Dịch vụ quản trị website

Dịch vụ quản trị website là thuê ngoài vai trò vận hành hằng ngày cho website, thay vì
tuyển thêm một nhân sự riêng cho việc này. Bạn tập trung vào kinh doanh, VIDCO lo phần cập nhật nội dung và
kỹ thuật theo gói đã thống nhất.

Quản trị website là thuê ai, làm việc gì mỗi ngày?

Người quản trị website vận hành những việc lặp lại mỗi ngày hoặc mỗi tuần: đăng nội dung mới, đăng sản
phẩm, cập nhật thông tin đơn hàng cần hiển thị trên web, duyệt và trả lời bình luận, phối hợp với bên
marketing khi có chiến dịch mới cần đổi banner hay trang đích. Đây là công việc vận hành liên tục, khác với
việc “sửa khi có sự cố” một lần. Xem thêm định nghĩa chi tiết tại quản trị website là gì.

Khác với một kỹ thuật viên chỉ được gọi khi có lỗi, người quản trị website theo sát website mỗi ngày:
biết hôm nay có bài nào cần lên, sản phẩm nào vừa hết hàng cần ẩn tạm, bình luận nào cần trả lời trước khi
khách hàng chờ quá lâu. Vai trò này phù hợp với doanh nghiệp có website thay đổi thường xuyên nhưng chưa đủ
khối lượng việc để tuyển hẳn một vị trí nội bộ làm toàn thời gian riêng cho việc này.

Về bản chất, đây là một vai trò vận hành được thuê theo hợp đồng dài hạn, không phải một lần sửa lỗi rồi
kết thúc. Người đảm nhận vai trò này cần nắm được cấu trúc website, biết nội dung nào do bạn tự duyệt trước
khi đăng và nội dung nào có thể đăng ngay theo lịch đã thống nhất, để không làm chậm tiến độ cũng không
đăng sai thông tin quan trọng như giá bán hay chính sách khuyến mãi.

Thuê ngoài quản trị website hay tuyển nhân viên?

Đây là quyết định phụ thuộc quy mô và tần suất thay đổi nội dung của bạn. Bảng dưới so sánh hai hướng đi
theo tiêu chí thực tế, không có con số lương cụ thể vì mỗi doanh nghiệp khác nhau:

Tiêu chí	Thuê ngoài (VIDCO)	Tuyển nhân viên riêng
Thời gian có người làm	Bắt đầu theo gói đã chọn, không cần thời gian tuyển dụng	Cần thời gian tuyển, đào tạo trước khi làm việc độc lập
Khi người phụ trách vắng mặt	Có người thay thế trong cùng đội, công việc không gián đoạn	Phải chờ người đó quay lại hoặc tuyển gấp người khác
Phạm vi công việc	Thống nhất rõ trong hợp đồng, dễ điều chỉnh theo gói	Theo mô tả công việc nội bộ, thường rộng hơn phạm vi website
Phù hợp quy mô	Website vừa và nhỏ, chưa cần một vị trí toàn thời gian	Doanh nghiệp có khối lượng việc đủ lớn cho một vị trí riêng

Nếu bạn còn phân vân giữa hai hướng, xem thêm phân tích tại thuê quản trị website hay tuyển nhân viên
và mô tả công việc mẫu tại nhân viên quản trị website. Trên thực tế, nhiều doanh
nghiệp chọn cách kết hợp: thuê ngoài trong giai đoạn website còn ít thay đổi, rồi chuyển sang tuyển nhân sự
riêng khi khối lượng việc tăng đủ lớn để một vị trí toàn thời gian làm có ý nghĩa về chi phí. Quyết định này
nên được xem lại định kỳ thay vì cố định một lần rồi không điều chỉnh.

Công việc kỹ thuật đi kèm

Ngoài phần vận hành nội dung, quản trị website còn gồm phần kỹ thuật chạy nền để website luôn ổn định:

• Cập nhật WordPress và plugin: giữ phiên bản mới, vá các lỗ hổng bảo mật đã công bố —
  theo khuyến nghị của tài liệu Hardening WordPress chính thức. Plugin và theme không còn dùng sẽ được gỡ bỏ
  để giảm bề mặt có thể bị khai thác.
• Sao lưu định kỳ: lưu bản backup file và cơ sở dữ liệu theo lịch thống nhất, có thể dùng
  để khôi phục khi cần. Bản backup được lưu ở nơi tách biệt với server đang chạy website, tránh trường hợp
  server gặp sự cố kéo luôn bản backup theo.
• Bảo mật: tường lửa, quét mã độc, chặn các lượt dò mật khẩu bất thường, duy trì chứng
  chỉ SSL. Nếu phát hiện dấu hiệu bị hack, quy trình xử lý tham khảo thêm tại website bị hack.
• Tối ưu tốc độ: dùng cache, nén ảnh, dọn dữ liệu cơ sở dữ liệu không cần thiết theo lịch
  định kỳ. Việc này giúp trang tải nhanh hơn khi lượng nội dung và sản phẩm tăng dần theo thời gian.
• Sửa lỗi: xử lý liên kết hỏng, lỗi hiển thị — thời gian xử lý theo mức độ sự cố, được
  thống nhất cụ thể trong hợp đồng chứ không áp một mức chung cho mọi lỗi. Lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến việc
  bán hàng (nút đặt hàng, form thanh toán) được ưu tiên trước lỗi hiển thị nhỏ không ảnh hưởng vận hành.
• Cập nhật nội dung: thêm, sửa bài viết, hình ảnh, sản phẩm theo yêu cầu trong phạm vi
  gói đã chọn.
• Theo dõi hoạt động website: báo cho bạn khi phát hiện website gặp sự cố, kèm hướng xử
  lý. Nếu cần tạm đóng website để bảo trì, trang nên trả đúng mã trạng thái tạm ngưng theo khuyến nghị của
  Google Search Central, tránh làm ảnh hưởng đến việc website được tìm thấy trên Google sau khi mở lại.

Các việc trên được làm theo lịch định kỳ chứ không chỉ chờ khi có sự cố mới xử lý — đây là điểm khác biệt
giữa “quản trị” và “sửa chữa khi hỏng”. Nếu website của bạn đang cần cả phần kiểm tra bảo mật sâu hơn hoặc
cách tự cập nhật plugin an toàn, VIDCO có hướng dẫn riêng ở các bài kỹ thuật khác trong cùng chủ đề chăm sóc
website, ví dụ về bảo mật WordPress nói chung tại bảo mật website WordPress.

Quản trị website khác gì dịch vụ chăm sóc website?

Dịch vụ chăm sóc website tập trung vào cập nhật nội dung theo tài liệu bạn gửi và
kiểm tra cơ bản định kỳ. Dịch vụ quản trị website đi xa hơn: thuê hẳn vai trò vận hành hằng ngày cộng phần
kỹ thuật (update, backup, bảo mật, sửa lỗi) theo gói giá cố định mỗi tháng, phù hợp khi bạn muốn giao hẳn cả
hai mảng cho một đội thay vì tách riêng.

Bảng giá quản trị website

Dưới đây là bảng giá tham khảo đang áp dụng, báo giá chính xác tùy theo phạm vi thực tế của website:

Gói	Bao gồm	Giá/tháng
Cơ bản	Cập nhật WordPress/plugin, backup, bảo mật, sửa lỗi	Từ 500.000đ
Nâng cao	Cơ bản + tối ưu tốc độ + cập nhật nội dung theo số lần đã thống nhất mỗi tháng	Từ 1.000.000đ
Trọn gói	Nâng cao + theo dõi kỹ thuật SEO hằng tháng + báo cáo vận hành	Từ 2.000.000đ

Giá trên là mức tham khảo; báo giá cụ thể được chốt theo phạm vi website của bạn khi nhận yêu cầu.

Vận hành website bán hàng hằng ngày

Với website bán hàng, phần quản trị còn gồm việc theo sản phẩm, tồn kho hiển thị và đơn hàng cần cập
nhật lên trang mỗi ngày — tần suất dày hơn website giới thiệu thông thường. Người quản trị cần biết sản
phẩm nào vừa hết hàng để tạm ẩn, chương trình khuyến mãi nào cần lên đúng ngày, và đơn hàng nào bị kẹt ở
bước thanh toán cần báo kỹ thuật kiểm tra ngay. Xem chi tiết việc hằng ngày của website bán hàng tại
vận hành website bán hàng.

Quy trình bắt đầu quản trị website

Khi bắt đầu, VIDCO cũng rà soát hệ thống trước như quy trình của dịch vụ chăm sóc website, sau đó thống
nhất thêm phần vận hành hằng ngày:

1. Rà soát và nhận bàn giao quyền quản trị: kiểm tra hiện trạng website, nhận quyền truy
   cập quản trị (vẫn đứng tên bạn) để bắt đầu làm việc.
2. Thống nhất phạm vi vận hành hằng ngày: chốt rõ việc nào người quản trị tự quyết được
   (ví dụ đăng bài theo lịch đã duyệt trước) và việc nào cần hỏi lại bạn trước khi làm.
3. Backup trước khi vận hành: sao lưu toàn bộ hệ thống trước khi bắt đầu các thay đổi kỹ
   thuật đầu tiên, theo đúng nguyên tắc an toàn khi can thiệp vào một website đang hoạt động.
4. Vận hành theo gói đã chọn: bắt đầu công việc hằng ngày, kèm báo cáo định kỳ để bạn theo
   dõi tiến độ mà không cần hỏi lại từng việc nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

Quản trị website khác chăm sóc website ở điểm nào?

Chăm sóc website chủ yếu cập nhật nội dung theo tài liệu bạn gửi. Quản trị website thuê hẳn vai trò vận hành hằng ngày cộng phần kỹ thuật theo gói giá cố định mỗi tháng.

Gói nào phù hợp với website mới bắt đầu bán hàng?

Tùy số lượng sản phẩm và tần suất cập nhật. Gói Cơ bản phù hợp khi bạn chỉ cần phần kỹ thuật nền; gói Nâng cao hoặc Trọn gói phù hợp khi cần thêm cập nhật nội dung và theo dõi kỹ thuật thường xuyên hơn.

Nếu tôi đã có người quản trị nội bộ thì có cần thuê thêm không?

Không cần, nếu người đó đủ thời gian và kỹ năng xử lý cả phần nội dung và kỹ thuật. Dịch vụ này phù hợp khi bạn chưa có người chuyên trách hoặc cần thêm người hỗ trợ phần kỹ thuật.

Thời gian xử lý khi website gặp lỗi được tính thế nào?

Thời gian xử lý theo mức độ sự cố, được hai bên thống nhất cụ thể trong hợp đồng — không áp một mức chung cho mọi loại lỗi vì mức độ phức tạp khác nhau.

Tôi có thể đổi gói giữa chừng khi nhu cầu thay đổi không?

Có. Vì công việc hằng ngày của website thường thay đổi theo giai đoạn kinh doanh, bạn có thể trao đổi để chuyển giữa các mức Cơ bản, Nâng cao, Trọn gói khi khối lượng nội dung hoặc yêu cầu kỹ thuật tăng hay giảm so với lúc bắt đầu.