độ các trang chính | Ghi lại kết quả để so sánh với tháng sau | Công cụ đo tốc độ trang |
| Rà tài khoản quản trị: xoá tài khoản không còn dùng, kiểm tra quyền | Mỗi người một tài khoản, đúng vai trò được giao | Bảng quản trị |
| Cập nhật nội dung đã lỗi thời (giá, khuyến mãi, thông tin liên hệ, sản phẩm hết hàng) | Rà theo danh sách trang có thông tin thay đổi | Bảng quản trị |
Checklist hằng quý
Việc hằng quý thường liên quan tới dọn dẹp và kiểm tra sâu hơn:
| Hạng mục | Cách kiểm tra | Công cụ |
|---|---|---|
| Xoá plugin, giao diện không dùng | Gỡ hẳn, không chỉ tắt | Bảng quản trị |
| Dọn cơ sở dữ liệu: bản nháp cũ, bản sửa đổi thừa, dữ liệu tạm | Sao lưu trước khi dọn | Plugin tối ưu cơ sở dữ liệu |
| Dung lượng hosting, giới hạn tài nguyên, phiên bản PHP đang dùng | So với khuyến nghị chính thức của WordPress | Bảng điều khiển hosting |
| Đổi mật khẩu tài khoản quản trị, hosting, FTP, cơ sở dữ liệu | Dùng trình quản lý mật khẩu, bật xác thực hai lớp nếu có | Trình quản lý mật khẩu |
| Rà lại sitemap, robots.txt, dữ liệu có cấu trúc | Không chặn nhầm trang quan trọng | Search Console, công cụ kiểm tra |
Checklist hằng năm
Việc hằng năm thường liên quan tới gia hạn và đánh giá tổng thể:
| Hạng mục | Cách kiểm tra | Công cụ |
|---|---|---|
| Gia hạn tên miền, chứng chỉ SSL, hosting, giấy phép plugin trả phí | Ghi ngày hết hạn vào lịch, gia hạn trước hạn — xem thêm ở chi phí duy trì website | Nhà đăng ký tên miền, hosting |
| Thông tin chủ thể tên miền đúng tên doanh nghiệp | Tra cứu thông tin tên miền đang đăng ký | Nhà đăng ký/công cụ tra cứu |
| Rà soát trang chính sách: bảo mật dữ liệu cá nhân, điều khoản, đổi trả (website bán hàng) | Đối chiếu quy định hiện hành | Văn bản pháp luật hiện hành |
| Đánh giá lại hiệu quả website: trang nào còn cần, trang nào nên gộp hoặc bỏ | Dựa trên số liệu lượt truy cập, chuyển đổi thực tế của website | Công cụ phân tích truy cập, Search Console |
Ghi nhật ký sự cố để không lặp lại lỗi cũ
Ngoài bốn checklist theo tần suất, nên có thêm một sheet riêng ghi lại từng sự cố đã xảy ra, với các cột: thời điểm phát hiện, mô tả sự cố, trang hoặc chức năng bị ảnh hưởng, nguyên nhân, cách đã xử lý, thời điểm khắc phục xong, người xử lý, và cách phòng tránh lần sau. Việc ghi lại này giúp bạn nhận ra mẫu lỗi lặp lại — ví dụ cùng một chức năng cứ vài tháng lại gặp vấn đề — để bổ sung thêm hạng mục kiểm tra vào checklist hằng tuần hoặc hằng tháng.
Tải mẫu Excel checklist bảo trì website
Thay vì tự gõ lại từng bảng, bạn có thể tải mẫu Excel gồm sáu sheet: Hằng tuần, Hằng tháng, Hằng quý, Hằng năm, Nhật ký sự cố, và một sheet Hướng dẫn giải thích cách dùng từng phần. Mẫu không chứa số liệu thật, chỉ có một dòng ví dụ minh hoạ cách điền trong sheet nhật ký sự cố để bạn hình dung, nên cần xoá dòng ví dụ đó trước khi dùng thật.
Tải mẫu Excel checklist bảo trì website
Danh mục trong mẫu là gợi ý cho website WordPress phổ biến. Nếu website bạn dùng nền tảng khác, hoặc có thêm phần riêng như đồng bộ kho hàng hay cổng thanh toán, hãy bỏ mục không áp dụng và thêm mục riêng cho đúng với hệ thống đang dùng.
Những sai lầm hay gặp khi làm checklist bảo trì
- Chỉ kiểm tra khi nhớ ra, không theo lịch cố định: dẫn tới tình trạng một số tháng kiểm rất kỹ, một số tháng bỏ trống hoàn toàn.
- Không ghi lại kết quả kiểm tra: lần sau không biết lần trước đã làm gì, dễ kiểm trùng hoặc bỏ sót.
- Có backup nhưng chưa từng thử khôi phục: tới lúc cần dùng mới phát hiện bản sao lưu bị lỗi hoặc thiếu dữ liệu.
- Giao một người làm hết mọi tần suất mà không ai dự phòng: khi người đó vắng mặt đúng lúc có sự cố, không ai khác biết cách xử lý.
Checklist chỉ phát huy tác dụng khi được dùng đều đặn và có người chịu trách nhiệm rõ ràng cho từng tần suất, không phải chỉ tải về rồi để đó.
Có checklist nhưng không có thời gian tự làm đều đặn?
VIDCO nhận thực hiện lịch bảo trì theo đúng checklist này, gửi báo cáo định kỳ để bạn theo dõi. Gửi brief để trao đổi phạm vi và tần suất phù hợp.
Nguồn tham khảo
Thông tin trong bài được đối chiếu với các nguồn chính thức dưới đây tại thời điểm biên soạn; văn bản và chính sách có thể thay đổi.
- Nâng cấp WordPress – Hướng dẫn chính thức
- Sao lưu website WordPress – Hướng dẫn chính thức
- Hardening WordPress (Hướng dẫn bảo mật chính thức)
Câu hỏi thường gặp
Checklist này dùng được cho website không phải WordPress không?
Phần lớn hạng mục áp dụng chung cho mọi website (kiểm tra link, form, backup, tốc độ). Một số mục như cập nhật plugin/giao diện chỉ đúng với WordPress, cần bỏ hoặc đổi cho phù hợp với hệ thống bạn dùng.
Ai nên là người điền checklist này?
Người được giao quyền quản trị website, có thể là nhân sự nội bộ hoặc đơn vị chăm sóc website bạn thuê ngoài.
Mẫu Excel checklist bảo trì website có mất phí không?
Không, tải trực tiếp theo link ở trên. Xem thêm việc chăm sóc website gồm gì ở chăm sóc website là gì.
Nếu phát hiện lỗi khi làm theo checklist thì xử lý thế nào?
Ghi lại ngay vào sheet nhật ký sự cố, xử lý theo mức độ ưu tiên, rồi báo cáo lại theo mẫu báo cáo chăm sóc website hằng tháng nếu đang thuê dịch vụ ngoài.
Có cần làm đủ cả bốn tần suất ngay từ đầu không?
Không bắt buộc. Có thể bắt đầu với checklist hằng tuần và hằng tháng trước, rồi bổ sung phần hằng quý và hằng năm khi đã quen. Xem phần việc tổng quát ở chăm sóc website là gì để hình dung rõ phạm vi.
Nguồn đối chiếu: developer.wordpress.org (trang “Hardening WordPress”), vnnic.vn (mục Tên miền .vn → Chính sách, quy định) và Thông tư 10/2025/TT-BTC — kiểm tra ngày 11/10/2026. Mức phí tên miền có thể được điều chỉnh theo thời gian; nên xem bảng phí chính thức của VNNIC hoặc nhà đăng ký bạn đang dùng trước khi tính toán.
