Alt text (văn bản thay thế) là đoạn mô tả gắn kèm một đối tượng, giúp trình đọc màn hình đọc được nội dung cho người khiếm thị. Trong Excel, bạn có thể gắn alt text cho bảng, biểu đồ, hình ảnh, hình khối và SmartArt. Đây là yêu cầu bắt buộc với tài liệu nộp cho cơ quan nhà nước ở nhiều nước và với báo cáo nội bộ của các tổ chức lớn.
Các bước thêm alt text
- Nhấp chuột phải vào đối tượng cần thêm mô tả — bảng, biểu đồ hoặc hình ảnh.
- Chọn mục xem văn bản thay thế (tên hiển thị có thể là Alt Text hoặc Văn bản Thay thế tuỳ ngôn ngữ giao diện).
- Ô nhập sẽ hiện ở cạnh phải cửa sổ. Gõ mô tả vào ô đó.
- Nếu đối tượng chỉ mang tính trang trí, đánh dấu vào tuỳ chọn tương ứng để trình đọc màn hình bỏ qua.
- Lưu tệp. Alt text được lưu kèm trong tệp, không mất khi gửi đi.
Với bảng được định dạng là Table thật (không phải vùng ô thường), nên đặt thêm tên bảng có ý nghĩa thay vì để mặc định — đây là thứ trình đọc màn hình đọc đầu tiên.
Kiểm tra toàn bộ tệp cùng lúc
Excel có công cụ kiểm tra hỗ trợ tiếp cận tích hợp sẵn, quét cả tệp và liệt kê mọi đối tượng còn thiếu alt text. Đây là cách nhanh hơn nhiều so với rà từng trang tính. Công cụ nằm trong nhóm chức năng kiểm tra tài liệu.
Viết alt text cho dữ liệu — khó hơn cho ảnh
| Loại đối tượng | Nên viết gì | Ví dụ |
|---|---|---|
| Bảng dữ liệu | Bảng chứa gì, các cột là gì, phạm vi thời gian | “Bảng doanh thu theo quý năm 2026, chia theo 5 nhóm sản phẩm” |
| Biểu đồ đường | Xu hướng chính, không phải mọi con số | “Biểu đồ đường: doanh thu tăng đều từ quý 1 đến quý 4, tăng mạnh nhất ở quý 3” |
| Biểu đồ tròn | Thành phần lớn nhất và tỷ trọng | “Biểu đồ tròn cơ cấu chi phí: nhân sự chiếm phần lớn nhất, kế đến là mặt bằng” |
| Ảnh minh hoạ | Nội dung ảnh liên quan tới bối cảnh | “Ảnh chụp giao diện báo cáo bán hàng” |
| Đường kẻ trang trí | Đánh dấu là trang trí, không cần mô tả | — |
Nguyên tắc quan trọng nhất: alt text phải truyền đạt ý nghĩa, không đọc lại dữ liệu. Một biểu đồ có 40 điểm dữ liệu mà alt text liệt kê cả 40 con số thì vô dụng với người nghe. Hãy nói xu hướng.
Bốn lỗi thường gặp
| Lỗi | Vì sao sai |
|---|---|
| Để nguyên tên mặc định như “Chart 1” | Không mang thông tin gì |
| Chép lại tiêu đề biểu đồ vào alt text | Trình đọc màn hình đã đọc tiêu đề rồi, bị lặp |
| Viết quá dài, kể hết số liệu | Người nghe không theo kịp và mất ý chính |
| Bỏ qua các hình khối trang trí | Trình đọc màn hình đọc cả chúng, gây nhiễu — hãy đánh dấu là trang trí |
Liên hệ với nội dung trên website
Nguyên tắc viết alt text giống hệt nhau giữa Excel và website: mô tả ý nghĩa, không mô tả hình thức. Trên website còn có thêm một lợi ích nữa — alt text là một trong số ít cách để công cụ tìm kiếm và trợ lý AI hiểu được nội dung hình ảnh, vì chúng không “nhìn” ảnh như con người. Một biểu đồ có số liệu độc quyền chỉ phát huy giá trị khi bạn mô tả bằng chữ những gì nó thể hiện. Xem thêm kích thước ảnh chuẩn.
Đọc thêm
- Rich result là gì — kết quả nhiều định dạng
- Schema là gì — dữ liệu có cấu trúc
- Thiết kế website chuẩn SEO — nền tảng đúng từ đầu
- Dịch vụ SEO tổng thể — triển khai trọn gói
Câu hỏi thường gặp
Alt text trong Excel có bắt buộc không?
Không bắt buộc về mặt kỹ thuật, nhưng là yêu cầu trong nhiều tiêu chuẩn hỗ trợ tiếp cận và trong quy định nội bộ của các tổ chức lớn.
Có thể thêm alt text hàng loạt không?
Excel không có chức năng thêm hàng loạt sẵn có, nhưng công cụ kiểm tra hỗ trợ tiếp cận liệt kê mọi đối tượng còn thiếu để bạn xử lý lần lượt nhanh hơn.
Alt text nên dài bao nhiêu?
Thường một đến hai câu. Đủ để hiểu đối tượng thể hiện điều gì mà không bắt người nghe phải theo dõi một chuỗi số dài.
Hình trang trí có cần alt text không?
Không. Hãy đánh dấu chúng là trang trí để trình đọc màn hình bỏ qua — nếu không, người dùng phải nghe mô tả những thứ không mang thông tin.
Website của bạn có bao nhiêu ảnh thiếu văn bản thay thế?
Vidco Group rà toàn bộ và chỉ rõ ảnh nào đang khiến bạn mất điểm hỗ trợ tiếp cận lẫn SEO — miễn phí.
