Tình huống thường gặp: cuối quý, kế toán chỉ có file invoice tiếng Anh tải từ nền tảng, hoặc biên nhận nạp tiền, và không có hóa đơn GTGT nào. Bài này nói về thuế nhà thầu không có hóa đơn theo nghĩa hẹp: bạn có chứng từ nước ngoài (invoice, receipt, hóa đơn trả trước) nhưng không có hóa đơn GTGT dành cho tổ chức khai khấu trừ. Bài không bàn trường hợp hoàn toàn không có chứng từ nào, và không nêu mức phạt vì chưa xác minh.

Table of Contents

Chứng từ nước ngoài thường có mấy loại

Trước khi lo rủi ro, hãy gọi đúng tên thứ bạn đang cầm. Mỗi loại được hai công văn nhìn nhận khác nhau.

Loại chứng từ	Mô tả	Công văn đã xử lý trường hợp nào
Invoice của nhà cung cấp	Do nền tảng phát hành, thường bằng ngoại tệ, ghi tên người mua	Công văn 3115/TCT-CS: không phải hóa đơn GTGT dành cho tổ chức khai khấu trừ
Hóa đơn trả trước (prepaid invoice)	Xuất khi nạp tiền trước vào tài khoản	Công văn 296/TCT-CS: hóa đơn trả trước của Google không phải hóa đơn GTGT khấu trừ
Receipt (biên nhận thanh toán)	Xác nhận đã thu tiền, ít khi ghi thông tin pháp lý đầy đủ	Hai công văn không nói riêng về receipt
Hóa đơn GTGT trong nước	Do đơn vị Việt Nam phát hành	Ngoài phạm vi bài này

Hai công văn nói gì về loại chứng từ này

Công văn 3115/TCT-CS (19/07/2024) trả lời TikTok Pte. Ltd: hóa đơn đính kèm không phải hóa đơn GTGT dành cho tổ chức khai theo phương pháp khấu trừ, nên không đáp ứng điều kiện khấu trừ đầu vào. Công văn 296/TCT-CS (24/01/2024) trả lời một công ty về Google Asia Pacific Pte. Ltd với kết luận tương tự cho hóa đơn trả trước.

Điểm quan trọng với người đang thiếu hóa đơn: cũng ở Công văn 3115/TCT-CS mục 3, doanh nghiệp nhận hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp nước ngoài mang tên, địa chỉ, mã số thuế của mình, liên quan hoạt động kinh doanh và đáp ứng điều kiện thanh toán thì được tính vào chi phí được trừ TNDN. Nghĩa là chứng từ nước ngoài không đủ cho khấu trừ GTGT vẫn có thể được xem xét ở góc chi phí, theo điều kiện đã nêu và trong phạm vi công văn.

Cả hai là trả lời cho từng người hỏi. Đừng dùng làm căn cứ chung cho nền tảng khác khi chưa xác nhận với cơ quan thuế.

Bộ chứng từ nên gom đủ

Khi không có hóa đơn GTGT, hồ sơ thay thế cần đủ để người ngoài đọc xong hiểu giao dịch. Danh sách gợi ý:

Invoice, receipt hoặc hóa đơn trả trước gốc, lưu cả file gốc lẫn bản dịch tóm tắt nếu bằng tiếng Anh.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng khớp số tiền và ngày với chứng từ nước ngoài.
Ảnh chụp trang thông tin thanh toán của tài khoản: tên pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế đã khai báo.
Hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ, và mô tả khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh nào.
Kết quả tra cứu nhà cung cấp trong danh sách đăng ký tại etaxvn.gdt.gov.vn (Công văn 296/TCT-CS), có ngày tra.
Nếu doanh nghiệp thuộc diện khấu trừ nộp thay: tờ khai mẫu 01/NTNN, NCCNN đã nộp và chứng từ nộp tiền (xem tờ khai 01/NTNN).
Văn bản trả lời của cơ quan thuế, nếu bạn đã hỏi.

Rủi ro, nói ở mức định tính

VIDCO không nêu mức phạt hay tiền chậm nộp vì chưa xác minh trong bản dữ kiện. Về hướng rủi ro, có thể nói chung:

Về GTGT đầu vào: chứng từ không phải hóa đơn GTGT dành cho tổ chức khai khấu trừ thì nguy cơ không được khấu trừ, theo logic hai công văn.
Về chi phí: nếu chứng từ không mang đúng tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp hoặc điều kiện thanh toán chưa đủ, khoản chi có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ.
Về nghĩa vụ nộp thuế: chưa rõ nhà cung cấp tự khai hay bên mua phải khấu trừ thì có nguy cơ cả hai bên cùng không khai, hoặc khai trùng.
Về giải trình: hồ sơ rời rạc khiến việc giải trình tốn thời gian hơn nhiều so với hồ sơ gom sẵn.

Quy trình xử lý khi cuối kỳ vẫn thiếu hóa đơn

Phân loại chứng từ đang có theo bảng ở trên.
Tra nhà cung cấp đã đăng ký thuế chưa. Đã đăng ký tự khai thì cần hỏi họ có xuất loại chứng từ khác cho bên mua không.
Rà tên, địa chỉ, mã số thuế trên chứng từ với đăng ký kinh doanh.
Lập biên bản giải trình nội bộ (mẫu bên dưới) cho từng khoản.
Hỏi kế toán, và khi cần hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản.
Cập nhật quy trình để kỳ sau gom hồ sơ ngay khi thanh toán.

Mẫu giải trình nội bộ (tham khảo)

Đây là mẫu nội bộ để ghi nhận thông tin, tham khảo, không phải mẫu do cơ quan thuế ban hành và không mặc nhiên có giá trị thay hóa đơn. Bạn có thể copy và chỉnh theo công ty:

BIÊN BẢN GIẢI TRÌNH CHỨNG TỪ DỊCH VỤ NƯỚC NGOÀI (nội bộ)
Ngày lập: … / … / ……
Người lập: [họ tên, chức danh]. Người duyệt: [họ tên, chức danh].
1. Nhà cung cấp: [tên pháp nhân nước ngoài]. Đã tra danh sách đăng ký thuế ngày [ngày tra]: [đã có / chưa có / chưa rõ].
2. Dịch vụ: [tên dịch vụ], mục đích kinh doanh: [mô tả].
3. Chứng từ hiện có: [invoice / receipt / hóa đơn trả trước], mã chứng từ [mã], ngày [ngày], giá trị [giá trị và loại ngoại tệ].
4. Thông tin người mua ghi trên chứng từ: tên [ ], địa chỉ [ ], mã số thuế [ ]. Khớp đăng ký kinh doanh: [có / không].
5. Thanh toán: ngày [ngày], ngân hàng [tên], chứng từ ngân hàng đính kèm: [có / không].
6. Lý do không có hóa đơn GTGT dành cho tổ chức khai khấu trừ: [ghi theo thực tế].
7. Văn bản căn cứ đã tham khảo: [tên văn bản, ngày]. Văn bản của cơ quan thuế (nếu có): [tên văn bản].
8. Cách hạch toán dự kiến, do kế toán xác nhận: [ghi chú].

Mẫu chỉ giúp hồ sơ gọn và nhất quán. Giá trị pháp lý của chứng từ do pháp luật thuế quy định, không do mẫu này tạo ra.

Sai lầm hay gặp

Coi receipt như hóa đơn GTGT và khai khấu trừ.
Xóa hoặc không lưu file invoice vì “chỉ là bản tiếng Anh”.
Đăng ký tài khoản quảng cáo bằng thông tin cá nhân, khiến chứng từ không mang tên doanh nghiệp.
Viết giải trình sau nhiều tháng, khi không ai nhớ lý do chi tiêu.
Mang kết luận từ công văn của nền tảng này áp thẳng cho nền tảng khác.

Muốn hiểu mô hình hai bên khai thuế, đọc thuế nhà thầu là gì. Phần phân tích khấu trừ và chi phí chi tiết hơn nằm ở bài khấu trừ GTGT và chi phí.

Cần gom hồ sơ chứng từ quảng cáo gọn hơn?

Trao đổi với VIDCO về hồ sơ chứng từ của tài khoản quảng cáo đứng tên doanh nghiệp. Việc kê khai và hạch toán do kế toán hoặc cơ quan thuế xác nhận.

Gửi brief cho VIDCO
Zalo 034 301 8345

Nguồn tham khảo

Thông tin trong bài được đối chiếu với các nguồn chính thức dưới đây tại thời điểm biên soạn; văn bản và chính sách có thể thay đổi.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ có invoice nước ngoài thì có tính vào chi phí được không?

Công văn 3115/TCT-CS mục 3 cho phép tính vào chi phí được trừ nếu chứng từ liên quan kinh doanh, mang tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp và đáp ứng điều kiện thanh toán. Đó là trả lời cho nhà cung cấp cụ thể, cần đối chiếu trường hợp của bạn.

Receipt có thay được hóa đơn GTGT không?

Các văn bản VIDCO đối chiếu không nói receipt thay được hóa đơn GTGT. Hai công văn kết luận chứng từ nền tảng đã hỏi không phải hóa đơn GTGT dành cho tổ chức khai khấu trừ.

Biên bản giải trình nội bộ có giá trị pháp lý không?

Mẫu trong bài chỉ để ghi nhận thông tin nội bộ, không phải mẫu của cơ quan thuế và không mặc nhiên thay hóa đơn. Hãy hỏi kế toán cách dùng cho hồ sơ của bạn.

Mức phạt khi thiếu hóa đơn là bao nhiêu?

Bài không nêu vì chưa xác minh được từ văn bản. Hãy hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc tra nghị định xử phạt hiện hành.

Đọc thêm

Bài viết mang tính tham khảo, không thay tư vấn của kế toán hoặc cơ quan thuế. VIDCO là agency quảng cáo, SEO và website, không phải đơn vị tư vấn thuế. Văn bản có thể thay đổi — kiểm lại trước khi khai. Nội dung đối chiếu với văn bản gốc ngày 18/10/2026.