Dịch vụ marketing thuê ngoài: một đội bên ngoài vận hành như phòng marketing của bạn

Dịch vụ marketing thuê ngoài của VIDCO GROUP dành cho doanh nghiệp chưa có phòng marketing, hoặc có một hai người nhưng thiếu kỹ năng ở vài mảng như SEO, quảng cáo, thiết kế, đo lường. Thay vì tuyển đủ từng vị trí, bạn giao cho một đội bên ngoài đảm nhận vai trò đó: lên kế hoạch, triển khai, báo cáo, và làm việc với ban giám đốc như một bộ phận trong công ty.

Trang này nói về cách vận hành: ai làm gì, họp thế nào, tài khoản đứng tên ai, và khi nào nên hay không nên thuê. Nếu bạn chỉ cần một gói chiến dịch digital trọn gói trong một khoảng thời gian, xem trang digital marketing. Còn nếu bạn cần một đội thay hoặc bổ sung cho phòng marketing, đọc tiếp.

Thuê ngoài phòng marketing khác gì thuê agency làm từng việc

Thuê agency theo đầu việc nghĩa là bạn tự làm người điều phối: bên này chạy quảng cáo, bên kia viết bài, một freelancer làm thiết kế. Mỗi bên báo cáo theo cách riêng, không ai chịu trách nhiệm con số chung. Người ngồi ghép các mảnh lại thường là chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng kinh doanh, vốn đã quá nhiều việc.

Thuê ngoài marketing theo mô hình phòng ban thì khác ở ba điểm:

• Có một đầu mối chịu trách nhiệm chung. Bạn làm việc với một người, người đó điều phối các mảng phía sau.
• Kế hoạch đi trước, đầu việc đi sau. Mỗi tháng bắt đầu bằng mục tiêu kinh doanh, rồi mới chia ra kênh nào làm gì.
• Một bộ số liệu chung. SEO, quảng cáo, nội dung cùng đo trên một hệ thống, nên biết được kênh nào đang mang khách về.

Nhiều người gọi dịch vụ này là outsource marketing hoặc thuê marketing thuê ngoài. Tên gọi không quan trọng bằng câu hỏi: đội đó có chịu trách nhiệm cho kết quả chung hay chỉ giao đủ số đầu việc.

Phạm vi công việc

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đủ mọi hạng mục. Bảng dưới là phạm vi thường gặp, khi làm việc thật sẽ chọn những dòng phù hợp với giai đoạn của bạn.

Hạng mục	Nội dung	Bàn giao
Kế hoạch marketing	Mục tiêu theo quý, chân dung khách hàng, chọn kênh, phân bổ ngân sách giữa các kênh	File kế hoạch quý, cập nhật mỗi tháng
SEO website	Kỹ thuật, nội dung, liên kết nội bộ, theo dõi thứ hạng và lượt nhấp từ Google	Danh sách việc đã làm, báo cáo từ Search Console
Quảng cáo trả phí	Google Ads, Meta, TikTok tuỳ ngành; dựng chiến dịch, tối ưu, kiểm soát chi tiêu	Báo cáo chi tiêu và chuyển đổi theo chiến dịch
Nội dung	Bài website, bài mạng xã hội, kịch bản video ngắn, thông điệp theo từng giai đoạn	Lịch nội dung, file bài viết và bản duyệt
Thiết kế	Ấn phẩm quảng cáo, banner, bộ mẫu thiết kế dùng lại được	File nguồn thiết kế
Đo lường	Cài và kiểm tra GA4, sự kiện chuyển đổi, UTM, bảng số liệu tổng	Dashboard, tài liệu mô tả sự kiện đo lường
Phối hợp kinh doanh	Thống nhất định nghĩa khách hàng tiềm năng, quy trình chuyển lead cho sales, phản hồi chất lượng lead	Quy trình chuyển lead bằng văn bản

Chi tiết từng mảng có ở các trang riêng: dịch vụ SEO, quảng cáo Facebook, content marketing, data analytics và xây kênh TikTok.

Ai làm gì: phân vai giữa doanh nghiệp và đội thuê ngoài

Thuê ngoài không có nghĩa là giao hết rồi đứng ngoài. Những việc chỉ doanh nghiệp làm được vẫn phải nằm ở phía doanh nghiệp. Phân vai rõ ngay từ đầu giúp tránh chuyện “tưởng bên kia làm”.

Việc	Phía doanh nghiệp	Phía đội thuê ngoài
Mục tiêu kinh doanh	Đặt mục tiêu doanh số, sản phẩm ưu tiên, thị trường	Chuyển mục tiêu thành kế hoạch kênh và chỉ số đo
Kiến thức sản phẩm	Cung cấp thông tin sản phẩm, giá, chính sách, câu hỏi khách hay hỏi	Biến thông tin đó thành nội dung và quảng cáo
Duyệt nội dung	Một người có quyền duyệt cuối, trả lời trong thời hạn đã thống nhất	Gửi bản nháp đúng lịch, sửa theo góp ý
Ngân sách quảng cáo	Nạp tiền trực tiếp vào tài khoản quảng cáo của doanh nghiệp	Đề xuất phân bổ, chạy và báo cáo chi tiêu
Xử lý khách hàng	Sales tư vấn, chốt đơn, ghi nhận kết quả từng lead	Theo dõi nguồn lead, điều chỉnh kênh theo chất lượng lead
Quyết định lớn	Đổi định vị, ra sản phẩm mới, tăng giảm ngân sách	Đưa số liệu và phương án để ban giám đốc chọn

Ở VIDCO, các mảng chính do đội chủ chốt phụ trách: chị Trần Thị Lan Anh (SEO và chiến lược, Google Certified), anh Phạm Quang Huy (Creative Director, UI/UX, nhận diện thương hiệu), chị Lê Ngọc Bảo Châu (Performance Ads: Google Ads, Meta), anh Vũ Lâm Bách (CEO). Xem thêm ở trang đội ngũ.

Nhịp họp và cách làm việc hằng tuần

Đội thuê ngoài không ngồi cùng văn phòng, nên nhịp họp cố định là thứ giữ cho hai bên cùng nhịp. Cách làm phổ biến:

• Họp khởi động: gặp ban giám đốc và sales để hiểu sản phẩm, khách hàng, những gì đã thử và kết quả.
• Cập nhật hằng tuần: ngắn, tập trung vào việc đã làm, việc tuần tới và những gì đang chờ doanh nghiệp duyệt.
• Họp tổng kết tháng: đọc số liệu, so với kế hoạch, quyết định giữ, tăng hay cắt kênh nào.
• Nhìn lại theo quý: xem lại mục tiêu, thông điệp và phân bổ ngân sách cho quý sau.
• Kênh trao đổi hằng ngày: một nhóm chat chung có đầu mối hai bên, việc gấp nhắn trực tiếp, việc cần lưu thì ghi vào file kế hoạch.

Một mẹo nhỏ: ghi lại mọi quyết định trong một file chung thay vì để trôi trong tin nhắn. Ba tháng sau, khi ai đó hỏi “sao hồi đó cắt kênh này”, câu trả lời vẫn còn đó.

Quyền tài khoản: tài sản số phải đứng tên doanh nghiệp

Đây là phần nhiều doanh nghiệp bỏ qua, đến lúc đổi đơn vị mới phát hiện tài khoản quảng cáo, fanpage hay Google Analytics nằm trong tay người cũ. Nguyên tắc VIDCO áp dụng: doanh nghiệp là chủ sở hữu, đội thuê ngoài chỉ được cấp quyền.

• Tên miền và hosting: đăng ký bằng thông tin và email của doanh nghiệp.
• Website: doanh nghiệp giữ tài khoản quản trị cao nhất, đội thuê ngoài dùng tài khoản riêng có thể thu hồi.
• Google Analytics, Search Console, Google Ads: tài khoản thuộc email doanh nghiệp, cấp quyền cho email của đội thuê ngoài.
• Meta: fanpage và tài khoản quảng cáo nằm trong Business portfolio (trước đây gọi là Business Manager) của doanh nghiệp, đội thuê ngoài được thêm với tư cách đối tác hoặc người dùng.
• TikTok, Zalo OA và các kênh khác: cùng nguyên tắc, doanh nghiệp giữ quyền chủ sở hữu.
• File thiết kế và nội dung: lưu trên thư mục của doanh nghiệp, không chỉ nằm trên máy của nhân sự thực hiện.

Khi kết thúc hợp đồng, việc bàn giao chỉ là gỡ quyền của đội thuê ngoài. Không có gì phải “xin lại”.

Tuyển in-house, thuê ngoài hay thuê freelancer

Không có mô hình nào đúng cho mọi doanh nghiệp. Bảng dưới so sánh theo tiêu chí, không theo con số, vì chi phí thực tế phụ thuộc thị trường lao động và phạm vi việc của bạn.

Tiêu chí	Tuyển in-house	Thuê ngoài theo mô hình phòng ban	Thuê freelancer
Thời gian bắt đầu	Chậm: tuyển, thử việc, đào tạo	Nhanh hơn, đội đã có quy trình sẵn	Nhanh nếu tìm đúng người
Độ phủ kỹ năng	Phụ thuộc số người tuyển được	Nhiều mảng trong một đội	Thường giỏi một mảng
Hiểu sản phẩm, văn hoá	Sâu nhất, ngồi cùng công ty	Cần thời gian làm quen và được cung cấp thông tin	Thường nông, làm theo brief
Rủi ro khi nhân sự nghỉ	Cao nếu phòng nhỏ, một người nghỉ là đứt mảng	Đội bên ngoài tự thay người, công việc không đứt	Cao, phụ thuộc một cá nhân
Quản lý	Doanh nghiệp phải có người quản lý marketing	Có đầu mối điều phối, doanh nghiệp quản lý qua kết quả	Doanh nghiệp tự điều phối
Linh hoạt tăng giảm	Khó, gắn với hợp đồng lao động	Điều chỉnh phạm vi theo giai đoạn	Linh hoạt theo từng việc
Chi phí ẩn	Tuyển dụng, đào tạo, công cụ, quản lý	Thời gian phối hợp và duyệt nội dung	Thời gian tìm người và kiểm tra chất lượng

Nhiều doanh nghiệp chọn cách lai: giữ một người marketing in-house làm đầu mối, hiểu sản phẩm và duyệt nội dung, còn phần chuyên sâu như SEO kỹ thuật, quảng cáo, thiết kế thì thuê ngoài. Cách này giữ được kiến thức trong công ty mà không phải tuyển đủ mọi vị trí.

Quy trình bắt đầu

1. Trao đổi ban đầu: bạn kể mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, những gì đang làm và ai đang làm.
2. Rà hiện trạng: xem website, tài khoản quảng cáo, fanpage, số liệu đo lường hiện có, xem thiếu gì và cái gì đang chạy tốt.
3. Đề xuất phạm vi: hạng mục nào đội thuê ngoài làm, việc nào doanh nghiệp giữ, ai là đầu mối hai bên.
4. Chốt phân quyền: cấp quyền truy cập tài khoản theo nguyên tắc ở trên, kiểm tra đo lường trước khi chạy.
5. Kế hoạch tháng đầu: ưu tiên sửa nền (đo lường, website, thông điệp) song song với những việc ra kết quả sớm.
6. Triển khai và họp theo nhịp: cập nhật tuần, tổng kết tháng, điều chỉnh theo số liệu.
7. Nhìn lại cuối quý: quyết định mở rộng, thu hẹp hay đổi hướng.

Chi phí phụ thuộc vào gì

VIDCO báo giá theo phạm vi, không có gói in sẵn cho dịch vụ này, vì hai doanh nghiệp cùng ngành vẫn có thể cần khối lượng việc rất khác nhau.

Yếu tố	Vì sao ảnh hưởng tới chi phí
Số mảng đảm nhận	Chỉ SEO và nội dung khác hẳn khi thêm quảng cáo nhiều nền tảng, thiết kế, video
Khối lượng nội dung	Số bài, số ấn phẩm, số video mỗi tháng quyết định phần lớn thời gian làm
Số kênh quảng cáo và độ phức tạp	Nhiều sản phẩm, nhiều tệp khách, nhiều thị trường cần nhiều chiến dịch và thời gian tối ưu hơn
Hiện trạng ban đầu	Website lỗi, đo lường chưa có, fanpage bỏ trống thì tháng đầu nặng hơn
Mức độ tham gia chiến lược	Chỉ triển khai theo kế hoạch có sẵn khác với tự lên kế hoạch và họp cùng ban giám đốc
Ngôn ngữ và thị trường	Làm thêm tiếng Anh, tiếng Trung hay thị trường nước ngoài cần thêm nhân sự phù hợp

Ngân sách quảng cáo luôn tách riêng khỏi phí dịch vụ và được nạp thẳng vào tài khoản của doanh nghiệp.

KPI và báo cáo

KPI của đội thuê ngoài nên gắn với kết quả kinh doanh, không dừng ở lượt thích hay lượt xem. Cách đặt KPI hợp lý là chia theo tầng:

• Tầng kinh doanh: số khách hàng tiềm năng đạt chuẩn, số đơn hoặc hợp đồng có nguồn từ marketing, chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng.
• Tầng kênh: lượt nhấp tự nhiên từ Google, tỷ lệ chuyển đổi trên landing page, chi phí và chuyển đổi theo từng chiến dịch quảng cáo.
• Tầng thực thi: số nội dung đã đăng đúng lịch, số việc kỹ thuật SEO đã xử lý, thời gian phản hồi.

Báo cáo tháng gồm số liệu, so sánh với tháng trước và với kế hoạch, giải thích vì sao tăng hoặc giảm, và việc tháng sau. Số liệu lấy từ tài khoản của chính doanh nghiệp, nên bạn có thể tự mở GA4, Search Console hay trình quản lý quảng cáo để đối chiếu. VIDCO không cam kết doanh số cố định, vì doanh số còn phụ thuộc giá, sản phẩm và khâu tư vấn bán hàng mà marketing không kiểm soát.

Khi nào không nên thuê marketing thuê ngoài

• Sản phẩm chưa rõ ai mua: nếu chưa bán được đơn nào hay chưa biết khách là ai, tiền nên dành cho việc bán thử và nói chuyện với khách trước.
• Không có ai phía doanh nghiệp để duyệt và trả lời: đội thuê ngoài sẽ phải chờ, nội dung chậm, kết quả kém. Cần tối thiểu một người đầu mối có quyền quyết định.
• Kỳ vọng kết quả trong vài tuần: SEO và thương hiệu cần thời gian; quảng cáo ra số nhanh hơn nhưng cũng cần giai đoạn thử.
• Marketing là năng lực cốt lõi của bạn: nếu doanh nghiệp sống nhờ nội dung hoặc thương hiệu, bạn nên xây đội nội bộ và chỉ thuê ngoài phần chuyên sâu.
• Khâu bán hàng đang là điểm nghẽn: lead về nhiều mà sales không gọi lại kịp thì thêm lead chỉ làm tốn tiền. Nên sửa quy trình bán trước.

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ marketing thuê ngoài khác gì gói digital marketing trọn gói?

Gói digital marketing thường xoay quanh một chiến dịch hoặc một bộ kênh trong thời gian nhất định. Marketing thuê ngoài theo mô hình phòng ban thì đảm nhận vai trò của phòng marketing: lên kế hoạch định kỳ, phối hợp với sales, họp với ban giám đốc, và chịu trách nhiệm bộ số liệu chung.

Doanh nghiệp đã có một nhân viên marketing thì có nên thuê thêm?

Thường là có lợi. Người nội bộ làm đầu mối, hiểu sản phẩm và duyệt nội dung; đội thuê ngoài bổ sung những mảng người đó chưa làm được như quảng cáo, SEO kỹ thuật, thiết kế hay đo lường.

Tài khoản quảng cáo và fanpage đứng tên ai?

Đứng tên doanh nghiệp. VIDCO chỉ được cấp quyền truy cập. Khi dừng hợp tác, bạn gỡ quyền là xong, không cần bàn giao lại tài khoản.

Bao lâu thì thấy kết quả?

Quảng cáo có số liệu ngay khi chạy, nhưng cần vài vòng thử để ổn định chi phí. SEO và nội dung cần thời gian dài hơn. Tháng đầu thường dành nhiều cho việc sửa nền như đo lường và website.

Có cam kết doanh số không?

Không. Doanh số phụ thuộc cả sản phẩm, giá và khâu bán hàng. VIDCO cam kết những gì kiểm soát được: phạm vi việc, lịch triển khai, số liệu minh bạch trên tài khoản của bạn.

Có làm việc với doanh nghiệp ngoài Hà Nội hoặc ở nước ngoài không?

Có. Phần lớn công việc trao đổi trực tuyến qua họp video và nhóm chat. VIDCO đã triển khai dự án ở 15 quốc gia và có thể trao đổi bằng tiếng Trung.

Đọc thêm

• Dịch vụ digital marketing trọn gói
• Dịch vụ SEO và content marketing
• Chạy quảng cáo Facebook
• Data analytics: đo lường và dashboard
• Dịch vụ xây kênh TikTok
• Đội ngũ VIDCO GROUP