Mẫu biên bản nghiệm thu công việc là văn bản hai bên (bên giao việc và bên thực hiện) cùng ký để xác nhận công việc đã hoàn thành đến đâu, đạt hay chưa đạt so với hợp đồng và phụ lục. Bài này có 6 mẫu viết sẵn cho dịch vụ nói chung, thiết kế website, chạy quảng cáo, content/SEO hàng tháng, nghiệm thu từng phần và nghiệm thu có sai sót, bạn chỉ cần thay phần trong ngoặc vuông.
Cập nhật: tháng 11/2026. Các mẫu dưới đây là bản tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý; hãy kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành và nên tham khảo luật sư trước khi áp dụng cho hợp đồng giá trị lớn.
Mục lục
- Biên bản nghiệm thu công việc là gì, khi nào cần?
- Phân biệt nghiệm thu, bàn giao, thanh lý, xác nhận khối lượng
- Bối cảnh pháp lý cần biết
- Biên bản cần có những nội dung gì?
- Mẫu 1: Nghiệm thu dịch vụ chung
- Mẫu 2: Nghiệm thu thiết kế, phát triển website
- Mẫu 3: Nghiệm thu chiến dịch quảng cáo
- Mẫu 4: Nghiệm thu content/SEO hàng tháng
- Mẫu 5: Nghiệm thu từng phần (theo giai đoạn)
- Mẫu 6: Nghiệm thu có ý kiến, sai sót cần sửa
- Bảng hạng mục và bằng chứng nghiệm thu theo dịch vụ
- Checklist trước khi ký và lỗi thường gặp
- Ký điện tử, bản scan, lưu trữ và hóa đơn
- Câu hỏi thường gặp
- Nguồn tham khảo
Biên bản nghiệm thu công việc là gì, khi nào cần?
Nghiệm thu là bước bên giao việc (bên A, thường là khách hàng) kiểm tra kết quả mà bên thực hiện (bên B, thường là agency hoặc freelancer) giao, đối chiếu với yêu cầu đã thỏa thuận, rồi ghi nhận kết luận bằng biên bản. Biên bản là bằng chứng bằng văn bản rằng: công việc gồm những gì, kiểm tra ngày nào, kết quả ra sao, còn tồn tại gì và hai bên đồng ý bước tiếp theo.
Bạn nên lập biên bản trong các trường hợp:
- Kết thúc một dự án có sản phẩm bàn giao rõ ràng (website, bộ nhận diện, video, landing page).
- Kết thúc một kỳ dịch vụ định kỳ (tháng chạy quảng cáo, tháng viết content, tháng SEO) trước khi bên B xuất hóa đơn hoặc đề nghị thanh toán.
- Kết thúc một giai đoạn trong hợp đồng chia đợt thanh toán.
- Trước khi bên B bàn giao tài khoản, mã nguồn, tài liệu hoặc chuyển sang đơn vị khác.
Với người mới đi làm, thói quen này giúp tránh tình huống quen thuộc: sản phẩm đã dùng nhưng chưa ai xác nhận hoàn thành, đến lúc thanh toán thì mỗi bên hiểu một kiểu.
Phân biệt biên bản nghiệm thu, bàn giao, thanh lý, xác nhận khối lượng
Bốn loại văn bản này hay bị dùng lẫn. Bảng dưới giúp bạn chọn đúng loại, hoặc gộp có chủ đích (ví dụ "Biên bản nghiệm thu và bàn giao").
| Loại biên bản | Mục đích chính | Khi nào lập | Nội dung trọng tâm |
|---|---|---|---|
| Nghiệm thu | Xác nhận kết quả đạt yêu cầu hợp đồng | Sau khi hoàn thành công việc hoặc một giai đoạn | Hạng mục, tiêu chí, kết quả đạt/không đạt, kết luận |
| Bàn giao | Chuyển giao sản phẩm, tài khoản, tài liệu | Khi bên B giao vật/quyền truy cập cho bên A | Danh mục bàn giao, tình trạng, người nhận |
| Thanh lý hợp đồng | Chốt hợp đồng đã thực hiện xong, hết quyền nghĩa vụ còn lại | Sau nghiệm thu và thanh toán đủ | Giá trị đã thanh toán, nghĩa vụ còn lại (bảo hành, bảo mật) |
| Xác nhận khối lượng | Chốt số lượng công việc đã làm để tính tiền | Hợp đồng tính theo khối lượng hoặc theo kỳ | Số lượng, đơn giá, thành tiền theo từng hạng mục |
Thực tế agency thường dùng "nghiệm thu và bàn giao" cho dự án một lần, "nghiệm thu định kỳ" cho dịch vụ hàng tháng, và chỉ làm thanh lý khi chấm dứt hợp đồng.
Bối cảnh pháp lý cần biết
Nghiệm thu giữa doanh nghiệp, cá nhân trong lĩnh vực marketing và thiết kế chủ yếu dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng. Theo các nguồn pháp lý mà chúng tôi tra cứu, Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13) có chương về hợp đồng dịch vụ, nêu khái niệm hợp đồng dịch vụ, quyền của bên sử dụng dịch vụ yêu cầu làm đúng chất lượng, số lượng, thời hạn và nghĩa vụ trả tiền khi hoàn thành. Bộ luật này không quy định mẫu biên bản nghiệm thu bắt buộc; cách nghiệm thu do hai bên tự thỏa thuận. Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11) điều chỉnh hoạt động thương mại, trong đó có cung ứng dịch vụ giữa thương nhân.
Hệ quả thực tế: biên bản của bạn có giá trị chứng cứ mạnh khi bám sát hợp đồng, ghi rõ tiêu chí và có chữ ký đúng người có thẩm quyền. Mẫu biên bản bắt buộc theo nghị định chỉ áp dụng ở các lĩnh vực đặc thù như xây dựng công trình; dịch vụ marketing, thiết kế web thường không thuộc nhóm này. Quy định có thể được sửa đổi, vì vậy hãy kiểm tra văn bản hiện hành và nên tham khảo luật sư khi tranh chấp hoặc giá trị lớn.
Biên bản nghiệm thu cần có những nội dung gì?
Dù mẫu đơn giản hay chi tiết, hãy đảm bảo đủ các thành phần sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu biên bản dùng cho hồ sơ giữa các pháp nhân Việt Nam) và tên biên bản.
- Căn cứ: số, ngày hợp đồng, phụ lục, báo giá hoặc brief liên quan.
- Thời gian, địa điểm nghiệm thu (hoặc họp trực tuyến, nêu rõ nền tảng).
- Thông tin hai bên: tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, giấy ủy quyền nếu người ký không phải đại diện pháp luật.
- Nội dung và phạm vi công việc được nghiệm thu, thời gian thực hiện.
- Bảng hạng mục với tiêu chí, kết quả đạt/không đạt, ghi chú.
- Giá trị và thanh toán: giá trị hợp đồng/đợt, đã thanh toán, còn lại, hạn thanh toán.
- Bảo hành, hỗ trợ sau nghiệm thu: thời hạn, phạm vi.
- Ý kiến, tồn tại và hạn sửa nếu có.
- Kết luận: chấp nhận, chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận.
- Số bản, hiệu lực và chữ ký, đóng dấu (nếu có).
- Phụ lục đính kèm: ảnh chụp màn hình, báo cáo, danh mục tài khoản.
Lưu ý: mọi họ tên, tên công ty, số liệu trong các mẫu bên dưới là giá trị giả định để minh họa; bạn thay bằng thông tin thật.
Mẫu 1: Biên bản nghiệm thu dịch vụ chung
Dùng cho dịch vụ có kết quả rõ ràng, một lần, khi chưa có mẫu chuyên biệt (thiết kế đồ họa, quay dựng, tư vấn, đào tạo…).
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN NGHIỆM THU DỊCH VỤ
Số: [Số biên bản]/[Năm]/BBNT
– Căn cứ Hợp đồng dịch vụ số [Số hợp đồng] ngày [dd/mm/yyyy] giữa [Tên bên A] và [Tên bên B];
– Căn cứ [Phụ lục/Báo giá/Brief số …, ngày …] (nếu có);
– Căn cứ kết quả công việc do bên B bàn giao.
Hôm nay, ngày [dd] tháng [mm] năm [yyyy], tại [Địa điểm/Họp trực tuyến qua …], chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên sử dụng dịch vụ): [Công ty ABC]
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Mã số thuế: [MST]
Đại diện: [Họ và tên] | Chức vụ: [Chức vụ] | Giấy ủy quyền (nếu có): [Số/ngày]
BÊN B (Bên cung cấp dịch vụ): [Công ty XYZ]
Địa chỉ: [Địa chỉ] | Mã số thuế: [MST]
Đại diện: [Họ và tên] | Chức vụ: [Chức vụ] | Giấy ủy quyền (nếu có): [Số/ngày]
Hai bên cùng tiến hành nghiệm thu dịch vụ "[Tên dịch vụ]" thực hiện từ ngày [dd/mm/yyyy] đến ngày [dd/mm/yyyy] với nội dung sau:
Điều 1. Kết quả nghiệm thu
| STT | Hạng mục | Yêu cầu theo hợp đồng | Kết quả thực tế | Đạt / Không đạt | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Hạng mục 1] | [Số lượng/tiêu chí] | [Kết quả] | [Đạt/Không đạt] | [..] |
| 2 | [Hạng mục 2] | [..] | [..] | [..] | [..] |
| 3 | [Hạng mục 3] | [..] | [..] | [..] | [..] |
Điều 2. Giá trị và thanh toán
– Giá trị hợp đồng/đợt này: [số tiền] đồng, [đã/chưa] bao gồm thuế GTGT;
– Đã thanh toán: [số tiền] đồng; còn phải thanh toán: [số tiền] đồng;
– Hạn thanh toán: chậm nhất ngày [dd/mm/yyyy] theo Điều [..] của Hợp đồng;
– Hóa đơn: bên B xuất theo quy định hiện hành sau khi hai bên ký biên bản này.
Điều 3. Bảo hành và hỗ trợ
Bên B bảo hành/hỗ trợ [thời gian] kể từ ngày ký biên bản, phạm vi: [mô tả]. Các nội dung ngoài phạm vi được xử lý theo báo giá riêng.
Điều 4. Ý kiến của các bên
Bên A: [Ý kiến]
Bên B: [Ý kiến]
Điều 5. Kết luận
Bên A [chấp nhận / chấp nhận có điều kiện / không chấp nhận] kết quả dịch vụ nêu trên. Biên bản lập thành [02] bản, mỗi bên giữ [01] bản, có giá trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Mẫu 2: Biên bản nghiệm thu thiết kế, phát triển website
Mẫu này giữ khung Mẫu 1 (quốc hiệu, căn cứ, hai bên, thời gian), nên phần thông tin hai bên, thời gian, địa điểm bạn lấy nguyên từ Mẫu 1 (dán ngay sau phần căn cứ); bên dưới là phần riêng cho website. Quy trình làm web chi tiết xem thêm tại quy trình thiết kế website.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO WEBSITE
Số: [Số]/[Năm]/BBNT-WEB
Căn cứ Hợp đồng thiết kế website số [Số hợp đồng] ngày [dd/mm/yyyy], bản mô tả chức năng/sitemap phiên bản [v..] và báo giá [số].
Tên miền: [tenmien.vn] | Môi trường nghiệm thu: [Link staging/Website chính thức] | Thời điểm kiểm tra: [giờ, ngày]
Điều 1. Kết quả kiểm tra
| STT | Hạng mục | Tiêu chí kiểm tra | Kết quả | Đạt / Không đạt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Danh sách trang | Đủ [số] trang theo sitemap: [Trang chủ, Giới thiệu, Dịch vụ, Liên hệ…] | [Số trang đã có] | [ ] |
| 2 | Giao diện | Đúng bản thiết kế đã duyệt [link/phiên bản] | [..] | [ ] |
| 3 | Tương thích di động | Hiển thị đúng trên [Chrome, Safari; điện thoại, máy tính bảng] | [..] | [ ] |
| 4 | Tốc độ | Điểm kiểm tra [công cụ, ví dụ PageSpeed Insights] đạt ngưỡng đã thỏa thuận [..] (nếu hợp đồng có cam kết) | [Điểm đo, ngày đo] | [ ] |
| 5 | SEO on-page cơ bản | Có title, description, thẻ H1, URL thân thiện, sitemap.xml, robots.txt, thẻ alt ảnh chính | [..] | [ ] |
| 6 | Chức năng | Form liên hệ gửi về [email nhận], nút gọi, chat, giỏ hàng/thanh toán (nếu có) | [..] | [ ] |
| 7 | Bảo mật cơ bản | Có HTTPS, tài khoản quản trị đổi mật khẩu, sao lưu đầu tiên | [..] | [ ] |
| 8 | Theo dõi | Đã gắn [GA4/Search Console/Pixel] theo yêu cầu | [..] | [ ] |
Điều 2. Bàn giao
| Danh mục | Hình thức bàn giao | Người nhận | Đã nhận |
|---|---|---|---|
| Tài khoản quản trị website (đổi mật khẩu sau bàn giao) | Gửi qua kênh bảo mật [..] | [Họ và tên] | [ ] |
| Quyền quản lý tên miền, hosting/máy chủ | [Chuyển quyền/Cấp quyền] | [..] | [ ] |
| Mã nguồn, file thiết kế, tài liệu hướng dẫn | [Link tải/ổ lưu trữ] | [..] | [ ] |
| Bản quyền font, ảnh, plugin trả phí | [Danh sách và giấy phép] | [..] | [ ] |
Điều 3. Thanh toán, bảo hành. Giá trị: [số tiền] đồng; đã thanh toán [..]; còn lại [..] thanh toán trong [..] ngày kể từ ngày ký. Bảo hành lỗi kỹ thuật [số tháng] kể từ ngày ký; không gồm lỗi do thay đổi mã nguồn, nội dung hoặc plugin bởi bên khác. Bảo trì định kỳ (nếu có) theo hợp đồng chăm sóc website riêng.
Điều 4. Kết luận và chữ ký như Mẫu 1.
Mẫu 3: Biên bản nghiệm thu chiến dịch quảng cáo
Dùng cho Facebook/Meta, Google, TikTok. Điểm khác biệt là nghiệm thu quy trình và báo cáo, không cam kết những thứ nền tảng quyết định như thứ hạng hay số đơn. Hợp đồng chạy quảng cáo xem thêm hợp đồng chạy quảng cáo Facebook.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN NGHIỆM THU CHIẾN DỊCH QUẢNG CÁO
Số: [Số]/[Năm]/BBNT-ADS
Căn cứ Hợp đồng dịch vụ quảng cáo số [..] ngày [..], kế hoạch chiến dịch [tên chiến dịch] và bảng ngân sách đã duyệt.
Kênh: [Facebook/Google/TikTok] | Thời gian chạy: từ [dd/mm/yyyy] đến [dd/mm/yyyy] | Tài khoản quảng cáo: [Tên/ID, thuộc sở hữu của bên A/bên B]
Điều 1. Ngân sách và chi tiêu
| Khoản mục | Kế hoạch | Thực tế (theo báo cáo nền tảng) | Chênh lệch / Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Ngân sách quảng cáo trả nền tảng | [số tiền] | [số tiền, đính kèm ảnh chụp/báo cáo] | [..] |
| Phí dịch vụ quản lý | [số tiền hoặc % theo hợp đồng] | [số tiền] | [..] |
| Thuế, phí khác (nếu có) | [..] | [..] | [..] |
Điều 2. Kết quả và KPI (chỉ điền chỉ tiêu đã ghi trong hợp đồng)
| Chỉ số | Mục tiêu trong hợp đồng | Thực tế | Đạt / Không đạt |
|---|---|---|---|
| Lượt hiển thị / tiếp cận | [nếu có cam kết] | [..] | [ ] |
| Chi phí mỗi kết quả (CPL/CPA/CPC) | [ngưỡng, ví dụ minh họa (giả định): không quá X đồng] | [..] | [ ] |
| Số lead/đơn ghi nhận bằng công cụ theo dõi | [nếu có] | [..] | [ ] |
| Báo cáo nộp đúng hạn, đủ nội dung | [Tuần/Tháng] | [..] | [ ] |
Hai bên xác nhận: kết quả quảng cáo được ghi nhận từ dữ liệu của nền tảng và công cụ đo lường đã thống nhất; bên B thực hiện quảng cáo đúng chính sách của nền tảng, không sử dụng tương tác ảo hoặc phương thức vi phạm chính sách.
Điều 3. Bàn giao tài khoản và tài sản: quyền quản trị tài khoản quảng cáo/Business Manager [..]; Pixel/Tag; tệp đối tượng; thư viện sáng tạo (ảnh, video); báo cáo cuối kỳ. Mọi quyền truy cập của bên B được thu hồi/giữ lại theo thỏa thuận: [..].
Điều 4. Thanh toán, ý kiến, kết luận, chữ ký như Mẫu 1. Về hóa đơn dịch vụ quảng cáo, xem hóa đơn chạy quảng cáo Facebook; cách trình bày số liệu xem báo cáo quảng cáo Facebook.
Mẫu 4: Biên bản nghiệm thu content/SEO hàng tháng
Dùng cuối mỗi kỳ cho dịch vụ định kỳ. Với SEO, hãy nghiệm thu đầu việc và chất lượng triển khai; thứ hạng, lưu lượng chỉ nên ghi như số liệu theo dõi trừ khi hợp đồng có cam kết rõ ràng. Cách chọn chỉ số xem KPI SEO là gì.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN NGHIỆM THU DỊCH VỤ CONTENT/SEO THÁNG [mm/yyyy]
Số: [Số]/[Năm]/BBNT-SEO
Căn cứ Hợp đồng số [..] ngày [..] và kế hoạch nội dung tháng [mm/yyyy]. Website: [tenmien.vn]. Kỳ nghiệm thu: [01/mm/yyyy] đến [dd/mm/yyyy].
| STT | Hạng mục | Cam kết trong kỳ | Thực hiện | Đạt / Không đạt | Bằng chứng (link/file) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bài viết chuẩn SEO | [số] bài, [số] từ/bài | [..] | [ ] | [Danh sách URL] |
| 2 | Từ khóa mục tiêu | [Danh sách từ khóa theo bài] | [..] | [ ] | [Bảng ánh xạ từ khóa-URL] |
| 3 | Chất lượng nội dung | Không đạo văn, đúng brief, đã sửa theo góp ý tối đa [số] lần | [..] | [ ] | [Kết quả kiểm tra, lịch sử duyệt] |
| 4 | Tối ưu trên trang | Title, description, heading, liên kết nội bộ, ảnh | [..] | [ ] | [Ảnh chụp/Checklist] |
| 5 | Công việc kỹ thuật | [Sửa lỗi lập chỉ mục, tốc độ… nếu thuộc phạm vi] | [..] | [ ] | [Báo cáo] |
| 6 | Báo cáo tháng | Nộp trước ngày [..] | [..] | [ ] | [File báo cáo] |
Số liệu theo dõi (không phải cam kết, trừ khi hợp đồng ghi khác): số trang được lập chỉ mục [..]; lượt nhấp, hiển thị từ Google Search Console [..]; vị trí trung bình nhóm từ khóa [..]. Ví dụ minh họa (giả định): "12 bài/tháng, mỗi bài từ 1.200 từ" là chỉ tiêu đầu việc; còn "lên top 3" không nên đưa vào mục nghiệm thu.
Thanh toán, kết luận, chữ ký: như Mẫu 1; thanh toán kỳ này [số tiền] đồng, hạn [..]. Cách làm báo cáo dễ đọc xem báo cáo SEO sếp chịu đọc.
Mẫu 5: Biên bản nghiệm thu từng phần (theo giai đoạn)
Dùng khi hợp đồng chia đợt thanh toán, mỗi đợt gắn với một giai đoạn. Điểm cốt lõi: chỉ nghiệm thu phần đã hoàn thành, không coi đó là nghiệm thu toàn bộ hợp đồng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN NGHIỆM THU GIAI ĐOẠN [số] – [tên giai đoạn]
Số: [Số]/[Năm]/BBNT-GD[số]
Căn cứ Hợp đồng số [..] ngày [..], Điều [..] về tiến độ và đợt thanh toán; hai bên tiến hành nghiệm thu giai đoạn [số] gồm các hạng mục sau:
| Giai đoạn | Hạng mục | Tỷ lệ hoàn thành | Kết quả | Giá trị đợt thanh toán |
|---|---|---|---|---|
| GĐ [1] | [Phân tích yêu cầu, wireframe…] | [100%] | [Đạt] | [số tiền] đồng ([..]% hợp đồng) |
| GĐ [2] (đang nghiệm thu) | [Thiết kế giao diện…] | [%] | [Đạt/Không đạt] | [số tiền] đồng |
| GĐ [3] | [Chưa thực hiện] | [0%] | [Chưa nghiệm thu] | [số tiền] đồng |
Xác nhận: (1) Bên A chấp nhận giai đoạn [số]; bên B được đề nghị thanh toán đợt [số] theo hợp đồng. (2) Việc nghiệm thu này không thay thế nghiệm thu cuối cùng; các hạng mục giai đoạn sau vẫn theo tiến độ [..]. (3) Nếu phát sinh thay đổi yêu cầu, hai bên lập phụ lục riêng trước khi thực hiện. Chữ ký như Mẫu 1.
Mẫu 6: Biên bản nghiệm thu có ý kiến, sai sót cần sửa
Dùng khi kết quả chưa hoàn toàn đạt nhưng hai bên muốn đi tiếp có điều kiện. Tránh ký "đạt" rồi nói miệng sẽ sửa sau.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN NGHIỆM THU CÓ ĐIỀU KIỆN
Số: [Số]/[Năm]/BBNT-DK
Căn cứ Hợp đồng số [..] và kết quả kiểm tra ngày [dd/mm/yyyy], hai bên ghi nhận:
| STT | Nội dung chưa đạt / cần chỉnh sửa | Mức độ | Bên chịu trách nhiệm | Hạn hoàn thành | Cách xác nhận đã sửa |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Mô tả lỗi, vị trí, ảnh chụp] | [Nghiêm trọng / Trung bình / Nhỏ] | [Bên B] | [dd/mm/yyyy] | [Bên A kiểm tra lại, xác nhận bằng email/biên bản bổ sung] |
| 2 | [..] | [..] | [..] | [..] | [..] |
Kết luận: Bên A chấp nhận nghiệm thu với điều kiện bên B hoàn thành các nội dung trên đúng hạn, không phát sinh chi phí thêm cho các lỗi thuộc phạm vi hợp đồng. Giá trị tạm giữ chờ sửa: [số tiền hoặc tỷ lệ theo hợp đồng]; hai bên sẽ lập biên bản xác nhận hoàn thành sửa chữa. Nếu quá hạn mà chưa sửa, hai bên xử lý theo Điều [..] của Hợp đồng (ví dụ: gia hạn một lần [..] ngày hoặc áp dụng điều khoản phạt/giảm giá đã thỏa thuận). Chữ ký như Mẫu 1.
Bảng hạng mục và bằng chứng nghiệm thu theo dịch vụ
"Bằng chứng" là thứ hai bên có thể mở lại khi cần. Đính kèm vào phụ lục biên bản hoặc ghi đường dẫn.
| Dịch vụ | Hạng mục nghiệm thu | Bằng chứng nên lưu |
|---|---|---|
| Thiết kế website | Số trang, giao diện, chức năng, tốc độ, SEO cơ bản, bàn giao tài khoản | Link staging/live, ảnh chụp từng trang, báo cáo kiểm tra tốc độ, biên bản bàn giao tài khoản |
| Quảng cáo Facebook/Google/TikTok | Chi tiêu, chỉ số, báo cáo, tài khoản, chính sách | Xuất báo cáo từ tài khoản quảng cáo, ảnh chụp ngày giờ, hóa đơn/sao kê của nền tảng |
| Content/SEO | Số bài, từ khóa, chất lượng, triển khai on-page, báo cáo | Danh sách URL đã đăng, bảng từ khóa, lịch sử duyệt bài, báo cáo Search Console |
| Thiết kế đồ họa, nhận diện | Số phương án, số lần chỉnh sửa, định dạng file | File gốc, bản xuất, email duyệt từng vòng |
| Sản xuất video | Thời lượng, số video, độ phân giải, phụ đề | File video, link tải, bản duyệt kịch bản/dựng thô |
| Chăm sóc fanpage/kênh social | Số bài đăng, lịch đăng, phản hồi, báo cáo tương tác | Lịch nội dung, link bài, báo cáo kênh |
| Bảo trì website | Sao lưu, cập nhật, quét lỗi, thời gian phản hồi | Nhật ký bảo trì, ảnh chụp bản sao lưu, báo cáo chăm sóc website hằng tháng |
Checklist trước khi ký và lỗi thường gặp
Checklist 10 điểm trước khi ký
- Số, ngày hợp đồng và phụ lục trong biên bản đúng với bản gốc.
- Tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ khớp giấy phép kinh doanh.
- Người ký là đại diện theo pháp luật hoặc có ủy quyền bằng văn bản.
- Từng hạng mục có tiêu chí đo được, không chỉ ghi "tốt".
- Bên A đã tự kiểm tra thực tế, không chỉ xem ảnh chụp do bên B gửi.
- Các tồn tại được ghi cụ thể kèm hạn sửa.
- Số tiền, thuế, đợt thanh toán khớp hợp đồng.
- Thời hạn bảo hành và phạm vi được nêu rõ.
- Danh mục bàn giao (tài khoản, file, mã nguồn) đã nhận đủ.
- Mỗi bên giữ bản có chữ ký đầy đủ; phụ lục có đánh số trang.
Lỗi thường gặp khi lập biên bản
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Ký "đạt" khi chưa kiểm tra | Khó đòi sửa lỗi sau này | Kiểm tra theo bảng hạng mục trước khi ký |
| Tiêu chí mơ hồ ("đẹp", "nhanh") | Tranh cãi về chất lượng | Gắn số liệu, mẫu duyệt, công cụ đo cụ thể |
| Nhầm nghiệm thu với bàn giao | Chưa nhận tài khoản nhưng đã chốt hoàn thành | Tách điều bàn giao hoặc lập biên bản riêng |
| Cam kết kết quả ngoài tầm kiểm soát (top Google, doanh số) | Dễ rơi vào tranh chấp, hiểu lầm | Nghiệm thu đầu việc, ghi kết quả là số liệu theo dõi |
| Thiếu ngày giờ và người tham dự | Giảm giá trị chứng cứ | Ghi đủ thời gian, hình thức họp, người dự |
| Sửa tay không có chữ ký tắt | Nghi ngờ tẩy xóa | In lại hoặc cả hai bên ký tắt cạnh chỗ sửa |
| Không đính kèm bằng chứng | Không mở lại được số liệu | Đánh số phụ lục, lưu đường dẫn |
Ký điện tử, bản scan, lưu trữ và hóa đơn
- Ký điện tử: Luật Giao dịch điện tử 2023 (Luật số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2024) có chương về chữ ký điện tử. Giá trị pháp lý phụ thuộc loại chữ ký, điều kiện đáp ứng và thỏa thuận hai bên; hãy kiểm tra quy định hiện hành và hỏi luật sư nếu giá trị lớn.
- Bản scan/ảnh chụp: tiện để lưu và trao đổi, nhưng nên giữ bản gốc có chữ ký tươi hoặc bản ký điện tử hợp lệ, và ghi trong hợp đồng rằng bản scan có giá trị trao đổi giữa hai bên.
- Lưu trữ: hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản theo quy định pháp luật kế toán; thời hạn cụ thể phụ thuộc loại tài liệu nên hãy hỏi kế toán. Nhiều doanh nghiệp lưu biên bản cùng hợp đồng trong suốt thời gian bảo hành và thêm một khoảng sau đó.
- Hóa đơn và thanh toán: theo các nguồn chúng tôi tra cứu (Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ), thời điểm lập hóa đơn dịch vụ thường gắn với lúc hoàn thành dịch vụ hoặc lúc thu tiền; quy định có thể đã được sửa đổi, nên bên B cần xác nhận với kế toán. Về nguyên tắc, biên bản nghiệm thu là căn cứ để xuất hóa đơn điện tử và để bên A làm đề nghị thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản nghiệm thu có bắt buộc không?
Với dịch vụ marketing, thiết kế web thông thường, pháp luật không quy định một mẫu bắt buộc; cách nghiệm thu do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Dù vậy, nên lập biên bản vì đó là bằng chứng quan trọng khi thanh toán hoặc tranh chấp.
Ai là người ký biên bản nghiệm thu?
Đại diện theo pháp luật của mỗi bên hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Với dự án nhỏ, người phụ trách dự án có thể ký nếu hợp đồng cho phép; hãy ghi rõ chức vụ và số giấy ủy quyền.
Nghiệm thu và bàn giao có cần làm cùng lúc không?
Không bắt buộc. Có thể gộp thành "biên bản nghiệm thu và bàn giao" cho dự án nhỏ. Với dự án lớn, nên tách để chốt kết quả trước rồi bàn giao tài khoản, mã nguồn sau khi thanh toán theo thỏa thuận.
Khách không chịu ký nghiệm thu thì sao?
Kiểm tra hợp đồng có điều khoản nghiệm thu mặc nhiên (ví dụ sau [X] ngày không phản hồi thì coi như chấp nhận) hay không. Gửi thông báo nghiệm thu bằng văn bản hoặc email để lưu bằng chứng, nêu rõ hạn phản hồi. Nếu có tranh chấp, nên tham khảo luật sư.
Có thể nghiệm thu một phần hợp đồng không?
Có, nếu hợp đồng chia giai đoạn hoặc hai bên thống nhất. Hãy dùng Mẫu 5 và ghi rõ đây chỉ là nghiệm thu giai đoạn, không thay thế nghiệm thu cuối cùng.
Chạy quảng cáo có nên cam kết KPI trong biên bản không?
Chỉ ghi KPI nếu hợp đồng đã cam kết và cách đo đã thống nhất (nguồn dữ liệu, thời điểm chốt). Kết quả quảng cáo phụ thuộc nhiều yếu tố ngoài tầm kiểm soát của agency, nên nhiều hợp đồng chỉ nghiệm thu ngân sách, quy trình và báo cáo.
Biên bản ký điện tử hoặc gửi bản scan có hợp lệ không?
Giá trị phụ thuộc loại chữ ký điện tử, điều kiện theo luật hiện hành và thỏa thuận giữa các bên. Hãy ghi trong hợp đồng hình thức văn bản được chấp nhận, và hỏi luật sư với giao dịch giá trị lớn.
Phát hiện lỗi sau khi đã ký nghiệm thu thì xử lý thế nào?
Nếu còn trong thời gian bảo hành và lỗi thuộc phạm vi hợp đồng, gửi yêu cầu bảo hành bằng văn bản kèm bằng chứng. Nếu biên bản đã ghi "đạt" không kèm bảo lưu, việc chứng minh sẽ khó hơn, vì vậy nên kiểm tra kỹ và ghi bảo lưu trước khi ký.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Dân sự 2015, số 91/2015/QH13 (LuatVietnam)
- Luật Thương mại 2005, số 36/2005/QH11 (LuatVietnam)
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (Tư liệu văn kiện Đảng)
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn, chứng từ (Thư viện Pháp luật)
- Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ thông dụng (Thư viện Pháp luật)
Vidco Group có thể hỗ trợ
Nếu bạn đang cần thống nhất tiêu chí nghiệm thu ngay từ khi ký hợp đồng cho dự án website hoặc quảng cáo, Vidco Group có thể cùng bạn rà soát phạm vi, hạng mục và cách báo cáo. Tham khảo dịch vụ thiết kế website và dịch vụ quảng cáo; các hợp đồng liên quan gồm hợp đồng dịch vụ quảng cáo và hợp đồng thiết kế website. Mẫu trong bài chỉ mang tính tham khảo, cần điều chỉnh theo hợp đồng thực tế.
