Website bắt đầu cần cập nhật mỗi ngày: sản phẩm mới, đơn hàng, bình luận của khách. Bạn đứng giữa hai lựa chọn: tuyển một nhân viên quản trị website, hoặc thuê dịch vụ quản trị website thuê ngoài. Cả hai đều giải quyết cùng một vấn đề — website cần người vận hành thường xuyên — nhưng đánh đổi khác nhau về kiểm soát, chi phí cơ hội và rủi ro.
Nói cách khác, câu hỏi thuê quản trị website hay tuyển nhân viên không có đáp án chung cho mọi công ty. Nếu bạn chưa rõ khái niệm quản trị website nói chung, xem lại bài quản trị website là gì trước khi so sánh hai lựa chọn dưới đây theo tiêu chí định tính — không đưa số lương hay giá dịch vụ, vì mỗi trường hợp khác nhau.
Hai lựa chọn: tuyển nhân viên hay thuê ngoài
Tuyển nhân viên quản trị website: một người làm việc trực tiếp cho công ty, xem chi tiết công việc và mẫu JD ở bài nhân viên quản trị website. Thuê ngoài: giao việc vận hành và/hoặc kỹ thuật cho một đơn vị bên ngoài theo phạm vi thống nhất trong hợp đồng, ví dụ dịch vụ quản trị website.
Bảng so sánh tuyển nhân viên và thuê ngoài
| Tiêu chí | Tuyển nhân viên nội bộ | Thuê ngoài |
|---|---|---|
| Mức độ kiểm soát trực tiếp | Cao — nhân viên làm việc tại công ty, giao việc trực tiếp mỗi ngày | Trung bình — làm theo phạm vi và quy trình đã thống nhất trong hợp đồng |
| Thời gian làm quen | Cần đào tạo từ đầu, mất thời gian hiểu sản phẩm và quy trình công ty | Đơn vị thuê ngoài thường đã có quy trình sẵn, vào việc nhanh hơn với công việc vận hành cơ bản |
| Rủi ro gián đoạn khi nghỉ việc | Có — cần tuyển lại và đào tạo lại từ đầu | Thấp hơn — đơn vị thuê ngoài có người thay thế trong đội, ít gián đoạn hơn |
| Phạm vi công việc | Linh hoạt, công ty có thể giao thêm việc ngoài mô tả ban đầu | Theo đúng phạm vi đã thống nhất trong hợp đồng, việc ngoài phạm vi cần trao đổi thêm |
| Phù hợp nhất với | Website hoạt động liên tục, nhiều việc vận hành mỗi ngày, cần người có mặt thường xuyên | Website chưa đủ việc để tuyển một người làm toàn thời gian, hoặc cần cả phần kỹ thuật chuyên sâu |
Khi nào nên tuyển nhân viên nội bộ
- Website có khối lượng việc vận hành đủ lớn mỗi ngày: nhiều đơn hàng, nhiều bình luận, nội dung cần đăng thường xuyên.
- Công ty muốn người này gắn bó lâu dài, hiểu sâu sản phẩm và cách làm việc nội bộ.
- Công ty có người hướng dẫn, quy trình rõ để đào tạo nhân viên mới trong những tuần đầu.
Khi nào nên thuê ngoài
- Website chưa đủ việc để tuyển một người làm toàn thời gian, chỉ cần vận hành ở mức vừa phải.
- Công ty cần cả phần kỹ thuật (cập nhật WordPress/plugin, sao lưu, bảo mật, tối ưu tốc độ) nhưng không có ai trong công ty rành kỹ thuật này — xem phạm vi cụ thể ở dịch vụ quản trị website.
- Công ty muốn tách riêng phần kiểm tra định kỳ và vận hành, kết hợp thêm dịch vụ chăm sóc website cho phần kiểm tra theo lịch.
Mô hình kết hợp: vừa có nhân viên vừa thuê ngoài phần kỹ thuật
Ví dụ giả định: một shop bán hàng online có một nhân viên quản trị website lo phần nội dung, sản phẩm, đơn hàng hằng ngày — xem công việc cụ thể ở bài vận hành website bán hàng. Đồng thời, công ty thuê ngoài phần kỹ thuật như cập nhật WordPress/plugin, sao lưu, bảo mật qua dịch vụ quản trị website. Mỗi bên lo đúng phần mình mạnh: nhân viên nội bộ hiểu sản phẩm và khách hàng, đơn vị thuê ngoài lo phần kỹ thuật cần chuyên môn riêng.
Mô hình kết hợp phù hợp nhất khi hai phần việc tách bạch rõ ràng: một bên là nội dung và kinh doanh hằng ngày, cần hiểu sản phẩm thật sâu; một bên là kỹ thuật, cần đúng chuyên môn và theo dõi đều đặn dù không phải việc diễn ra mỗi giờ. Ghép chung hai phần này vào một người thường khiến người đó giỏi một nửa và yếu nửa còn lại.
Quy trình chuyển đổi nếu đang đổi lựa chọn
- Rà soát toàn bộ việc đang làm: ai đang làm gì, tần suất ra sao.
- Liệt kê rõ đầu việc cần bàn giao cho người hoặc đơn vị mới.
- Thống nhất phạm vi mới bằng văn bản: JD nếu tuyển nhân viên, hoặc hợp đồng nếu thuê ngoài.
- Bàn giao tài khoản và tài liệu cần thiết: quyền quản trị, thông tin sản phẩm, mẫu nội dung đang dùng.
- Theo dõi sát giai đoạn đầu chuyển đổi, điều chỉnh phạm vi nếu phát sinh việc ngoài dự tính.
Dấu hiệu nên xem lại lựa chọn hiện tại
Không cần chờ đến khi có sự cố mới xem lại mô hình đang dùng. Vài dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cân nhắc đổi hướng:
- Nhân viên quản trị nội bộ đang phải xử lý cả phần kỹ thuật ngoài chuyên môn, như sao lưu hoặc bảo mật, dẫn tới chậm cập nhật nội dung vì ôm quá nhiều việc khác nhau.
- Đơn vị thuê ngoài liên tục báo việc “ngoài phạm vi hợp đồng” cho những đầu việc lẽ ra nên có người nội bộ nắm sát hơn, ví dụ phối hợp sát sao với kinh doanh mỗi ngày.
- Website tăng quy mô rõ rệt, ví dụ chuyển từ giới thiệu sang bán hàng, khiến khối lượng việc vận hành vượt xa mức ban đầu đã thống nhất.
- Nhân viên nội bộ nghỉ việc nhiều lần liên tiếp ở cùng vị trí, cho thấy mô tả công việc hoặc khối lượng giao có thể chưa hợp lý.
Khi gặp một trong các dấu hiệu trên, nên rà soát lại theo quy trình chuyển đổi ở trên, thay vì chờ đến khi website gặp sự cố mới xử lý.
Đang cân nhắc giữa tuyển nhân viên và thuê ngoài quản trị website?
Gửi mô tả quy mô website, khối lượng việc hiện tại và phần nào bạn muốn giữ kiểm soát trực tiếp, VIDCO đề xuất hướng phù hợp thay vì áp một công thức chung.
Sai lầm hay gặp khi chọn giữa thuê ngoài và tuyển nhân viên
- Tuyển nhân viên trước khi xác định rõ khối lượng việc: dễ tuyển người rồi không có đủ việc để giao, hoặc ngược lại quá tải một người.
- Thuê ngoài nhưng không thống nhất rõ phạm vi: dễ phát sinh việc “ngoài hợp đồng” mà hai bên hiểu khác nhau.
- Giữ nguyên mô hình cũ dù website đã thay đổi quy mô: ví dụ website từ giới thiệu chuyển sang bán hàng nhưng vẫn chỉ có gói kiểm tra định kỳ, không đủ đáp ứng nhịp vận hành mới.
- Không có kế hoạch chuyển đổi khi đổi từ tuyển sang thuê ngoài hoặc ngược lại: dễ mất dữ liệu, tài khoản hoặc tài liệu quan trọng trong lúc chuyển giao.
Nguồn tham khảo
Thông tin trong bài được đối chiếu với các nguồn chính thức dưới đây tại thời điểm biên soạn; văn bản và chính sách có thể thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Thuê ngoài có rẻ hơn tuyển nhân viên không?
Không có câu trả lời chung, vì chi phí phụ thuộc khối lượng việc, phạm vi công việc và mặt bằng của từng công ty. Nên so sánh dựa trên khối lượng việc thật, không dựa trên cảm giác bên nào tiết kiệm hơn.
Có thể vừa tuyển nhân viên vừa thuê ngoài không?
Có, đây là mô hình khá phổ biến: nhân viên nội bộ lo nội dung và vận hành kinh doanh, đơn vị thuê ngoài lo phần kỹ thuật chuyên sâu như cập nhật, sao lưu, bảo mật.
Website nhỏ, mới mở có cần quyết định ngay không?
Không cần vội. Có thể bắt đầu với gói chăm sóc theo lịch định kỳ, rồi chuyển sang tuyển nhân viên hoặc thuê ngoài quản trị khi khối lượng việc tăng lên rõ ràng.
Làm sao biết nên tuyển hay thuê ngoài trước khi quyết định?
Rà soát khối lượng việc vận hành thực tế trong một khoảng thời gian gần đây — số lần cần cập nhật, số đơn hàng, số bình luận — rồi đối chiếu với bảng so sánh ở trên để chọn hướng phù hợp.
Chuyển từ thuê ngoài sang tuyển nhân viên có khó không?
Không quá khó nếu đã làm theo đúng quy trình chuyển đổi ở trên: rà soát việc đang làm, bàn giao đầy đủ tài khoản và tài liệu, rồi để nhân viên mới làm quen trong một giai đoạn đầu có người hỗ trợ sát sao.
