Cách kê khai thuế nhà thầu: quy trình từng bước

Cách kê khai thuế nhà thầu khi mua dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài đi theo một chuỗi câu hỏi: nhà cung cấp đã tự đăng ký và tự nộp chưa, bạn có thuộc diện phải khấu trừ nộp thay không, số thuế là bao nhiêu, khai từng lần hay theo tháng, nộp hồ sơ ở đâu và hạn nào. Bài này đi theo đúng thứ tự đó, ghi văn bản căn cứ ở từng bước và nói rõ chỗ văn bản chưa trả lời.

Sáu bước từ lúc thanh toán đến lúc nộp hồ sơ

Bảng tính và nhật ký theo dõi từng bước có sẵn trong file Excel của VIDCO: Tải bảng tính thuế nhà thầu (Excel). Các ô nhập đều để trống, bạn tự điền số liệu và tỷ lệ của mình.

Bước 1: nhà cung cấp đã đăng ký và tự khai chưa

Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 40 khoản 1 điểm a quy định nhà cung cấp nước ngoài phải đăng ký thuế, nhưng nếu toàn bộ doanh thu phát sinh tại Việt Nam của họ đã được tổ chức tại Việt Nam áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT khấu trừ, hoặc chủ quản nền tảng thương mại điện tử khấu trừ và nộp thay, thì họ không phải đăng ký thủ tục này. Theo Điều 40 khoản 2, nhà cung cấp tự tính GTGT và TNDN theo pháp luật hai loại thuế, khai theo tháng nếu kinh doanh thường xuyên, khai theo từng lần nếu không thường xuyên.

Công văn 3115/TCT-CS (trả lời TikTok Pte. Ltd, ngày 19/07/2024) cho biết nhà cung cấp đã đăng ký, kê khai và nộp thuế thì thực hiện trực tiếp trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Công văn 296/TCT-CS (trả lời một công ty về Google Asia Pacific Pte. Ltd, ngày 24/01/2024) nêu Tổng cục Thuế công khai danh sách nhà cung cấp đã đăng ký tại etaxvn.gdt.gov.vn để tra cứu. Hai công văn là trả lời cho từng trường hợp cụ thể, không phải quy định chung cho mọi nền tảng.

Việc cần làm: tra tên pháp lý của bên bán (đúng tên trên hóa đơn) trong danh sách ở cổng trên, chụp màn hình kết quả kèm ngày tra. Nếu nhà cung cấp đã đăng ký và tự nộp thì bạn cần hỏi lại cơ quan thuế quản lý trực tiếp xem còn phần nào bạn phải khai hay không, vì văn bản không nói thay cho từng hợp đồng cụ thể.

Bước 2: bạn có phải khấu trừ, nộp thay không

Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 43 khoản 3 giao nghĩa vụ khấu trừ, nộp thay cho tổ chức kinh doanh tại Việt Nam áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT khi mua hàng hóa, dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài trên nền tảng thương mại điện tử. Nghĩa vụ gồm hai phần riêng: khấu trừ nộp thay GTGT, và khấu trừ nộp thay TNDN theo Điều 44.

Chỗ cần thận trọng: văn bản không nói rõ quảng cáo Google, Meta, TikTok hay phần mềm mua trực tiếp có thuộc “nền tảng thương mại điện tử” của Điều 43 khoản 3 hay không. VIDCO không khẳng định điều này. Có hai tình huống cần phân biệt: nhà cung cấp đã đăng ký và tự khai (bước 1), hoặc bạn thuộc diện khấu trừ. Cả hai đều cần xác nhận với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đúng như Công văn 296/TCT-CS đề nghị doanh nghiệp rà soát điều kiện thực tế và liên hệ cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nộp GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hộ kinh doanh không nằm trong câu chữ của Điều 43 khoản 3. Nếu bạn thuộc nhóm này, hỏi thẳng cơ quan thuế thay vì suy ra từ bài viết.

Bước 3: tính số thuế phải khấu trừ

Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 44 khoản 2 điểm a quy định số thuế khấu trừ tính theo tỷ lệ phần trăm thuế suất trên doanh thu phát sinh tại Việt Nam, tức số tiền nhà cung cấp được hưởng do bạn chi trả. Thời điểm khấu trừ là thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp (Điều 44 khoản 1 điểm a). Nếu không xác định được giao dịch là hàng hóa hay dịch vụ, hoặc loại dịch vụ nào, thì dùng mức tỷ lệ cao nhất (Điều 44 khoản 2 điểm b).

Hai nghĩa vụ là hai khoản riêng, không gộp thành một thuế suất. GTGT 10 phần trăm với dịch vụ do nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú cung cấp qua thương mại điện tử và nền tảng số (Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 Điều 9 khoản 3). TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP Điều 12 khoản 3: dịch vụ 5 phần trăm, tiền bản quyền 10 phần trăm (bản dịch tiếng Anh, nên đối chiếu bản tiếng Việt chính thức). Một dịch vụ cụ thể thuộc nhóm “dịch vụ” hay “bản quyền” thì văn bản không liệt kê riêng, cần kế toán hoặc cơ quan thuế xác nhận. Cách tính xuôi và ngược có ở bài tính thuế nhà thầu gross net.

Bước 4: khai từng lần hay theo tháng, hạn nộp ngày nào

Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 45 khoản 3: tổ chức kinh doanh tại Việt Nam khai số thuế đã khấu trừ theo từng lần phát sinh; nếu phát sinh nhiều lần trong tháng thì được khai theo tháng. Thông tư 89/2026/TT-BTC Điều 30 khoản 2 điểm a có nội dung gần giống ở nhóm bên Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài: mặc định khai theo lần phát sinh thanh toán, thanh toán nhiều lần trong tháng thì có thể đăng ký khai theo tháng.

Với khai từng lần, cách đếm từ “ngày tiếp theo” và việc hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ không được giải thích trong đoạn văn bản VIDCO đã đối chiếu. Hãy hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán về cách đếm trước khi dựa vào một ngày cụ thể, và nên nộp sớm hơn hạn chứ không tính sát hạn.

Lưu ý riêng cho khai theo tháng: Điều 45 khoản 3 nói “được khai theo tháng”, còn Thông tư 89/2026/TT-BTC dùng chữ “đăng ký khai theo tháng” ở nhóm bên Việt Nam ký hợp đồng nhà thầu. Nếu bạn dự định gộp nhiều lần thanh toán vào một kỳ, hỏi cơ quan thuế xem có cần đăng ký trước không.

Bước 5 và 6: hồ sơ điện tử và nộp tiền

Thông tư 89/2026/TT-BTC Điều 32 khoản 1 quy định tổ chức kinh doanh tại Việt Nam áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT nộp hồ sơ khai theo Phụ lục I bằng phương thức điện tử cho cơ quan thuế. Mẫu hồ sơ liên quan là mẫu 01/NTNN, NCCNN; xem bài mẫu 01/NTNN. Cơ quan thuế thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ điện tử chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ khi hệ thống ghi nhận việc nộp (trường hợp thông thường), vì vậy nên giữ thông báo này làm chứng từ.

Về nộp tiền: mã tiểu mục ngân sách, tiền chậm nộp và mức xử phạt khi nộp muộn chưa được VIDCO xác minh từ văn bản. Hãy tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, và tuyệt đối không dùng con số nghe từ nơi khác để điền hồ sơ.

Những điều văn bản chưa trả lời, VIDCO không viết thay

Sai lầm hay gặp khi kê khai

• Viết “thuế nhà thầu 15 phần trăm” như một thuế suất duy nhất. Luật không có thuế suất đó; GTGT và TNDN là hai nghĩa vụ riêng với căn cứ riêng.
• Dùng bảng tỷ lệ theo ngành của nhà thầu truyền thống cho dịch vụ nền tảng số. Thông tư 69/2025/TT-BTC Điều 9 khoản 6 điểm a loại dịch vụ qua thương mại điện tử và nền tảng số khỏi cách áp tỷ lệ đó.
• Khấu trừ trong khi nhà cung cấp đã tự nộp. Hai bên cùng nộp một khoản gây trùng; tra cứu và chụp bằng chứng trước.
• Tính hạn theo ngày làm việc. Điều 10 nói “ngày”, không nói “ngày làm việc”.
• Không ghi lại ngày thanh toán thực tế. Thời điểm khấu trừ là thời điểm thanh toán, nên ngày này quyết định kỳ khai.

Checklist hồ sơ nên có trước khi bấm nộp

• Hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ ghi rõ giá đã hay chưa gồm thuế.
• Hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp, sao chụp đúng tên pháp lý.
• Chứng từ thanh toán, trong đó có ngày thanh toán.
• Kết quả tra cứu etaxvn.gdt.gov.vn kèm ngày tra.
• Văn bản xác nhận của cơ quan thuế hoặc kế toán về nhóm dịch vụ và tỷ lệ áp dụng.
• Bảng tính thuế và nhật ký theo nhà cung cấp, theo sheet “Nhật ký khai theo nhà cung cấp” và “Hồ sơ chứng từ” trong file Excel.

Muốn đi sâu theo từng loại chi phí, xem thuế nhà thầu quảng cáo Facebook, Google Ads và TikTok Ads. Tổng quan văn bản ở thuế nhà thầu là gì.

Nguồn tham khảo

Thông tin trong bài được đối chiếu với các nguồn chính thức dưới đây tại thời điểm biên soạn; văn bản và chính sách có thể thay đổi.

• Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế
• Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định chi tiết Luật Quản lý thuế và Nghị định 252/2026/NĐ-CP
• Mẫu 01/NTNN, NCCNN — Tờ khai thuế nhà thầu nước ngoài

Câu hỏi thường gặp

Kê khai thuế nhà thầu cho nhà cung cấp nước ngoài do ai thực hiện?

Tùy tình huống. Nhà cung cấp đã đăng ký thì tự khai trên cổng của Tổng cục Thuế (Công văn 3115/TCT-CS, Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 40). Nếu bạn thuộc diện khấu trừ nộp thay thì bạn khai (Điều 43 khoản 3, Điều 45 khoản 3). Việc xếp vào tình huống nào cần cơ quan thuế xác nhận.

Hạn nộp hồ sơ khai thuế là ngày nào?

Khai từng lần: chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày phát sinh nghĩa vụ. Khai theo tháng: chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo (Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 10). Văn bản dùng chữ “ngày”, không nói “ngày làm việc”.

Có thể nộp hồ sơ bằng giấy không?

Điều 32 khoản 1 Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định nộp theo phương thức điện tử đối với tổ chức kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ GTGT. Với trường hợp khác, hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tiền chậm nộp và mức phạt là bao nhiêu?

VIDCO chưa xác minh con số này từ văn bản nên không nêu. Hãy tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế.

Có mẫu Excel để theo dõi không?

Có, Tải bảng tính thuế nhà thầu (Excel), gồm sheet tính gross-net, nhật ký khai theo nhà cung cấp, hồ sơ chứng từ và hướng dẫn. Các ô nhập để trống cho bạn tự điền.

Bài viết mang tính tham khảo, không thay tư vấn của kế toán hoặc cơ quan thuế. VIDCO là agency quảng cáo, SEO và website, không phải đơn vị tư vấn hay khai thuế. Văn bản có thể thay đổi — kiểm lại trước khi khai. Nội dung đối chiếu văn bản ngày 18/10/2026.