Một doanh nghiệp nhỏ thường có chục thuê bao nhỏ: thiết kế, văn phòng, họp trực tuyến, ghi chú. Khi mỗi thuê bao đến từ một nhà cung cấp nước ngoài, câu hỏi thuế nhà thầu canva microsoft 365 không còn là một khoản lớn mà là một danh sách dài khoản nhỏ. Vì vậy bài này tập trung vào cách quản lý danh sách đó bằng một sổ theo dõi thuê bao, thay vì phân tích từng sản phẩm. Bài không khẳng định nhà cung cấp nào đã đăng ký thuế hay chưa và không nêu mã số thuế hay tên pháp nhân của họ.
Nhóm công cụ nào thường nằm trong danh sách
| Nhóm | Ví dụ | Ai thường là người trả |
|---|---|---|
| Thiết kế | Canva và các công cụ thiết kế tương tự | Bộ phận marketing, thường bằng thẻ |
| Văn phòng và email | Microsoft 365, Google Workspace | Quản trị hệ thống, có thể qua đối tác bán lại |
| Họp và cộng tác | Zoom, các công cụ họp trực tuyến | Từng phòng ban |
| Ghi chú và quản lý việc | Notion và công cụ tương tự | Nhóm dự án, hay dùng thẻ cá nhân |
Nhắc tên ở đây chỉ để dễ hình dung nhóm công cụ. Với từng sản phẩm, pháp nhân bán và cách xuất hóa đơn phải xem trong điều khoản và hóa đơn của bạn.
Sổ theo dõi thuê bao: năm cột cần có
Thay vì tra từng khoản khi cuối kỳ, hãy lập một sổ với các cột sau và cập nhật mỗi tháng:
- Công cụ và gói: tên, số tài khoản dùng, ngày bắt đầu.
- Pháp nhân bán: chép từ hóa đơn; đối chiếu tại etaxvn.gdt.gov.vn rồi ghi kết quả tra và ngày tra.
- Cách mua: trực tiếp từ nhà cung cấp, hay qua đối tác bán lại trong nước (xem mua qua đại lý).
- Cách thanh toán: thẻ công ty, thẻ cá nhân hoàn ứng, hay chuyển khoản (xem thẻ cá nhân).
- Xếp loại đã chốt: phần mềm hay dịch vụ nền tảng số, ai xác nhận, ngày nào.
Bảng tính mẫu có sẵn cho việc này: Tải bảng tính thuế nhà thầu (Excel) gồm nhật ký theo nhà cung cấp và hồ sơ chứng từ. Công cụ chỉ giúp ghi chép, không thay quyết định của kế toán.
Vì sao thuê bao nhỏ vẫn cần xếp loại
Các điều khoản đã đối chiếu không nêu ngưỡng miễn cho khoản nhỏ, nên không có căn cứ để mặc định khoản nhỏ thì bỏ qua. Điều quan trọng hơn là xếp loại: Điều 5 khoản 21 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 xếp sản phẩm và dịch vụ phần mềm vào nhóm không chịu GTGT, trong khi Điều 9 khoản 3 đặt 10 phần trăm cho dịch vụ do nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú cung cấp qua nền tảng số. Thuê bao dạng SaaS chưa được văn bản xếp vào nhóm nào; xem hai hướng đọc ở thuế nhà thầu phần mềm nước ngoài. Với TNDN, Nghị định 320/2025/NĐ-CP Điều 12 khoản 3 nêu dịch vụ 5 phần trăm và tiền bản quyền 10 phần trăm.
Ví dụ giả định: ba thuê bao trong một tháng
Giả sử người mua phải khấu trừ cho cả ba khoản, GTGT 10 phần trăm và TNDN 5 phần trăm trên doanh thu (Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Điều 44 khoản 2 điểm a). Đây là ví dụ minh họa phép tính, không kết luận khoản nào bị khấu trừ.
| Thuê bao (giả định) | Giá tháng | GTGT | TNDN | Cộng |
|---|---|---|---|---|
| Công cụ thiết kế | 120 USD | 12 USD | 6 USD | 18 USD |
| Bộ công cụ văn phòng | 300 USD | 30 USD | 15 USD | 45 USD |
| Công cụ họp trực tuyến | 80 USD | 8 USD | 4 USD | 12 USD |
| Tổng | 500 USD | 50 USD | 25 USD | 75 USD |
Nếu cả ba nhà cung cấp đã tự đăng ký và khai trên cổng của Tổng cục Thuế thì người mua không khấu trừ phần đó (Điều 40 khoản 1 điểm a). Khi đó sổ theo dõi vẫn cần giữ để chứng minh đã tra cứu.
Nguồn tham khảo
Thông tin trong bài được đối chiếu với các nguồn chính thức dưới đây tại thời điểm biên soạn; văn bản và chính sách có thể thay đổi.
- Văn bản hợp nhất 12/VBHN-VPQH 2026 Luật Thuế giá trị gia tăng
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế
- Thông tư 69/2025/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng
Câu hỏi quyết định theo từng loại thanh toán
| Tình huống | Hỏi nhà cung cấp hoặc đối tác | Hỏi kế toán |
|---|---|---|
| Mua trực tiếp bằng thẻ công ty | Hóa đơn có mang tên và mã số thuế công ty không? | Khoản này có thuộc diện khấu trừ nộp thay không? |
| Nhân viên trả bằng thẻ cá nhân | Có xuất lại hóa đơn mang tên công ty được không? | Hồ sơ hoàn ứng và chi phí được trừ cần gì? |
| Mua qua đối tác bán lại trong nước | Hóa đơn do doanh nghiệp nào xuất? | Áp hóa đơn GTGT thông thường hay vẫn thuộc diện nhà thầu? |
| Thuê bao gộp nhiều sản phẩm | Hóa đơn có tách từng sản phẩm không? | Không tách được thì áp mức nào (xem Điều 44 khoản 2 điểm b)? |
Ai giữ sổ và bao lâu rà một lần
Nên có một người đầu mối, thường là kế toán hoặc quản trị hệ thống, chịu trách nhiệm sổ theo dõi thuê bao. Các phòng ban muốn mua công cụ mới báo cho người đầu mối trước khi nhập thẻ, để pháp nhân bán và cách thanh toán được ghi ngay từ đầu. Mỗi tháng rà một lần: khoản nào mới, khoản nào đã hủy, khoản nào đổi gói. Mỗi quý đối chiếu sổ với sao kê thẻ để tìm thuê bao còn tự gia hạn mà không ai nhớ.
Khi nhân viên nghỉ việc hoặc đổi gói
- Chuyển quyền chủ tài khoản sang email công ty trước khi người cũ rời đi, tránh thuê bao gắn với thẻ cá nhân.
- Ghi ngày đổi gói và đổi thẻ vào sổ, vì chứng từ trước và sau đổi có thể khác pháp nhân bán.
- Hủy thuê bao không còn dùng và lưu xác nhận hủy cùng hồ sơ.
Sai lầm hay gặp với công cụ văn phòng
- Để mỗi phòng ban tự mua, không ai nắm toàn bộ danh sách thuê bao.
- Gia hạn tự động bằng thẻ cá nhân của người đã nghỉ việc.
- Không ghi pháp nhân bán, nên khi đổi gói hoặc đổi khu vực không biết hóa đơn từ bên nào.
- Gom chi phí vào một dòng “phần mềm”, mất khả năng tách phần đã khấu trừ và phần chưa.
Khi nào cách làm trong bài có thể khác
Khi bên bán thực tế là doanh nghiệp trong nước, khi nhà cung cấp đã tự khai, hoặc khi cơ quan thuế quản lý của bạn hướng dẫn khác cho từng trường hợp. Công văn 3115/TCT-CS và 296/TCT-CS là trả lời cho TikTok Pte. Ltd và một công ty về Google trong lĩnh vực quảng cáo, không phải quy định chung cho công cụ văn phòng. Hồ sơ khai (nếu thuộc diện người mua khấu trừ) nộp điện tử theo mẫu 01/NTNN, NCCNN, Thông tư 89/2026/TT-BTC; chi tiết ở cách kê khai thuế nhà thầu. Về mô hình thuê bao nói chung, xem subscription model là gì.
Marketing đang chạy nhiều công cụ và nhiều khoản quảng cáo?
VIDCO mở tài khoản quảng cáo riêng, đứng tên bạn, kèm hồ sơ chứng từ để kế toán đối chiếu. Phần xếp loại thuế do kế toán hoặc cơ quan thuế quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Canva, Microsoft 365, Zoom có phải khấu trừ thuế nhà thầu không?
Bài này không khẳng định cho từng sản phẩm. Câu trả lời phụ thuộc pháp nhân bán, cách xếp loại dịch vụ và việc nhà cung cấp đã tự đăng ký chưa; tra tại etaxvn.gdt.gov.vn và hỏi kế toán.
Mua Microsoft 365 hoặc Google Workspace qua đối tác trong nước thì sao?
Nếu bên bán trên hóa đơn là doanh nghiệp trong nước, câu hỏi chuyển sang hóa đơn GTGT thông thường. Xem thêm mua qua đại lý và hỏi kế toán.
Thuê bao hàng tháng khai theo lần hay theo tháng?
Nếu thuộc diện người mua khấu trừ, khai theo từng lần phát sinh, còn nhiều lần trong tháng thì được khai theo tháng (Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Điều 45 khoản 3). Hạn khai theo tháng là ngày thứ 20 của tháng sau.
Có mẫu bảng theo dõi thuê bao không?
Có bảng tính Excel với nhật ký theo nhà cung cấp và hồ sơ chứng từ; xem bài tính thuế nhà thầu gross và net để biết cách dùng kèm.
Lưu ý pháp lý trước khi áp dụng
Bài viết mang tính tham khảo, không thay tư vấn của kế toán hoặc cơ quan thuế. VIDCO là agency quảng cáo, SEO và website, không phải đơn vị tư vấn thuế và không khai thuế thay khách. Văn bản có thể thay đổi — kiểm lại trước khi khai. Nội dung đối chiếu theo văn bản gốc ngày 18/10/2026: Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 69/2025/TT-BTC, Thông tư 89/2026/TT-BTC. Với từng khoản chi cụ thể, hãy xác nhận với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp bạn.
