Bạn vừa quyết định cần một người quản trị website riêng, mở tin tuyển dụng, rồi nhận được câu hỏi của ứng viên: “Vị trí này cụ thể làm gì mỗi ngày?” — và nhận ra JD cũ đang viết quá chung, kiểu “quản lý website, hỗ trợ marketing”, không ai hình dung được việc thật.
Bài này mô tả cụ thể công việc, kỹ năng cần có, kèm một mẫu JD (bản mô tả công việc) copy được cho vị trí nhân viên quản trị website — không ghi mức lương cụ thể vì mỗi công ty có mặt bằng khác nhau, bạn điền theo thực tế của mình.
Nhân viên quản trị website làm những việc gì
Tuỳ quy mô công ty, một nhân viên quản trị website thường đảm nhiệm:
- Hằng ngày: đăng/cập nhật nội dung, xử lý đơn hàng và câu hỏi qua form liên hệ, duyệt bình luận và đánh giá.
- Hằng tuần: cập nhật thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ theo yêu cầu kinh doanh, kiểm tra lỗi hiển thị hoặc liên kết hỏng, phối hợp marketing khi có chiến dịch mới.
- Hằng tháng hoặc theo lịch: tổng hợp báo cáo hoạt động website cho quản lý, rà soát lại nội dung cũ cần cập nhật.
Nếu công ty bạn có cả phần kỹ thuật (cập nhật WordPress/plugin, sao lưu, bảo mật), nên xác định rõ người này có đảm nhiệm luôn hay không — xem phân biệt chi tiết ở bài quản trị website là gì. Nhiều công ty tách phần kỹ thuật ra riêng để tránh giao quá nhiều việc không đúng chuyên môn cho một người.
Kỹ năng cần có ở vị trí này
| Nhóm kỹ năng | Cụ thể |
|---|---|
| Kỹ thuật web cơ bản | Biết dùng WordPress (hoặc nền tảng website đang chạy): đăng bài, chèn ảnh, cập nhật trang, không cần biết viết code |
| Content | Viết hoặc biên tập nội dung ngắn, sửa lỗi chính tả, trình bày đúng định dạng thương hiệu |
| SEO cơ bản | Biết đặt tiêu đề, mô tả, chèn từ khóa tự nhiên vào bài viết, không cần chuyên sâu kỹ thuật SEO |
| Chăm sóc khách hàng | Trả lời bình luận, câu hỏi qua form đúng tông giọng thương hiệu, biết khi nào cần chuyển cho bộ phận khác |
| Phối hợp làm việc | Làm việc được với marketing, kinh doanh, và báo đúng người khi gặp lỗi kỹ thuật ngoài khả năng xử lý |
Mẫu JD (bản mô tả công việc) copy được
Bạn có thể copy mẫu dưới đây, chỉnh lại theo tên công ty và yêu cầu cụ thể:
Vị trí: Nhân viên quản trị website
Mô tả công việc
- Đăng và cập nhật nội dung trên website theo kế hoạch được giao.
- Cập nhật thông tin sản phẩm/dịch vụ, giá hiển thị theo yêu cầu kinh doanh.
- Xử lý đơn hàng, câu hỏi của khách qua form liên hệ và bình luận.
- Phối hợp với bộ phận marketing khi có chiến dịch, cập nhật banner/trang đích liên quan.
- Theo dõi lỗi hiển thị, liên kết hỏng, báo bộ phận kỹ thuật hoặc đơn vị quản trị kỹ thuật xử lý.
- Tổng hợp báo cáo hoạt động website định kỳ cho quản lý.
Yêu cầu
- Biết sử dụng WordPress hoặc nền tảng website tương tự ở mức cơ bản.
- Viết tiếng Việt rõ ràng, không sai lỗi chính tả cơ bản.
- Cẩn thận, chủ động theo dõi và báo lỗi kịp thời.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản trị nội dung website hoặc mạng xã hội.
Quyền lợi: theo chính sách công ty (bảo hiểm, nghỉ phép, đào tạo…).
Mức lương: thoả thuận theo kinh nghiệm, trao đổi cụ thể khi phỏng vấn.
Lịch làm việc mẫu theo tuần
| Thời điểm | Việc chính |
|---|---|
| Đầu ngày | Kiểm tra đơn hàng mới, câu hỏi và bình luận chưa xử lý từ hôm trước |
| Trong ngày | Đăng nội dung theo kế hoạch, cập nhật sản phẩm nếu có thay đổi |
| Cuối ngày | Rà lại lỗi hiển thị phát sinh trong ngày, ghi chú việc cần theo dõi tiếp |
| Cuối tuần | Tổng hợp nhanh việc đã làm, việc còn tồn, báo quản lý nếu có vấn đề ngoài khả năng xử lý |
Quy trình onboard nhân viên quản trị website trong tuần đầu
Một quy trình onboard rõ ràng giúp nhân viên mới làm được việc nhanh hơn, giảm rủi ro đăng sai nội dung hoặc bỏ sót đơn hàng trong những ngày đầu:
- Bàn giao tài khoản đăng nhập đúng vai trò cần thiết — thường chỉ cần vai trò Editor để đăng và sửa nội dung, không nhất thiết cần quyền Administrator.
- Giới thiệu cấu trúc website: menu, danh mục sản phẩm, vị trí các trang quan trọng.
- Hướng dẫn quy trình xử lý đơn hàng và câu hỏi của khách, kèm mẫu câu trả lời thường dùng.
- Cho xem lại nội dung đã đăng gần đây để hiểu tông giọng thương hiệu trước khi tự viết bài mới.
- Thống nhất ai là người nhận báo cáo khi gặp lỗi kỹ thuật ngoài khả năng xử lý của nhân viên.
- Theo sát và góp ý trực tiếp trong những ngày đầu, trước khi để nhân viên làm việc độc lập hoàn toàn.
Quy trình này nên viết thành một tài liệu ngắn, dùng lại được cho người kế tiếp nếu nhân viên nghỉ việc, tránh phải xây lại từ đầu mỗi lần tuyển người mới.
Khi nào nên tuyển vị trí này thay vì thuê ngoài
Tuyển hẳn một nhân viên phù hợp khi website đã có khối lượng việc vận hành đủ lớn mỗi ngày, ví dụ website bán hàng có nhiều đơn hàng và bình luận cần xử lý liên tục — xem thêm cách vận hành cụ thể ở bài vận hành website bán hàng. Nếu website của bạn chỉ cần kiểm tra và cập nhật theo lịch định kỳ, không phát sinh việc mỗi ngày, dịch vụ chăm sóc website theo lịch tuần/tháng/quý có thể đủ, chưa cần tuyển hẳn một vị trí riêng. Xem bảng so sánh đầy đủ giữa tuyển nhân viên và thuê ngoài ở bài thuê quản trị website hay tuyển nhân viên.
Chưa chắc nên tuyển người hay thuê dịch vụ quản trị website?
Gửi mô tả quy mô website và khối lượng việc hiện tại, VIDCO đề xuất hướng phù hợp và có thể hỗ trợ phần kỹ thuật nếu bạn chỉ cần tuyển người lo nội dung.
Sai lầm hay gặp khi tuyển nhân viên quản trị website
- JD viết quá mơ hồ: chỉ ghi “quản lý website” mà không liệt kê đầu việc cụ thể, khiến ứng viên không hình dung được công việc thật, dễ tuyển sai người.
- Giao luôn phần kỹ thuật nặng cho người không có nền tảng kỹ thuật: cập nhật WordPress/plugin, sao lưu, bảo mật cần kỹ năng riêng; nếu nhân viên chỉ mạnh content, nên tách phần này qua dịch vụ quản trị website.
- Không có ai hướng dẫn trong tuần đầu: nhân viên mới không biết quy trình, dễ đăng sai nội dung hoặc bỏ sót việc.
- Không có lịch làm việc rõ ràng: việc dồn lại cuối tuần hoặc cuối tháng, website bị chậm cập nhật so với nhịp hoạt động thật.
Nguồn tham khảo
Thông tin trong bài được đối chiếu với các nguồn chính thức dưới đây tại thời điểm biên soạn; văn bản và chính sách có thể thay đổi.
- Các vai trò và khả năng trong WordPress (Roles and Capabilities)
- Người dùng và Roles – Developer Reference
- Quản lý tài khoản người dùng trong WordPress
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên quản trị website cần biết code không?
Không cần. Công việc chính là đăng/cập nhật nội dung, xử lý đơn hàng, bình luận và phối hợp marketing. Phần kỹ thuật sâu hơn như sửa lỗi hệ thống thường do bộ phận kỹ thuật hoặc dịch vụ quản trị kỹ thuật riêng xử lý.
Có nên ghi mức lương cụ thể trong JD không?
Tuỳ công ty. Nhiều công ty ghi “thoả thuận theo kinh nghiệm” để linh hoạt trao đổi khi phỏng vấn, vì mức phù hợp phụ thuộc khối lượng việc và kỹ năng thực tế của ứng viên.
Một nhân viên quản trị website có thể kiêm luôn marketing không?
Có thể ở quy mô nhỏ, nhưng cần làm rõ ưu tiên: nếu website có nhiều đơn hàng và bình luận mỗi ngày, việc quản trị đã chiếm nhiều thời gian, kiêm thêm marketing dễ khiến cả hai việc đều làm không tới.
Vị trí này khác gì nhân viên content?
Nhân viên content thường chỉ lo viết và biên tập nội dung. Nhân viên quản trị website có phạm vi rộng hơn: ngoài nội dung còn xử lý đơn hàng, bình luận, theo dõi lỗi hiển thị và phối hợp nhiều bộ phận.
Nên tuyển nhân viên mới hay đào tạo người đang làm trong công ty?
Cả hai đều khả thi. Đào tạo người đang làm thường nhanh hơn vì họ đã hiểu sản phẩm và quy trình nội bộ, chỉ cần bổ sung kỹ năng kỹ thuật web cơ bản. Tuyển mới phù hợp hơn khi công ty cần người làm toàn thời gian cho riêng việc này ngay từ đầu.
