Dịch vụ chăm sóc website

Website đã lên là xong một nửa việc, nửa còn lại là duy trì. Bài mới phải lên đúng lịch, ảnh sản phẩm
phải còn đúng giá, nút đặt hàng phải chạy, lỗi 404 phải được phát hiện trước khi khách hàng bấm vào. Dịch
vụ chăm sóc website của VIDCO GROUP gom phần duy trì này lại thành việc có lịch, có người chịu trách
nhiệm, có báo cáo hằng tháng — để bạn không phải nhớ “hình như lâu rồi chưa cập nhật gì nữa”.

Trang này nói rõ: việc nào VIDCO làm, việc nào bạn tự làm được, gói nào hợp với loại website bạn đang
có, và khi nào bạn chưa cần thuê dịch vụ chăm sóc website.

Phạm vi dịch vụ chăm sóc website: việc nào làm, việc nào không

Khi dùng dịch vụ chăm sóc website tại VIDCO GROUP, công việc được chia rõ hai mảng: nội dung và vận
hành cơ bản. Mỗi mảng có phạm vi cụ thể để bạn biết mình đang trả tiền cho việc gì, không mơ hồ.

Các hạng mục có trong dịch vụ:

• Cập nhật nội dung theo tài liệu bạn gửi: đăng bài viết, tin hoạt động, thông tin sản phẩm,
  đổi ảnh, sửa chữ — đúng nội dung bạn cung cấp, không tự thêm thông tin chưa được bạn duyệt.
• Kiểm tra định kỳ: rà soát liên kết gãy, ảnh vỡ, giao diện lệch trên điện thoại, kiểm tra
  nút gửi form và nút đặt hàng còn hoạt động không, tốc độ tải trang có dấu hiệu bất thường không.
• Bàn giao tài khoản quản trị: toàn bộ thông tin đăng nhập hệ thống đứng tên bạn ngay từ
  đầu; VIDCO không giữ riêng một bản sao sau khi đã bàn giao.
• Hướng dẫn nhân sự của bạn: tài liệu từng bước để người trong công ty tự đăng bài, tự sửa
  chữ cơ bản mà không phải gọi VIDCO cho những thao tác đơn giản.
• Lập danh mục chức năng: bảng thống kê các tính năng đang có trên website (form liên hệ,
  giỏ hàng, công cụ tìm kiếm, chuyển đổi ngôn ngữ…) để bạn biết chính xác mình đang có gì.

Các hạng mục KHÔNG có trong dịch vụ:

• Viết thêm chức năng mới nằm ngoài danh mục đã thống nhất lúc nhận việc.
• Thiết kế lại toàn bộ giao diện hoặc đổi cấu trúc mã nguồn nền tảng.
• Hứa trước số liệu về lượt truy cập, thứ hạng từ khóa hay doanh số bán hàng.
• Tự thay đổi thông tin chủ sở hữu tên miền hoặc tài khoản lưu trữ (hosting) nếu
  không có yêu cầu bằng văn bản từ bạn.

Gói chăm sóc theo loại website bạn đang có

Không phải website nào cũng cần chăm sóc giống nhau. VIDCO mô tả phạm vi theo ba nhóm nhu cầu thực tế,
rồi trao đổi chi tiết với bạn để chốt việc cần làm:

• Website giới thiệu (brochure): ít thay đổi nội dung, chủ yếu cần kiểm tra định kỳ và sửa
  khi có lỗi hiển thị; không cần đăng bài dày đặc.
• Website bán hàng: cần theo cả đơn hàng, sản phẩm, chương trình khuyến mãi; ưu tiên kiểm
  tra nút đặt hàng và luồng thanh toán mỗi lần có thay đổi. Xem thêm việc vận hành hằng ngày của website bán
  hàng tại bài vận hành website bán hàng.
• Website nhiều nội dung (tin tức, blog đăng thường xuyên): ưu tiên lịch đăng bài, biên tập
  ảnh, kiểm tra cấu trúc cơ bản của từng bài trước khi đăng công khai.

Mỗi nhóm có mức độ việc khác nhau nên không có một gói cố định cho tất cả; phạm vi cụ thể được chốt sau
khi VIDCO rà soát website của bạn. Ví dụ, một website giới thiệu công ty chỉ cần kiểm tra mỗi tháng và sửa
khi có lỗi phát sinh, trong khi một website bán hàng có hàng trăm sản phẩm cần người theo sát mỗi ngày để
cập nhật tình trạng còn hàng hay hết hàng. Việc xác định đúng nhóm nhu cầu ngay từ đầu giúp tránh hai tình
huống thường gặp: trả tiền cho mức kiểm tra quá dày so với thực tế ít thay đổi, hoặc ngược lại, chọn mức
kiểm tra quá thưa khiến lỗi phát sinh không được phát hiện kịp thời.

Bảng phân định: việc tự làm được hay nên thuê

Để tránh trả tiền cho việc bạn tự làm được, dưới đây là bảng phân định theo tần suất và dấu hiệu nhận
biết:

Hạng mục	Tần suất hợp lý	Dấu hiệu cần xử lý	Ai nên làm
Cập nhật nội dung, đổi ảnh	Theo tuần hoặc theo tháng	Bài mới nhất đã cũ nhiều tháng, giá hoặc thông tin sản phẩm sai	Tự làm được sau khi nhận hướng dẫn, hoặc thuê ngoài nếu chưa có người rảnh
Kiểm tra liên kết và hiển thị	Theo tháng	Lỗi khi bấm vào liên kết, ảnh vỡ, giao diện lệch trên điện thoại	Nên để bên có chuyên môn kỹ thuật kiểm tra
Kiểm tra chức năng (form, đặt hàng)	Theo tuần hoặc định kỳ	Form không gửi được, nút đặt hàng không phản hồi, trang tải chậm bất thường	Nên thuê bên có chuyên môn rà soát
Bàn giao tài khoản, hướng dẫn cập nhật	Khi nhận hệ thống hoặc đổi nhân sự	Người mới không biết đăng bài, không nắm danh mục chức năng, làm mất tài khoản	Bên vận hành thực hiện bàn giao và hướng dẫn trực tiếp

Khi nào bạn chưa cần thuê dịch vụ chăm sóc website:

• Bạn đã có người làm IT hoặc marketing toàn thời gian, vừa viết bài vừa kiểm tra kỹ thuật được trong giờ
  làm việc bình thường.
• Website chỉ để giới thiệu cố định, không đổi tin tức hay sản phẩm mới theo năm.
• Bạn chưa lấy lại được tài khoản quản trị cấp cao nhất của website — chưa có quyền truy cập thì bên
  ngoài không thể can thiệp vận hành thực tế.

Vì sao nên tách riêng nội dung và kỹ thuật

Nhiều doanh nghiệp giao luôn cả hai mảng nội dung và kỹ thuật cho một người, rồi gặp khó khi người đó
không có chuyên môn ở mảng còn lại. Người viết nội dung tốt chưa chắc biết đọc log lỗi hay kiểm tra chứng
chỉ SSL; người quản trị kỹ thuật tốt chưa chắc có thời gian biên tập bài viết hằng tuần. Tách riêng hai việc
giúp bạn dễ đánh giá chất lượng từng phần: nội dung xem ở lượng bài đã lên và mức độ đúng với tài liệu gốc,
kỹ thuật xem ở số lỗi được phát hiện và thời gian xử lý. Nếu sau này bạn muốn gộp cả hai vào một gói duy
nhất, có thể tham khảo thêm dịch vụ quản trị website — nơi một đội phụ trách cả
nội dung lẫn kỹ thuật theo gói cố định mỗi tháng.

Lịch việc tuần – tháng – quý – năm

VIDCO chia việc chăm sóc theo bốn mốc thời gian để không bỏ sót việc nào:

• Việc mỗi tuần: kiểm tra form liên hệ, nút đặt hàng, đăng bài nếu có nội dung mới cần lên
  ngay.
• Việc mỗi tháng: rà soát toàn bộ liên kết, kiểm tra ảnh vỡ, xem lại tốc độ tải trang.
• Việc mỗi quý: dọn nội dung cũ không còn đúng, kiểm tra lại danh mục chức năng xem có gì
  thay đổi.
• Việc mỗi năm: soát lại toàn bộ cấu trúc trang, đổi mật khẩu các tài khoản quản trị.

Bạn có thể dùng mẫu excel của VIDCO để tự theo dõi tiến độ các mốc này:
tải mẫu checklist bảo trì website (xem thêm cách dùng mẫu tại bài
checklist bảo trì website).

Báo cáo chăm sóc website hằng tháng

Mỗi tháng VIDCO gửi một báo cáo ghi lại: việc đã làm, lỗi đã phát hiện và đã sửa, nội dung đã cập nhật,
và kế hoạch cho tháng tới. Báo cáo này cũng là căn cứ để hai bên cùng theo dõi tiến độ, không phải chờ hỏi
mới biết đã làm gì. Mẫu báo cáo tham khảo: tải mẫu báo cáo chăm sóc website
— chi tiết cách điền ở bài báo cáo chăm sóc website hằng tháng.

Quy trình tiếp nhận website

Khi bắt đầu hợp tác, VIDCO thực hiện theo bốn bước để đảm bảo bạn luôn nắm quyền kiểm soát hệ thống:

1. Rà soát hệ thống: kiểm tra toàn bộ liên kết, tốc độ tải trang, các chức năng hiện có để
   ghi nhận tình trạng thực tế trước khi làm gì tiếp.
2. Bàn giao quyền quản trị: bạn cung cấp hoặc xác nhận lại quyền truy cập quản trị để VIDCO
   có thể làm việc trên hệ thống, quyền này vẫn đứng tên bạn.
3. Backup đầu tiên: sao lưu toàn bộ file và cơ sở dữ liệu trước khi chỉnh sửa bất cứ gì,
   theo đúng khuyến nghị bảo mật của WordPress về việc sao lưu trước mỗi lần thay đổi lớn. Xem thêm cách làm
   tại backup website WordPress.
4. Lập lịch định kỳ: chốt lịch việc tuần – tháng – quý – năm theo nhu cầu thực tế của
   website.

Bốn bước này được làm theo đúng thứ tự, không đảo ngược. Rà soát trước để biết hiện trạng, bàn giao quyền
trước khi chỉnh sửa bất cứ gì, backup trước khi động vào hệ thống thật, và chỉ sau khi có backup mới bắt đầu
các việc định kỳ. Cách làm này tránh tình huống chỉnh sửa rồi mới phát hiện cần khôi phục nhưng chưa có bản
backup nào để dùng.

Bàn giao khi dừng dịch vụ

Khi hợp đồng kết thúc, VIDCO bàn giao lại đầy đủ: tài khoản quản trị, tài liệu hướng dẫn cập nhật, danh
mục chức năng, và lịch sử các lần cập nhật nội dung đã thực hiện. VIDCO không giữ riêng bản sao nào sau khi
đã bàn giao. Điều khoản bàn giao nên được ghi rõ trong hợp đồng chăm sóc; xem mẫu điều khoản tại
hợp đồng chăm sóc website.

Báo giá dịch vụ chăm sóc website

Báo giá dịch vụ chăm sóc website không cố định mà phụ thuộc số bài cần cập nhật, tần suất kiểm tra kỹ
thuật và số lượng chức năng trong danh mục. Phạm vi công việc và báo giá tương ứng được ghi rõ trong đề xuất
gửi cho bạn duyệt trước khi ký hợp đồng — bạn không trả thêm phí cho các hạng mục mình tự làm được.

Nếu bạn chỉ cần phần kỹ thuật (cập nhật WordPress, backup, bảo mật, sửa lỗi) mà không cần phần nội dung,
tham khảo thêm dịch vụ quản trị website — trang này có bảng giá tham khảo đang
niêm yết riêng. Các khoản khác bạn cần duy trì ngoài phần chăm sóc (tên miền, hosting, SSL…) được liệt kê
tại chi phí duy trì website.

Câu hỏi thường gặp

VIDCO bàn giao những tài khoản và tài liệu gì khi bắt đầu?

Sau khi rà soát hệ thống, VIDCO bàn giao đầy đủ tài khoản quản trị website cho bạn, kèm tài liệu hướng dẫn cập nhật nội dung và bảng danh mục chức năng. Bạn nắm toàn bộ quyền kiểm soát ngay từ đầu.

Nhân sự của tôi có tự đăng bài được sau khi nhận hướng dẫn không?

Có. Tài liệu hướng dẫn được viết theo từng bước thao tác cụ thể trên trang quản trị. Nếu gặp khó khi thao tác, bạn vẫn được hỗ trợ kiểm tra thêm từ VIDCO.

Danh mục chức năng gồm những thông tin gì?

Là bảng tổng hợp các tính năng đang hoạt động trên website như form liên hệ, giỏ hàng, công cụ tìm kiếm, chuyển đổi ngôn ngữ hay thanh điều hướng — giúp bạn biết chính xác cấu trúc website của mình.

Dịch vụ chăm sóc website khác gì dịch vụ quản trị website?

Chăm sóc website tập trung vào nội dung theo tài liệu bạn gửi và kiểm tra cơ bản. Quản trị website thuê hẳn vai trò vận hành kỹ thuật hằng ngày (update, backup, bảo mật, sửa lỗi) theo gói giá tham khảo riêng.

Nếu tôi dừng hợp đồng giữa đường, tôi nhận lại gì?

Bạn nhận lại tài khoản quản trị (vốn vẫn đứng tên bạn), toàn bộ tài liệu hướng dẫn, danh mục chức năng và lịch sử cập nhật nội dung đã làm — không mất dữ liệu đã có.

Website của tôi đang không có ai phụ trách, nên bắt đầu từ đâu?

Nên bắt đầu từ bước rà soát hệ thống để biết hiện trạng thực tế, sau đó xác định website của bạn thuộc nhóm nào trong ba nhóm nhu cầu ở trên. Từ đó mới chốt được lịch việc và phạm vi phù hợp, tránh thuê một gói quá rộng hoặc quá hẹp so với nhu cầu thật.