Chăm sóc & vận hành website

Nhiều doanh nghiệp đầu tư xây dựng website nhưng sau khi hoàn thành lại thiếu nhân sự vận hành, dẫn đến việc nội dung ngưng trệ và các chức năng gặp sự cố mà không có người xử lý. Khi bài viết không được cập nhật và thông tin sản phẩm trở nên lỗi thời, website sẽ giảm khả năng kết nối với khách hàng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu. Việc áp dụng dịch vụ chăm sóc website giúp kiểm tra hệ thống, cập nhật nội dung định kỳ và duy trì hoạt động ổn định cho trang web.

Phạm vi công việc trong dịch vụ chăm sóc website tại VIDCO GROUP

Khi sử dụng dịch vụ chăm sóc website do VIDCO GROUP thực hiện tại Hà Nội, doanh nghiệp được hỗ trợ các công việc cụ thể liên quan đến mặt nội dung lẫn khía cạnh vận hành kỹ thuật. Các tác vụ được phân định rõ ràng nhằm giúp người quản lý nắm rõ công việc thực tế.

Các hạng mục bao gồm trong dịch vụ:

• Cập nhật nội dung: Đăng tải các bài viết truyền thông, tin tức hoạt động, thông tin sản phẩm, chỉnh sửa văn bản và thay thế hình ảnh lên website theo tài liệu được cung cấp.
• Kiểm tra và hỗ trợ vận hành: Định kỳ rà soát các đường liên kết trên trang, kiểm tra tính sẵn sàng của hệ thống, phát hiện các lỗi hiển thị hoặc lỗi chức năng để đưa ra phương án xử lý.
• Bàn giao tài khoản: Tổng hợp và bàn giao lại toàn bộ thông tin đăng nhập quản trị hệ thống cho doanh nghiệp quản lý.
• Hướng dẫn cập nhật: Cung cấp tài liệu chi tiết và hướng dẫn nhân sự của doanh nghiệp tự thực hiện các thao tác đăng tải, chỉnh sửa bài viết cơ bản.
• Danh mục chức năng: Khảo sát và lập bảng thống kê toàn bộ các tính năng hiện có trên website để doanh nghiệp tiện theo dõi trong quá trình sử dụng.

Các hạng mục KHÔNG bao gồm trong dịch vụ:

• Lập trình xây dựng mới các tính năng phức tạp ngoài danh mục chức năng đã thống nhất.
• Thiết kế lại toàn bộ giao diện hoặc thay đổi cấu trúc mã nguồn nền tảng của website.
• Cam kết các chỉ số về lượt truy cập, thứ hạng từ khóa hay doanh thu bán hàng.
• Tự ý sửa đổi thông tin sở hữu tên miền và tài khoản lưu trữ của doanh nghiệp nếu không có yêu cầu bằng văn bản.

Bảng phân định các hạng mục chăm sóc website và nhu cầu thực tế

Dưới đây là thông tin chi tiết về từng hạng mục công việc, tần suất thực hiện phù hợp, dấu hiệu nhận biết website cần chăm sóc và đơn vị triển khai tương ứng:

Hạng mục doanh nghiệp tự làm được và trường hợp không nên thuê dịch vụ

Để tránh lãng phí ngân sách, doanh nghiệp cần xác định rõ những việc bộ phận nội bộ có thể chủ động đảm nhận trước khi quyết định thuê đơn vị bên ngoài.

Những việc doanh nghiệp tự làm được và không cần thuê:

• Đăng bài viết tin tức thông thường: Sau khi nhận bàn giao tài khoản và tài liệu hướng dẫn cập nhật từ VIDCO GROUP, nhân sự nội bộ hoàn toàn có thể tự đăng tải các thông báo nghỉ lễ, tin tuyển dụng hoặc bài viết truyền thông đơn giản.
• Chỉnh sửa thông tin liên hệ cơ bản: Các nội dung như thay đổi số điện thoại hotline, địa chỉ văn phòng hay địa chỉ email hiển thị trên trang là thao tác đơn giản mà doanh nghiệp tự thực hiện được qua trang quản trị.
• Duyệt nội dung trước khi xuất bản: Kiểm tra tính chính xác của thông tin sản phẩm và chính sách bán hàng là việc bộ phận marketing hoặc kinh doanh của doanh nghiệp tự chủ động thực hiện.

Các trường hợp doanh nghiệp KHÔNG nên thuê dịch vụ chăm sóc website:

• Doanh nghiệp đã có nhân sự IT hoặc Marketing chuyên trách full-time: Nếu nhân sự nội bộ có đủ thời gian và kỹ năng để vừa viết bài vừa kiểm tra vận hành hệ thống, việc thuê ngoài là không cần thiết.
• Website chỉ mang tính giới thiệu cố định, không thay đổi thông tin: Đối với các trang web chỉ có nhiệm vụ hiển thị hồ sơ năng lực cơ bản và không có nhu cầu cập nhật tin tức hay sản phẩm mới theo năm, việc duy trì dịch vụ chăm sóc định kỳ sẽ gây tốn kém không đáng có.
• Doanh nghiệp không nắm quyền sở hữu tài khoản quản trị: Khi chưa khôi phục hoặc chưa được bàn giao tài khoản quản trị cấp cao nhất, việc thuê bên thứ ba can thiệp vào vận hành hệ thống sẽ không thể triển khai thực tế.

Quy trình kiểm tra, hỗ trợ vận hành và bàn giao tại VIDCO GROUP

Quy trình triển khai dịch vụ được thiết lập theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch và giúp doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát hệ thống:

1. Rà soát hệ thống và kiểm tra vận hành: Kỹ thuật viên tiến hành kiểm tra tổng thể các đường liên kết, tốc độ tải trang và các chức năng hiện có để ghi nhận danh sách các vấn đề cần xử lý.
2. Lập danh mục chức năng: Thống kê toàn bộ bộ phận cấu thành nên website, phân loại các tính năng hiện có để làm cơ sở cho việc quản lý và hỗ trợ vận hành sau này.
3. Thực hiện cập nhật nội dung: Tiến hành biên tập hình ảnh, định dạng văn bản và đăng tải các nội dung do doanh nghiệp cung cấp lên đúng các phần hành trên trang.
4. Bàn giao tài khoản và hướng dẫn cập nhật: Cung cấp đầy đủ thông tin tài khoản quản trị, chuyển giao tài liệu hướng dẫn vận hành và trực tiếp hướng dẫn nhân sự của doanh nghiệp thao tác trên hệ thống.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ chăm sóc website

Dưới đây là lời giải đáp cho các câu hỏi phổ biến của chủ doanh nghiệp và người phụ trách marketing khi tìm hiểu về việc vận hành website:

VIDCO GROUP bàn giao những tài khoản và tài liệu gì khi triển khai dịch vụ?

Sau khi tiếp nhận và xử lý hệ thống, VIDCO GROUP thực hiện bàn giao đầy đủ tài khoản quản trị website cho doanh nghiệp. Đi kèm với đó là tài liệu hướng dẫn cập nhật nội dung chi tiết và bảng danh mục chức năng của trang web. Doanh nghiệp sẽ nắm toàn bộ quyền kiểm soát và dễ dàng quản lý thông tin hệ thống.

Doanh nghiệp có thể tự cập nhật nội dung sau khi nhận hướng dẫn không?

Có, nhân sự của doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đăng bài và chỉnh sửa nội dung sau khi được hướng dẫn. Tài liệu hướng dẫn cập nhật được biên soạn theo từng bước thao tác cụ thể trên giao diện quản trị. Nếu gặp khó khăn trong quá trình thao tác, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ vận hành từ phía kỹ thuật viên.

Danh mục chức năng của website bao gồm những thông tin gì?

Danh mục chức năng là bảng tổng hợp chi tiết tất cả các tính năng đang hoạt động trên website như form liên hệ, giỏ hàng, trình tìm kiếm, công cụ đa ngôn ngữ hay thanh điều hướng. Việc kiểm kê danh mục này giúp doanh nghiệp biết chính xác cấu trúc trang web của mình. Đây cũng là căn cứ để kiểm tra và hỗ trợ vận hành khi hệ thống gặp sự cố kỹ thuật.

Chi phí dịch vụ chăm sóc website được xác định như thế nào?

Mức phí triển khai dịch vụ không cố định mà phụ thuộc vào số lượng bài viết cần cập nhật, tần suất kiểm tra kỹ thuật và số lượng tính năng trong danh mục chức năng của trang. Tất cả phạm vi công việc chi tiết và chi phí tương ứng sẽ được ghi rõ trong đề xuất dự án gửi cho doanh nghiệp duyệt trước khi ký hợp đồng. Doanh nghiệp không phải trả thêm phí cho các hạng mục mình tự thực hiện được.

Xem thêm

• Google Entity: chuẩn hoá thực thể thương hiệu
• Dự án tiêu biểu — các hạng mục đã thực hiện, ghi theo hồ sơ giao dịch.
• Đội ngũ — ai phụ trách mảng nào.
• Dịch vụ SEO
• Về VIDCO GROUP